Implementación de sistemas de gestión de proyectos OPM y servicios ITSM |
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El sistema de gestión de proyectos empresariales automatizado OPM, es un producto diseñado específicamente para empresa que tienen un enfoque de proyectos; solución que gestiona los proyectos con un método estándar que permite convertir en acciones administrables los planes de acción de la estrategia, los mismos que son los impulsores de la mejora continua de las operaciones , integrando los aspectos financieros y operativos de los proyectos en tiempo real y brindando una visibilidad total.
El Sistema de proyectos empresariales le brinda información sin precedentes y en tiempo real sobre el estado de sus proyectos y todo su portafolio.
El modelo de madurez se desarrolló como un marco, una ruta y una guía para gestionar y mejorar los procesos de sistemas de proyectos empresariales . Nuestros asesores pueden trabajar con usted para determinar las mejores prácticas que lo ayudarán a lograr sus objetivos empresariales de modo planificado.
El modelo de madurez se desarrolló como un marco, una ruta y una guía para gestionar y mejorar los procesos de sistemas de proyectos empresariales . Nuestros asesores pueden trabajar con usted para determinar las mejores prácticas que lo ayudarán a lograr sus objetivos empresariales de modo planificado.
AnálisisUn análisis de las Mejores Prácticas para la definición del método empresarial
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InformeUn informe detallado y una presentación sobre la situación de su organización
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PlanUn plan de mejora para ayudarlo a obtener una ventaja competitiva basada en la implementación de las Mejores Prácticas clave que existen actualmente.
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Asistencia para implementar mejoras identificadas utilizando un conjunto personalizado de procesos, técnicas y plantillas para satisfacer sus necesidades.
Que son los proyectos empresariales y en que se diferencian de la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos es una subdisciplina de la gestión de proyectos empresariales. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para gestionar la ejecución de los proyectos desde un punto de vista operativo.
Los proyectos empresariales , sin embargo, se enfocan en el lado estratégico con enfoque de generación de beneficios empresariales que deben entregar los resultados de proyectos en la empresa y une las operaciones del proyecto con las finanzas del proyecto y el portafolio .
Los proyectos empresariales son algo más que la gestión de proyectos, la gestión de recursos o la gestión de costes en sí mismas. Se trata de administrar todos los procesos del proyecto y los requisitos de beneficios de manera integrada para poner en operación el resultado de un proyecto y lograr incrementar el valor de la organización con el producto o resultado obtenido. Siempre alineado con la estrategia empresarial.
Los proyectos empresariales , sin embargo, se enfocan en el lado estratégico con enfoque de generación de beneficios empresariales que deben entregar los resultados de proyectos en la empresa y une las operaciones del proyecto con las finanzas del proyecto y el portafolio .
Los proyectos empresariales son algo más que la gestión de proyectos, la gestión de recursos o la gestión de costes en sí mismas. Se trata de administrar todos los procesos del proyecto y los requisitos de beneficios de manera integrada para poner en operación el resultado de un proyecto y lograr incrementar el valor de la organización con el producto o resultado obtenido. Siempre alineado con la estrategia empresarial.
Método
El proceso completo de implementación de una método de Dirección de proyectos es un esfuerzo a largo plazo, que a veces lleva desde el caos total del proyecto a un entorno de Dirección de proyectos estable y predecible. Se requiere paciencia, tiempo y esfuerzo para establecer una cultura madura de Dirección de proyectos. Y, por último, pero no menos importante, mucho apoyo y compromiso directivo.
En la actualidad, el continuo perfeccionamiento y aplicación de conocimientos sobre la Dirección de proyectos en las organizaciones o instituciones constituye un factor diferencial importante a la hora de enfrentar el difícil reto de competir en un mundo global.
Lo definimos como dirección y no como gestión, porque definimos un método para ejecutar lo planificado mediante decisiones basadas en aplicación de la experiencia y el conocimiento con toda la responsabilidad directiva que implica.
Descripción
Para optimizar la Dirección y la entrega de los proyectos se desarrolla un Método de Dirección de Proyectos, basada en los principios de Dirección de proyectos generalmente reconocidos documentados en el Framework del Project Management Institute (PMI) y documentado en el PMBOK, PRINCE2 de AXELOS y la experiencia activa de los gerentes de proyecto de INNOVAXIONES y sus clientes.
El método de Dirección de Proyectos se activa para todos los servicios relacionados a nuestros clientes. Es importante anotar que el método permite definir el “como” de los procesos para posiblemente más de un tipo de proyectos. Lo que no significa que existan más de un método, sino pueden existir más de un proceso de Dirección de proyectos que se alinean al método. El metodo no es un conjunto de documentos o selección de técnicas que debemos crear para entregarlas “siempre“ a nuestros clientes. El método es un conjunto de actividades , que se relacionan mediante procesos definidos , de mutuo acuerdo, políticamente declarados, que poseen todos los recursos necesarios que los responsables de su ejecución además de tener las capacidades y habilidades han aceptado el compromiso de cumplirlo, debido a que fueron definidas para alcanzar del mejor modo los objetivos organizacionales en beneficio de todos los stakeholders en el proyecto.
