A Que es un proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.

A.2) Cuando finaliza

El final se alcanza cuando:

Se logran los objetivos del proyecto

Cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos,

Cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Cuando el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea terminar el proyecto.


A.3) Por que debemos incorporarnos en su organización

Un esfuerzo de trabajo permanente es por lo general un proceso repetitivo que sigue los procedimientos existentes de una organización. En cambio, debido a la naturaleza única de los proyectos, pueden existir incertidumbres o diferencias en los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las actividades del proyecto pueden ser nuevas para los miembros del equipo del proyecto, lo cual puede requerir una planificación con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una única persona o a varias personas, a una única unidad de la organización, o a múltiples unidades de múltiples organizaciones.

Por lo tanto se debe declarar en la organización que los esfuerzos de proyectos para alcanzar los objetivos son distintos pero complementarios a la operación.

A.4) Que se espera lograr

Cada proyecto genera un producto, servicio y/o resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Definiremos en el planeamiento que necesitamos para lograr un cambio y que cambio:

Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o un elemento final en sí mismo;

Un servicio o la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de negocio que brinda apoyo a la producción o distribución);

Una mejora de las líneas de productos o servicios existentes (p.ej., Un proyecto Six Sigma cuyo objetivo es reducir defectos);

Un resultado, tal como una conclusión o un documento (p.ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad).

A) ALCANCE DEL SERVICIO

B.1) Dirección del Proyecto

La dirección de proyectos es la incorporación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos estandarizados de la dirección de proyectos basados en el cuerpo de conocimientos de la dirección de proyectos PMBOK ® del Instituto de dirección de proyectos PMI ® del cual Innovaxiones es miembro activo desde el año 2005.

El proyecto se dirige de modo estratégico considerando la agrupación de esfuerzos en fases:

Inicio,

Planificación,

Ejecución,

Monitoreo y Control, y

Cierre.

B.2) Funciones

Identificar requisitos;

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación y la ejecución del proyecto;

Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados;

Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo;

Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras a estos factores:

· El alcance,

· La calidad,

· El cronograma,

· El presupuesto,

· Los recursos y

· Los riesgos.

B.3) Estrategia: El Equilibrio

La relación entre los factores antes mencionados es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro de ellos se vea afectado. Por ejemplo, si el cronograma es acortado, a menudo el presupuesto necesita ser incrementado a fin de añadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no fuera posible aumentar el presupuesto, se podría reducir el alcance o los objetivos de calidad para entregar el resultado final del proyecto en menos tiempo y por el mismo presupuesto.

Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más importantes, creando un desafío aún mayor. La modificación de los requisitos o de los objetivos del proyecto también puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto necesita ser capaz de evaluar la situación, equilibrar las demandas y mantener una comunicación proactiva con los interesados a fin de entregar un proyecto exitoso y estos procesos son liderados por la dirección de proyecto.

B.4) Planificación: requisito inicial, crítico, progresivo e iterativo

Dado el potencial de cambios, el desarrollo del plan para la dirección del proyecto es una actividad iterativa y su elaboración es progresiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La elaboración progresiva implica mejorar y detallar el plan de manera continua, a medida que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimaciones más precisas. La elaboración progresiva permite al equipo de dirección del proyecto definir el trabajo y gestionarlo con un mayor nivel de detalle a medida que el proyecto va avanzando. Este es la actividad operativa de la dirección del proyecto,

B.5) Coordinación: Relación entre la gestión de operaciones y dirección de proyectos

La gestión de las operaciones de la organización es responsable de la supervisión, la dirección y el control de las operaciones del negocio. Las operaciones evolucionan para dar soporte al negocio en el día a día, y son necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos y tácticos del negocio. A pesar de su naturaleza temporal, los proyectos pueden contribuir al logro de los objetivos de la organización cuando están alineados con su estrategia. Las organizaciones modifican a veces sus operaciones, productos o sistemas mediante la generación de iniciativas estratégicas de negocio que se desarrollan e implementan a través de proyectos. Los proyectos requieren actividades de dirección de proyectos y conjuntos de habilidades, mientras que las operaciones requieren gestión de procesos de negocio, actividades de gestión de las operaciones y conjuntos de habilidades. La dirección del proyecto mantendrá esta alineación.

Las operaciones permanentes están fuera del alcance de un proyecto; sin embargo, existen puntos de intersección en que se cruzan ambas áreas. Los proyectos pueden tener una intersección con las operaciones en varios puntos del ciclo de vida del producto, como por ejemplo:

• En el cierre de cada fase;
• Cuando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente o se incrementan los resultados;
• Mientras se lleva a cabo la mejora de las operaciones o del proceso de desarrollo del producto;
• Hasta el final del ciclo de vida del producto.
  

En cada uno de los puntos, la dirección de proyectos gestiona la transferencia de entregables y conocimientos entre el proyecto y las operaciones a fin de implementar el trabajo entregado. Dicha implantación se lleva a cabo bien mediante la transferencia de recursos del proyecto gradual o totalmente.



B.6) Integración: Dirección estratégica y la dirección de proyectos

Las organizaciones establecen la dirección estratégica y los parámetros de desempeño a través de la gobernabilidad. La dirección estratégica establece el propósito, las expectativas, las metas y las acciones necesarias para guiar el desarrollo del negocio y está alineada con los objetivos de negocio. Las actividades de la dirección de proyectos deben estar alineadas con la dirección del negocio a alto nivel, y en caso de cambios, se deberá volver a alinear los objetivos del proyecto.

