Gestión de proyectos ERP
Lo preparamos para el éxito de su proyecto ERP.
SAP, ORACLE, MICROSOFT Dynamics
Mejora de procesos y beneficios empresariales
Brindar visibilidad total del negocio, es decir, la cadena de valor de la empresa, los productos y/o servicios que comercializa, principales mercados y clientes, tener identificados todos y cada uno de los procesos es un pre-requisito fundamental para la automatización como implementar aplicaciones como ERP, WMS, CRM, PPM, EMS, dado que permite identificar el flujo de datos entre los procesos, una vez realizado podemos implementar el ERP que mejor se alinee con sus operaciones y estrategia.
Preparación, implementación y ROI de ERP
La implementación de un software ERP es una inversión estratégica para el futuro de su negocio. Para garantizar el éxito del proyecto y asegurar un claro retorno de la inversión (ROI), el primer paso es realizar una evaluación de ERP. Este análisis inicial le otorga el poder de decisión, permitiéndole identificar con precisión sus necesidades, definir objetivos claros y anticipar posibles obstáculos.
Antes de seleccionar un software ERP, se debe identificar a la empresa en su conjunto, como un sistema descomponiéndolo en procesos. Debemos conocer la cultura de la empresa y los métodos actuales de comunicación tanto organizativa como de equipo. Cuáles son los desafíos actuales y se ofrecerán recomendaciones sobre cómo un nuevo sistema de planificación de los recursos institucionales puede apoyar a superar esos desafíos y lograr los objetivos.
Este es el momento donde debemos conocer cuantitativamente qué se debe cambiar, mejorar o implementar en la organización, definir los indicadores reales, como obtenerlos y declarar las metas componentes de los objetivos y así lograr los KPIs de desempeño necesarios para la organización y para medir el proyecto de implementación del ERP.
Las aplicaciones estandarizadas como SAP B1, SAP S/4, ORACLE EBS, Microsoft DYNAMICS y otros, tienen desarrollados módulos estándar para prácticamente todos los procesos de negocio estandarizados. Por ello, tener claramente identificados y estandarizados los procesos del negocio permiten evaluar la funcionalidad del sistema, contrastándola con los procesos de negocio previamente identificados y estandarizados en la organización. De esta forma, se puede definir en conjunto un alcance claro del sistema a implementar (tecnología vs procesos), es decir, qué módulos se implementarán y en cuántas etapas. Este es el momento donde debemos conocer la integración entre áreas, la conexión entre entregables y requerimientos, es decir la cadena de valor y detectar deficiencias a nivel de procesos que deben ser corregidos antes de la activación del proyecto ERP.
Este es el momento donde debemos conocer el nivel de madurez de la gestion, operación e inversion en TI actual y detectar los requerimientos necesarios para la implementación de un ERP de clase mundial.
Se necesita conocer :
- La antigüedad del sistema actual
- Licencias de usuario actuales y estructura, incluidos los límites
- Si el sistema actual es capaz de adaptarse a la expansión y al alcance global
- La accesibilidad de sus sistemas de datos
- Visibilidad de los indicadores clave de rendimiento, finanzas y procesos
- Visibilidad de la cadena de suministro, incluidas las operaciones, la producción, el estado de los pedidos y el envío
Este es el momento donde debemos descubrir las brechas en la eficiencia y aparecerán cuellos de botella en los procesos y la tecnología actuales. que deben ser el punto de partida para las mejoras en el nuevo ERP
Este paso evaluará el grado de preparación de su empresa para el éxito de la implementación y lo que podría mejorarse para llegar allí. En este punto, se espera una demostración del software, así como una descripción general de los nuevos procesos o conceptos que se integrarán.
Este es el momento de visualizar el futuro e identificar si las expectativas serán satisfechas con el nuevo ERP: “ver para creer”.
Al implementar un nuevo ERP, se deben reunir ciertos entregables como requisitos.
- Evaluaremos el verdadero presupuesto requerido, los roles designados en TI y al equipo de implementación funcional dedicado, los cuales deben poder responder a una serie de requerimientos que se consultarán para cada uno de estos módulos.
- Finanzas y contabilidad
- Transporte
- Logística
- Gestión de inventarios
- Producción
- Ventas
- CRM
- Servicio al cliente
- Compras
- Proyectos
- Bancos
Este es el momento donde debemos detectar si se tienen listos los procesos, acuerdos y datos necesarios que sirven de insumo al ERP, como por ejemplo si el plan de cuentas está preparado para el objetivo del Paso 1. Se debe optimizar los procesos empresariales, mediante la estandarización empresarial por procesos e identificar el flujo empresarial, los puntos de control para definir los indicadores de desempeño e índices estratégicos de cumplimiento de modo que su organización esté preparada para una implementación ERP exitosa, así como la preparación de todas las bases de datos que su ERP le va a solicitar.
Una vez completados todos los pasos anteriores, los evaluadores deberán analizar el plan actual, los cronogramas y estrategias definidas hasta el momento para compararlas con las mejores prácticas en implementaciones ERP
Los procesos del negocio que serán soportados por el sistema y el orden de prioridad para establecer la planificación del proyecto de automatización de procesos y cuáles en etapas posteriores, debe haber sido definida por la organización y no por el implementador de la aplicación (software).
Este es el momento donde debemos identificar si el planeamiento es realista y como debe ajustarse habiendo realizado los pasos 1 al 6 y listo! ahora podemos seleccionar el ERP que mejor se alinee con sus operaciones y estrategia
Finalizar la entrega del producto y los servicios no es el objetivo empresarial, sino una meta intermedia. A partir de ese momento, se inicia el proceso de retorno de la inversión (ROI) dentro del plazo aprobado por la alta dirección en el Business Case. Posteriormente, se debe verificar que la organización opera de manera más eficiente, alcanzando así un punto de equilibrio entre la inversión realizada y los resultados obtenidos. Esto permitirá demostrar que, gracias al proyecto, se están generando beneficios concretos, logrando finalmente el valor esperado desde la concepción del proyecto.
Requisitos empresariales antes del ERP
Implementar SAP, Oracle o Dynamics no es un proyecto de TI; es una reingeniería de su ventaja competitiva. El 70% de las transformaciones fallan por falta de alineación en los procesos, no por la tecnología. Blindamos su inversión. Diseñamos la arquitectura de sus requisitos empresariales antes de mover una sola línea de código, garantizando eficiencia y crecimiento medible desde el primer día. ¿Cómo? Así:
La identificación de la cadena empresarial permite comprender en detalle qué procesos que se llevan a cabo son críticos y cuáles no. Los procesos críticos suelen tener un impacto significativo en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad de la empresa mientras que los no críticos no tienen un impacto directo en el valor empresarial. Se logra identificar desviaciones, este proceso debe ser regulado estratégicamente para alinearse a los objetivos de la empresa
Son métricas que se utilizan para medir el rendimiento y la eficacia de los procesos empresariales. Son útiles para establecer objetivos y metas que permitan enfocar sus esfuerzos en mejorar aspectos específicos del proceso y medir su éxito a medida que se implementan cambios y mejoras, se generan desde los puntos de control y deben ser comparados con los objetivos empresariales declarados desde el plan estratégico.
- Es recomendable que con los procesos de negocio ya definidos y documentados se actualice el organigrama ya que los procesos y la estructura organizativa están estrechamente relacionados en una empresa que se gestiona por procesos. Los procesos de negocio son la columna vertebral de la empresa y se organizan en torno a ellos. La estructura organizativa del modelo de negocios también debe estar diseñada para apoyar estos procesos por lo que es importante que se refleje en el organigrama y migre de un MOF funcional a procesos.