Objetivos generales
El Método desempeña un papel importante para garantizar la presencia de un lenguaje común y procesos comunes a las actividades , que son fundamentales no solo para la Dirección de proyectos, sino también permite proporcionar que los resultados sean evaluados comparativamente y generen retroalimentación continua en beneficio de clientes, colaboradores y stakeholders en general y optimizar los factores para una mejor toma de decisiones , factor clave para la Dirección de proyectos.
El método está diseñada para generar indicadores de Dirección a nivel de actividades y fases con el objeto de materializar el progreso efectivo de los entregables definidos, así como el valor real del desarrollo de este y su influencia en el resultado final, según la planificación y la ejecución de modo transparente, confiable y generado a tiempo.
Ventajas
Las principales ventajas que se deducen de tener una método unificada en una organización son:
Etapas de implementación
Comúnmente existen tres etapas para lograr el cambio organizacional para la Dirección de los proyectos.
Etapa 1: Evaluación de madurez:
Es una auditoría formal de la organización enfocada en explorar las fortalezas y debilidades de sus prácticas actuales de Dirección de proyectos. Nuestra asunción es que, dado que la organización está activa y tiene rentabilidad, existe un enfoque de Dirección de proyectos, que debe tener procesos y procedimientos que se están ejecutando de modo efectivo, ese es el enfoque. Utilizando técnicas de análisis de negocios es posible encontrarlas.
Etapa 2: Desarrollo del método:
Basadas en esta evaluación positiva de la práctica de Dirección de proyectos actual y con PMBOK como línea base de Dirección de proyectos global, diseñamos un método de Dirección de proyectos que adapte a la organización y sea valioso para sus clientes.
Etapa 3: implementación del método:
En base a nuestra experiencia previa con los proyectos de implementación del método de Dirección de proyectos, se activan los procesos y procedimientos para generar el cambio en la organización de modo que el nuevo método , sea la hoja de ruta para los próximos proyectos desde las viabilidades comerciales, hasta los análisis para realizar futuras mejoras en la organización.
Estructura
El método se estructura en base a una serie de actividades agrupadas en fases que en conjunto enmarcan el ciclo de vida del proyecto, estas actividades definidas permiten enmarcar de modo estandarizado, coordinado y de amplia visibilidad la administración y ejecución de nuestros proyectos.
Las actividades contienen las tareas estándares según PMI que deben completarse en cada fase de un proyecto. Se indican los entregables requeridos y se proporcionan enlaces a herramientas y documentos estandarizados (plantillas) que deben utilizarse para formalizar las comunicaciones.
Integración de procesos
El método se basa en el plan de integración propuesta por el PMI, incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, distribuidos en las siguientes fases:
Fase Iniciación
Iniciamos las actividades estandarizadas de Dirección de proyecto desde la elaboración de la propuesta comercial que marca el inicio del proyecto.
Iniciar el proyecto
El objetivo de la propuesta a nivel de proyecto es proporcionar al área comercial toda la información necesaria para determinar de modo eficiente todas las condiciones requeridas a nivel de alcance, costo, cronograma y otros factores estandarizados que permitan entregar la mejor oferta técnica-comercial garantizada por el método de Dirección de proyectos que controlará el servicio.
Documentación relacionada:
Definir el proyecto
Se evalúa el impacto de la inserción de esta propuesta con la capacidad y disponibilidad de los recursos de ejecución del proyecto, así como la base de datos de lecciones aprendidas de modo que se materialice enfocándose en la calidad del entregables(s) según el cronograma, costo mitigando los riesgos identificados, creando amplia visibilidad durante el ciclo de vida del proyecto; Se materializa convirtiendo la propuesta aprobada en Proyecto (Charter del proyecto)
Actividades:
Documentación:
La fecha de aprobación es la "Fecha de inicio" de un Proyecto.
Indicadores de Dirección del proyecto
Para cada proyecto se seleccionan los indicadores según esta clasificación:
Entregables:
Fase de planeamiento
En esta fase se ejecutan todas las actividades de planificación que permitan crear el plan de Dirección del proyecto, el cual es el documento de control que articula cómo se ejecutará y entregará el proyecto. Se usa como línea de base para monitorear el progreso, el costo y el cronograma y otros conjuntos de conocimientos estandarizados del proyecto recomendados por PMI. Dependiendo del tamaño y la complejidad de este, el plan podría ser un documento único, o una colección de documentos que consiste en planes de Dirección integrales para actividades de esta fase.