En el entorno de un proyecto, las modificaciones de los objetivos del proyecto afectan la eficiencia y el éxito del proyecto. Cuando la alineación del proyecto con el negocio es constante, las posibilidades de éxito del proyecto aumentan significativamente, ya que el proyecto permanece alineado con la dirección estratégica de la organización. Cuando se produce algún cambio, el proyecto debe adaptarse al mismo.

La estrategia organizacional debe proporcionar guía y dirección a la dirección de proyectos especialmente si se tiene en cuenta que los proyectos existen para sustentar la estrategia organizacional. A menudo es el patrocinador del proyecto o el director del programa o portafolio quien identifica el alineamiento o los potenciales conflictos entre estrategias organizacionales y objetivos del proyecto y lo comunica al director del proyecto. Cuando los objetivos del proyecto entran en conflicto con la estrategia organizacional establecida, es

responsabilidad del director del proyecto identificar, documentar dichos conflictos y proporcionar lo necesario para tomar las acciones a fin de alinear y enrumbar el proyecto.

C.- Nosotros
Nuestro trabajo se rige al código de ética de nuestra empresa y al código de ética del PMI®. y demostramos:

• Liderazgo corporativo,
• Trabajo en equipo por objetivos,
• Motivación para el cambio,
• Comunicación efectiva,
• Influencia positiva,
• Toma de decisiones con responsabilidad,
• Conocimientos de política y cultura global,
• Negociación eficaz,
• Generar confianza basada en hechos,
• Gestión de Conflictos de modo directo y sincero
• Proporcionar orientación práctica.

D.- ACTIVIDADES

D.1) Proceso, procedimientos y datos a gestionar por la dirección de proyectos:

Los procesos y procedimientos para realizar el rol de dirección de proyecto incluyen, entre otros:

Inicio y Planificación:

o Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto;

o Estándares específicos de la organización, tales como: políticas (p.ej., políticas de recursos humanos, políticas de seguridad y salud, políticas de ética, y políticas de dirección de proyectos), ciclos de vida del producto y del proyecto, políticas y procedimientos de calidad (p.ej., auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación y definiciones estandarizadas de procesos para su uso en la organización);

o Plantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos).

Ejecución, Monitoreo y Control:

o Procedimientos de control de cambios, con la descripción de las etapas durante las cuales se modificarán los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora (o cualquier otro documento del proyecto), y cómo se realizará la aprobación y validación de cualquier cambio;

o Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y provisiones contractuales estándar);

o Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles, la identificación, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos;

o Requisitos de comunicación de la organización (p.ej., tecnología específica de comunicación disponible, medios de comunicación autorizados, políticas de conservación de registros y requisitos de seguridad);

o Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo;

o Procedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, plantillas de declaración de riesgos, definiciones de probabilidad e impacto, y la matriz de probabilidad e impacto;

o Guías, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la medición del desempeño estandarizados.

Cierre:

o Guías o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas, auditorías finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptación).


D.2) Conocimiento Corporativo

La dirección de proyectos deberá colectar e incorporar al proyecto este conocimiento de modo que el equipo se pueda alinear a la organización.

Estándares, políticas y procedimientos de la organización, así como cualquier otro documento de proyecto;

Bases de datos financieras con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier déficit presupuestario del proyecto;

Información histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos de proyectos, toda la información y documentación de cierre del proyecto, información relacionada con los resultados de las decisiones de selección y desempeño de proyectos previos, e información de las actividades de gestión de riesgos);

Bases de datos de incidentes y defectos que contienen el estado estos, información de control, y su resolución;

Bases de datos para la medición de procesos, utilizadas para recopilar y tener disponibles las medidas realizadas sobre procesos y productos;

Archivos de proyectos anteriores (p.ej., líneas base del alcance, costo, cronograma y medición del desempeño, calendarios de proyecto, diagramas de red del cronograma del proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo definido).

D.3) Formación del Equipo del proyecto

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y el grupo de personas que actúan conjuntamente en la realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto. Este equipo está compuesto por personas procedentes de diferentes grupos, con conocimientos en una materia específica o con un conjunto de habilidades específicas para llevar a cabo el trabajo del proyecto y son:

Personal de dirección de proyectos. Realizan actividades de dirección del proyecto tales como planificación, elaboración del cronograma, preparación del presupuesto, presentación de informes y control, comunicaciones, gestión de riesgos y apoyo administrativo.

Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo de crear los entregables del proyecto.

Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para desarrollar o ejecutar el plan para la dirección del proyecto. Éstas pueden incluir roles tales como contratación, gestión financiera, logística, asuntos legales, seguridad, ingeniería, pruebas o control de calidad. Dependiendo de la planificación del proyecto y del nivel de apoyo requerido, los expertos de apoyo pueden asignarse para trabajar a diversos tiempos siempre basado en los requisitos del proyecto.

Representantes del Usuario (El cliente). Los miembros de la organización que aceptarán los entregables o productos del proyecto se designan como representantes o enlaces para asegurar la coordinación adecuada, asesorar acerca de los requisitos o validar la aceptabilidad de los resultados del proyecto.

Vendedores. Los vendedores, también llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compañías externas que celebran un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto. El equipo del proyecto tiene la responsabilidad de supervisar el desempeño y la aceptación de los entregables o servicios de los vendedores. Cuando los vendedores asumen una gran parte del riesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tener un rol significativo en el equipo del proyecto pero deben ser controlados.

Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del proyecto a miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinación adecuada.

Socios de negocios. Los socios de negocio son también compañías externas, pero tienen una relación especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación. Los socios de negocios proporcionan experiencia especializada o desempeñan un rol específico, tales como una instalación, personalización, capacitación o apoyo.