Desarrollar la estructura de desglose de trabajo (WBS)
Con el objeto de poder estructurar los esfuerzos a realizar, se subdividen las actividades principales del proyecto y sus tareas en componentes más pequeños hasta el mínimo nivel controlable, para luego establecer las fechas de inicio y finalización, duración, sus relaciones y los responsables. El WBS además se complementa con una descripción de cada componente controlable mediante el diccionario del WBS, el cual sirve como descripción concreta del trabajo controlable a realizar durante todo el proyecto y se convierte en parte del glosario oficial del proyecto. Cada una de ellas tendrá un código único que será la referencia para toda la ejecución del proyecto.
Desarrollar el plan de comunicaciones
El plan de comunicaciones incluye identificar a todas las partes que se verán afectadas por el proyecto y que información es relevante para cada audiencia en particular. Se Identifica el momento y/o frecuencia de cada una de las comunicaciones y quién es el responsable de entregarlo.
Desarrollar el plan de Dirección de calidad
Se describe cómo el proyecto implementará el control de calidad, y define los procesos que se tomarán para prevenir y eliminar defectos. Se describe los mecanismos de medición y seguimiento, las matrices y planes de prueba, la estrategia de Dirección de la configuración y los estándares y procedimientos que sean necesarios para cumplir los requisitos de la propuesta al cliente, así como mantener el control del presente método para todas las actividades del proyecto.
Actividades:
• Definir los parámetros de calidad para identificar criterios y estándares aceptables
Desarrollo del plan de Dirección de cronograma y riesgos
Se realizan revisiones de el plan completo con el cliente y las partes interesadas, con el objeto de formalizar las decisiones y crear la línea base del proyecto, punto de inicio del control de desviaciones, indicador que nos permitirá medir el desempeño real del proyecto.
Objetivos:
• Desarrollar el cronograma de actividades, sus relaciones de dependencia, duración y fechas de inicio y fin.
• Identificar los recursos del proyecto y el presupuesto
• Identificar, planificar y responder a los riesgos e incertidumbres en el proyecto
Actividades:
• Se realiza la secuencialidad y programación en cronograma de todas las actividades usando un diagrama de Gantt y Pert Chart
• Se analiza, identifica, califica y registra los riesgos positivo y negativos de cada actividad controlable.
Acciones:
Administración de recursos y costos
La planificación se materializa cuando se asignan responsables que aceptan cada una de las actividades controlables del WBS para esto se crea una descripción del trabajo requerido, así como la asignación o adquisición de materiales, equipamiento o consultoría especializada para el proyecto. Cada una de estas responsabilidades se formalizan con contratos internos o externos, los cuales son del tipo proyecto, es decir resultados por calidad y cumplimiento de entregables.
Documentación:
Acciones:
Entregables:
Fase de ejecución y control
Esta fase es la más crítica debido a la responsabilidad de controlar y monitorear constantemente el proyecto y sus actividades para garantizar el cumplimiento de la satisfacción de las expectativas de todos los interesados.
Este proceso inicia cuando el proyecto empieza y continúa hasta que finaliza.
El objetivo principal es llevar a cabo el plan de Dirección del proyecto, monitorear el progreso e informar el estado del proyecto cuando se requiera.
Realizar el KickOff (reunión de inicio)
La reunión inicial es un punto de contacto formal donde el gerente del proyecto presenta la aplicación de este método para la realización de las actividades del proyecto, desde la definición del alcance hasta el control de los riesgos identificados. Esto incluye identificar entregables, roles de recursos y responsabilidades, línea de tiempo, alcance, frecuencia de actualización de estado, logística, etc.
Documentación:
Compra de suministros del proyecto
Todos los recursos necesarios para el proyecto se ejecutarán, según el presupuesto establecido y la planificación definida.
Acciones:
Obtener actualizaciones del estado del equipo del proyecto
Reuniones planificadas del equipo de proyecto para obtener actualizaciones de estado de las actividades de los miembros del equipo del proyecto.
Informes sobre el rendimiento del proyecto
Basado en los resultados de los valores de indicadores clave definidos para el proyecto, se crean informes predefinidos con el cliente. Los indicadores están agrupados en:
Solicitud, seguimiento y control de solicitudes de cambio
Con el objetivo del controlar los cambios del Proyecto se ha definido un método que consiste que para solicitar cambios al "Alcance" del proyecto establecido en el Plan de Dirección del Proyecto, se debe evaluar el beneficio de dichos cambios y determinar el impacto en la ejecución del proyecto.
Documentación:
Acciones:
Monitorear y controlar el horario
Se controlan los horarios de trabajo y se ejecutan las medidas correctivas necesarias para mantener el proyecto según lo planeado.
Monitorear y controlar el presupuesto
El Gerente del Proyecto realiza controles que permiten asegurar que los costos se mantengan dentro de los límites del presupuesto aprobado establecido en el Plan. Se realiza un seguimiento de los fondos del proyecto gastados y comprometidos, mediante el software de Dirección de proyectos. Toda desviación se eleva inmediatamente para su análisis causa-efecto.
Acciones:
Proporcionar capacitación al personal de apoyo
Llevar a cabo los procedimientos de capacitación identificados en el Plan de Dirección del Proyecto con el objeto de transmitir el método a los todos los involucrados con el proyecto.
Documentación
Entrega de trabajo del proyecto
Cada trabajo realizado debe formalizarse con el proceso de entrega. Cada trabajo debe cumplir los parámetros de calidad de su entregable.
Documentación:
Entregables:
Fase de cierre
En esta fase se realizan los procesos de cumplimiento de requisitos totales, se incluye la medición de los resultados del proyecto, documentando la lección aprendida y los archivos del proyecto, formalizando la aceptación con la firma autorizada y entregando el producto final.
Objetivos:
• Entregar el producto, servicio o resultado
• Identificar y medir el rendimiento final del proyecto
• Documentar la lección aprendida de la experiencia del proyecto
• Obtener la aceptación de la finalización de todo el trabajo del proyecto
• Formalizar entrega a las partes interesadas para cerrar el proyecto mediante firma de conformidad.
• Entregar el proyecto con toda la documentación planificada
Verificar la finalización del proyecto
Se asegura que todos los componentes del proyecto hayan sido completados y firmados por el patrocinador del proyecto.
Organizar reunión de entrega y cierre de proyecto
Se reúne a todas las partes interesadas del proyecto. Se presentan los resultados y se comparan con la calidad ofrecida, se colectan retroalimentación de cómo podría mejorarse y se identifican las lecciones aprendidas.
Documentos:
Cierre de contratos del proyecto
Entrega de toda la documentación para formalizar finalización de contratos.
Finalización de documentación del proyecto
Se completa el Informe final del proyecto. Se finaliza toda la documentación del proyecto y se preparan todas las versiones finales de todos los documentos entregables del proyecto.
Documentos:
Acciones:
Finalización del proyecto
Todos los entregables del proyecto completados y sus respectivas actas de conformidad son entregados según acuerdo con el cliente.
Entregables:
Conclusiones
El método de dirección de proyectos empresariales OPM , es entonces en resumen una declaración acordada desde la alta dirección de cómo proceder frente a un proyecto con el objeto de lograr los resultados requeridos y/u ofrecidos contractualmente, en diversos escenarios, momentos y condiciones de mercado; Por lo tanto, está sujeto siempre a mejoras y adaptaciones, debido a la característica iterativa de los proyectos. Por lo tanto, necesita una administración especializada, generalmente delegada a una PMO (Oficina de dirección de proyectos).
El diseño y definición de métodos no debe ser ejecutado de modo teórico, el enfoque de diseño del método es la habilidad insertar los resultados del uso de la teoría en la realidad y sus efectos en una determinada organización , bajo determinadas condiciones de negocios, con el fin, no de cumplir los marcos teóricos, si no, ejecutar de modo practico la operación y dirección de los proyectos con las capacidades, experiencias y exigencias que una organización posee y entregar así los resultados que el cliente requiere.
Fuentes:
PMBOK, OPM, PRINCE2 y prácticas en miles de horas de operaciones y dirección de proyectos bajo PM de INNOVAXIONES desde 2007 y continúamos.
En la actualidad, el continuo perfeccionamiento y aplicación de conocimientos sobre la Dirección de proyectos en las organizaciones o instituciones constituye un factor diferencial importante a la hora de enfrentar el difícil reto de competir en un mundo global.
Lo definimos como dirección y no como gestión, porque definimos un método para ejecutar lo planificado mediante decisiones basadas en aplicación de la experiencia y el conocimiento con toda la responsabilidad directiva que implica.
Descripción
Para optimizar la Dirección y la entrega de los proyectos se desarrolla un Método de Dirección de Proyectos, basada en los principios de Dirección de proyectos generalmente reconocidos documentados en el Framework del Project Management Institute (PMI) y documentado en el PMBOK, PRINCE2 de AXELOS y la experiencia activa de los gerentes de proyecto de INNOVAXIONES y sus clientes.
El método de Dirección de Proyectos se activa para todos los servicios relacionados a nuestros clientes. Es importante anotar que el método permite definir el “como” de los procesos para posiblemente más de un tipo de proyectos. Lo que no significa que existan más de un método, sino pueden existir más de un proceso de Dirección de proyectos que se alinean al método. El metodo no es un conjunto de documentos o selección de técnicas que debemos crear para entregarlas “siempre“ a nuestros clientes. El método es un conjunto de actividades , que se relacionan mediante procesos definidos , de mutuo acuerdo, políticamente declarados, que poseen todos los recursos necesarios que los responsables de su ejecución además de tener las capacidades y habilidades han aceptado el compromiso de cumplirlo, debido a que fueron definidas para alcanzar del mejor modo los objetivos organizacionales en beneficio de todos los stakeholders en el proyecto.
Objetivos generales
El Método desempeña un papel importante para garantizar la presencia de un lenguaje común y procesos comunes a las actividades , que son fundamentales no solo para la Dirección de proyectos, sino también permite proporcionar que los resultados sean evaluados comparativamente y generen retroalimentación continua en beneficio de clientes, colaboradores y stakeholders en general y optimizar los factores para una mejor toma de decisiones , factor clave para la Dirección de proyectos.
El método está diseñada para generar indicadores de Dirección a nivel de actividades y fases con el objeto de materializar el progreso efectivo de los entregables definidos, así como el valor real del desarrollo de este y su influencia en el resultado final, según la planificación y la ejecución de modo transparente, confiable y generado a tiempo.
Ventajas
Las principales ventajas que se deducen de tener una método unificada en una organización son:
- Es un prerrequisito para convertir la Gerencia de Proyectos en un proceso.
- Permite un uso más eficiente de los recursos requeridos para el desarrollo, apoyo y seguimiento a los proyectos.
- Permite la automatización eficiente de los procesos de Dirección de proyecto.
- Permite la unificación de las medidas de evaluación del desempeño.
- Provee una historia comparativa y comparable de los proyectos en la organización.
- Provee elementos para una mejor estimación de los recursos requeridos en los proyectos.
- Permite un mayor control en la ejecución del proyecto concentrando el análisis en los puntos demostrados críticos en la organización.
- Es una línea base para el desarrollo de propuestas comerciales.
- Es auditable.
Etapas de implementación
Comúnmente existen tres etapas para lograr el cambio organizacional para la Dirección de los proyectos.
Etapa 1: Evaluación de madurez:
Es una auditoría formal de la organización enfocada en explorar las fortalezas y debilidades de sus prácticas actuales de Dirección de proyectos. Nuestra asunción es que, dado que la organización está activa y tiene rentabilidad, existe un enfoque de Dirección de proyectos, que debe tener procesos y procedimientos que se están ejecutando de modo efectivo, ese es el enfoque. Utilizando técnicas de análisis de negocios es posible encontrarlas.
Etapa 2: Desarrollo del método:
Basadas en esta evaluación positiva de la práctica de Dirección de proyectos actual y con PMBOK como línea base de Dirección de proyectos global, diseñamos un método de Dirección de proyectos que adapte a la organización y sea valioso para sus clientes.
Etapa 3: implementación del método:
En base a nuestra experiencia previa con los proyectos de implementación del método de Dirección de proyectos, se activan los procesos y procedimientos para generar el cambio en la organización de modo que el nuevo método , sea la hoja de ruta para los próximos proyectos desde las viabilidades comerciales, hasta los análisis para realizar futuras mejoras en la organización.
Estructura
El método se estructura en base a una serie de actividades agrupadas en fases que en conjunto enmarcan el ciclo de vida del proyecto, estas actividades definidas permiten enmarcar de modo estandarizado, coordinado y de amplia visibilidad la administración y ejecución de nuestros proyectos.
Las actividades contienen las tareas estándares según PMI que deben completarse en cada fase de un proyecto. Se indican los entregables requeridos y se proporcionan enlaces a herramientas y documentos estandarizados (plantillas) que deben utilizarse para formalizar las comunicaciones.
Integración de procesos
El método se basa en el plan de integración propuesta por el PMI, incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, distribuidos en las siguientes fases:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución y control
- Cierre
Fase Iniciación
Iniciamos las actividades estandarizadas de Dirección de proyecto desde la elaboración de la propuesta comercial que marca el inicio del proyecto.
Iniciar el proyecto
El objetivo de la propuesta a nivel de proyecto es proporcionar al área comercial toda la información necesaria para determinar de modo eficiente todas las condiciones requeridas a nivel de alcance, costo, cronograma y otros factores estandarizados que permitan entregar la mejor oferta técnica-comercial garantizada por el método de Dirección de proyectos que controlará el servicio.
Documentación relacionada:
- Propuesta técnico-comercial
- Lecciones aprendidas
- Hoja de presupuesto
- Riesgos del proyecto
- Indicadores de Dirección
Definir el proyecto
Se evalúa el impacto de la inserción de esta propuesta con la capacidad y disponibilidad de los recursos de ejecución del proyecto, así como la base de datos de lecciones aprendidas de modo que se materialice enfocándose en la calidad del entregables(s) según el cronograma, costo mitigando los riesgos identificados, creando amplia visibilidad durante el ciclo de vida del proyecto; Se materializa convirtiendo la propuesta aprobada en Proyecto (Charter del proyecto)
Actividades:
- Identificar el propósito único del proyecto y regístralo con el código único de proyecto.
- Definir los objetivos del proyecto.
- Definir criterios de éxito del proyecto según los diversos tipos de Stakeholders.
- Identificar recursos
- Desarrollar el documento de iniciación del proyecto (Charter)
- Obtener acuerdos y aprobaciones para iniciar el proyecto
- Desarrollo del plan de comunicaciones y plan de enfrentamiento a los riesgos.
- Definir el Kickoff del proyecto
Documentación:
- Charter del proyecto
- Lecciones aprendidas
- Hoja de presupuesto
- Riesgos del proyecto
- Organigrama del proyecto
La fecha de aprobación es la "Fecha de inicio" de un Proyecto.
Indicadores de Dirección del proyecto
Para cada proyecto se seleccionan los indicadores según esta clasificación:
- Avance en cronograma, desarrollo de entregable,
- Desempeño del avance respecto a lo planificado,
- Valor entregado, resultado que mide cuantitativamente el aporte del entregable al valor total del proyecto.
- Calidad, medición del cumplimiento de requisitos.
- Riesgo, calificación del efecto de incertidumbre estimada para alguna actividad. Es el resultado de la ejecución de acciones de mitigación de riesgos.
- Oportunidades, Según las mediciones anteriores y de modo integrado es factible que se presenten disponibilidad de recursos, costos, cronograma u otros factores que pueden ser aprovechados en beneficio adicional o de recuperación del proyecto.
- Costos y gastos, se informa el consumo planificado del presupuesto.
- Riesgos, resultado del análisis de probabilidades y realidades.
Entregables:
- Acta de constitución del proyecto
Fase de planeamiento
En esta fase se ejecutan todas las actividades de planificación que permitan crear el plan de Dirección del proyecto, el cual es el documento de control que articula cómo se ejecutará y entregará el proyecto. Se usa como línea de base para monitorear el progreso, el costo y el cronograma y otros conjuntos de conocimientos estandarizados del proyecto recomendados por PMI. Dependiendo del tamaño y la complejidad de este, el plan podría ser un documento único, o una colección de documentos que consiste en planes de Dirección integrales para actividades de esta fase.
Desarrollar la estructura de desglose de trabajo (WBS)
Con el objeto de poder estructurar los esfuerzos a realizar, se subdividen las actividades principales del proyecto y sus tareas en componentes más pequeños hasta el mínimo nivel controlable, para luego establecer las fechas de inicio y finalización, duración, sus relaciones y los responsables. El WBS además se complementa con una descripción de cada componente controlable mediante el diccionario del WBS, el cual sirve como descripción concreta del trabajo controlable a realizar durante todo el proyecto y se convierte en parte del glosario oficial del proyecto. Cada una de ellas tendrá un código único que será la referencia para toda la ejecución del proyecto.
Desarrollar el plan de comunicaciones
El plan de comunicaciones incluye identificar a todas las partes que se verán afectadas por el proyecto y que información es relevante para cada audiencia en particular. Se Identifica el momento y/o frecuencia de cada una de las comunicaciones y quién es el responsable de entregarlo.
Desarrollar el plan de Dirección de calidad
Se describe cómo el proyecto implementará el control de calidad, y define los procesos que se tomarán para prevenir y eliminar defectos. Se describe los mecanismos de medición y seguimiento, las matrices y planes de prueba, la estrategia de Dirección de la configuración y los estándares y procedimientos que sean necesarios para cumplir los requisitos de la propuesta al cliente, así como mantener el control del presente método para todas las actividades del proyecto.
Actividades:
• Definir los parámetros de calidad para identificar criterios y estándares aceptables
Desarrollo del plan de Dirección de cronograma y riesgos
Se realizan revisiones de el plan completo con el cliente y las partes interesadas, con el objeto de formalizar las decisiones y crear la línea base del proyecto, punto de inicio del control de desviaciones, indicador que nos permitirá medir el desempeño real del proyecto.
Objetivos:
• Desarrollar el cronograma de actividades, sus relaciones de dependencia, duración y fechas de inicio y fin.
• Identificar los recursos del proyecto y el presupuesto
• Identificar, planificar y responder a los riesgos e incertidumbres en el proyecto
Actividades:
• Se realiza la secuencialidad y programación en cronograma de todas las actividades usando un diagrama de Gantt y Pert Chart
• Se analiza, identifica, califica y registra los riesgos positivo y negativos de cada actividad controlable.
Acciones:
- Firma del plan del proyecto aprobado
- Difundir el plan de Dirección de proyecto
- Insertar en el software de Dirección de proyectos toda la planificación,
- Activar automatización de procesos de datos, resultados y decisiones para de la Dirección eficiente del proyecto.
- Ejecutar el plan de respuestas a riesgos.
Administración de recursos y costos
La planificación se materializa cuando se asignan responsables que aceptan cada una de las actividades controlables del WBS para esto se crea una descripción del trabajo requerido, así como la asignación o adquisición de materiales, equipamiento o consultoría especializada para el proyecto. Cada una de estas responsabilidades se formalizan con contratos internos o externos, los cuales son del tipo proyecto, es decir resultados por calidad y cumplimiento de entregables.
Documentación:
- Plan de Dirección del proyecto
- Contratos de productos y/o servicios
Acciones:
- Ejecutar el presupuesto interno del proyecto
Entregables:
- Plan del proyecto
- Definición de alcance, requisitos y WBS
- Cronograma del proyecto (Gantt, diagrama de red, ruta crítica)
- Presupuesto base del proyecto y contratos
- Requisitos de calidad
- Recursos (asignación, disponibilidad, actividades relacionadas)
- Plan de comunicaciones del proyecto
- Plan de respuesta a los riesgos
- Plan de adquisiciones según presupuesto y cronograma
- Plan de responsabilidades del equipo de proyecto y los sponsors
Fase de ejecución y control
Esta fase es la más crítica debido a la responsabilidad de controlar y monitorear constantemente el proyecto y sus actividades para garantizar el cumplimiento de la satisfacción de las expectativas de todos los interesados.
Este proceso inicia cuando el proyecto empieza y continúa hasta que finaliza.
El objetivo principal es llevar a cabo el plan de Dirección del proyecto, monitorear el progreso e informar el estado del proyecto cuando se requiera.
Realizar el KickOff (reunión de inicio)
La reunión inicial es un punto de contacto formal donde el gerente del proyecto presenta la aplicación de este método para la realización de las actividades del proyecto, desde la definición del alcance hasta el control de los riesgos identificados. Esto incluye identificar entregables, roles de recursos y responsabilidades, línea de tiempo, alcance, frecuencia de actualización de estado, logística, etc.
Documentación:
- Presentaciones aprobadas
- Plan del proyecto aceptado
- Organigrama del proyecto
- Puntos de control de los procesos de Dirección de proyecto.
- Lista de verificación de la reunión de inicio firmada
Compra de suministros del proyecto
Todos los recursos necesarios para el proyecto se ejecutarán, según el presupuesto establecido y la planificación definida.
- Administrar / supervisar contratos
Acciones:
- Generación de documentos de proceso y su administración
- Proceso de pago de servicios externos
Obtener actualizaciones del estado del equipo del proyecto
Reuniones planificadas del equipo de proyecto para obtener actualizaciones de estado de las actividades de los miembros del equipo del proyecto.
- Informe de estado de disponibilidad de recursos
Informes sobre el rendimiento del proyecto
Basado en los resultados de los valores de indicadores clave definidos para el proyecto, se crean informes predefinidos con el cliente. Los indicadores están agrupados en:
- Avance
- Desempeño
- Valor entregado
- Calidad
- Riesgo
- Oportunidades
- Presupuesto financiero
Solicitud, seguimiento y control de solicitudes de cambio
Con el objetivo del controlar los cambios del Proyecto se ha definido un método que consiste que para solicitar cambios al "Alcance" del proyecto establecido en el Plan de Dirección del Proyecto, se debe evaluar el beneficio de dichos cambios y determinar el impacto en la ejecución del proyecto.
Documentación:
- La plantilla de solicitud de cambio de proyecto proporciona un mecanismo para aprobar cambios y comunicarlos a los interesados del proyecto. Cuando se aprueba una solicitud de cambio de proyecto, se actualiza el Plan y se comunique al equipo del proyecto y a todas las partes interesadas, formalizando con una reunión y registrando firmas de aceptación.
Acciones:
- Actualizar el registro de cambios del proyecto con solicitudes enviadas y solicitud de cambio de archivo
- Actualizar las métricas del proyecto en el software
- Asignar presupuesto adicional o redistribuir si corresponde
- Agregue la solicitud de cambio aprobada a la documentación del proyecto y se difunde formalmente.
Monitorear y controlar el horario
Se controlan los horarios de trabajo y se ejecutan las medidas correctivas necesarias para mantener el proyecto según lo planeado.
Monitorear y controlar el presupuesto
El Gerente del Proyecto realiza controles que permiten asegurar que los costos se mantengan dentro de los límites del presupuesto aprobado establecido en el Plan. Se realiza un seguimiento de los fondos del proyecto gastados y comprometidos, mediante el software de Dirección de proyectos. Toda desviación se eleva inmediatamente para su análisis causa-efecto.
Acciones:
- Informe sobre el estado del presupuesto del proyecto y la variación de costos
- Se actualizan métricas del presupuesto en línea mediante el software
Proporcionar capacitación al personal de apoyo
Llevar a cabo los procedimientos de capacitación identificados en el Plan de Dirección del Proyecto con el objeto de transmitir el método a los todos los involucrados con el proyecto.
Documentación
- Registro de capacitaciones
- Mediciones de las capacitaciones (Evaluaciones)
Entrega de trabajo del proyecto
Cada trabajo realizado debe formalizarse con el proceso de entrega. Cada trabajo debe cumplir los parámetros de calidad de su entregable.
Documentación:
- Lista de verificación de calidad de entregables
- Solicitud de cambio de proyecto aprobado (si corresponde)
- Producto, servicio o sistema
Entregables:
- Valores de indicadores de Dirección definidos en la fase de inicio (SLA)
- Almacenamiento, distribución, custodia y estandarización de documentación del proyecto.
- Valores de medición de requisitos de control de calidad
- Acciones ejecutadas para control de riesgos, causa- efecto
- Documentos de compras, entrega y puesta en operación de recursos.
- Registro de participaciones de involucrados en el proyecto, medición de efectos de cambios generados.
- Administración de procesos de autorizaciones, validaciones, recepción, observaciones, retroalimentación, reclamos y/o acciones correctivas
Fase de cierre
En esta fase se realizan los procesos de cumplimiento de requisitos totales, se incluye la medición de los resultados del proyecto, documentando la lección aprendida y los archivos del proyecto, formalizando la aceptación con la firma autorizada y entregando el producto final.
Objetivos:
• Entregar el producto, servicio o resultado
• Identificar y medir el rendimiento final del proyecto
• Documentar la lección aprendida de la experiencia del proyecto
• Obtener la aceptación de la finalización de todo el trabajo del proyecto
• Formalizar entrega a las partes interesadas para cerrar el proyecto mediante firma de conformidad.
• Entregar el proyecto con toda la documentación planificada
Verificar la finalización del proyecto
Se asegura que todos los componentes del proyecto hayan sido completados y firmados por el patrocinador del proyecto.
Organizar reunión de entrega y cierre de proyecto
Se reúne a todas las partes interesadas del proyecto. Se presentan los resultados y se comparan con la calidad ofrecida, se colectan retroalimentación de cómo podría mejorarse y se identifican las lecciones aprendidas.
Documentos:
- Resumen de indicadores
- Cuestionario retroalimentación
Cierre de contratos del proyecto
Entrega de toda la documentación para formalizar finalización de contratos.
Finalización de documentación del proyecto
Se completa el Informe final del proyecto. Se finaliza toda la documentación del proyecto y se preparan todas las versiones finales de todos los documentos entregables del proyecto.
Documentos:
- Informe final del proyecto
- Entregables de la fase de cierre
Acciones:
- Se procesan todas las facturas y cierre la orden de compra
- Se almacena el Informe final en el repositorio del proyecto
- Cerrar proyecto en el software
- Se recopila todas las conformidades de entregables del proyecto.
- Liberar recursos del proyecto
Finalización del proyecto
Todos los entregables del proyecto completados y sus respectivas actas de conformidad son entregados según acuerdo con el cliente.
Entregables:
- Actas de entrega
- Actas de conformidad de entregables
- Plan de cierre de proyecto
- Acta de cierre de proyecto
Conclusiones
El método de dirección de proyectos empresariales OPM , es entonces en resumen una declaración acordada desde la alta dirección de cómo proceder frente a un proyecto con el objeto de lograr los resultados requeridos y/u ofrecidos contractualmente, en diversos escenarios, momentos y condiciones de mercado; Por lo tanto, está sujeto siempre a mejoras y adaptaciones, debido a la característica iterativa de los proyectos. Por lo tanto, necesita una administración especializada, generalmente delegada a una PMO (Oficina de dirección de proyectos).
El diseño y definición de métodos no debe ser ejecutado de modo teórico, el enfoque de diseño del método es la habilidad insertar los resultados del uso de la teoría en la realidad y sus efectos en una determinada organización , bajo determinadas condiciones de negocios, con el fin, no de cumplir los marcos teóricos, si no, ejecutar de modo practico la operación y dirección de los proyectos con las capacidades, experiencias y exigencias que una organización posee y entregar así los resultados que el cliente requiere.
Fuentes:
PMBOK, OPM, PRINCE2 y prácticas en miles de horas de operaciones y dirección de proyectos bajo PM de INNOVAXIONES desde 2007 y continúamos.
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