Brindar visibilidad total del negocio, es decir, la cadena de valor de la empresa, los productos y/o servicios que comercializa, principales mercados y clientes, tener identificados todos y cada uno de los procesos es un pre-requisito fundamental para la automatización como implementar aplicaciones como ERP, WMS, CRM, PPM, EMS dado que permite identificar el flujo de datos entre los procesos, una vez realizado podemos implementar el ERP que mejor se alinee con sus operaciones y estrategia.

Automatizar el flujo empresarial con un ERP

  1. Cadena de valor empresarial: La identificación de la cadena empresarial permite comprender en detalle qué procesos que se llevan a cabo son críticos y cuáles no. Los procesos críticos suelen tener un impacto significativo en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad de la empresa mientras que los no críticos no tienen un impacto directo en el valor empresarial. Se logra identificar desviaciones, este proceso debe ser regulado estratégicamente para alinearse a los objetivos de la empresa 
  2. Puntos de control: Son aquellos enlaces entre procesos en los que se realizan revisiones y verificaciones para asegurarse de que el proceso se esté llevando a cabo correctamente y de acuerdo con los estándares establecidos. Es importante identificar estos puntos de control antes de la automatización porque permite a la empresa comprender en detalle cómo se lleva a cabo el proceso y cuáles son los requisitos para que se complete con éxito. Esto significa que la automatización puede programarse para verificar automáticamente que se cumplan los criterios establecidos en cada punto de control lo que puede mejorar la calidad del proceso de manera continua.  
  3. Indicadores: Son métricas que se utilizan para medir el rendimiento y la eficacia de los procesos empresariales. Son útiles para establecer objetivos y metas que permitan enfocar sus esfuerzos en mejorar aspectos específicos del proceso y medir su éxito a medida que se implementan cambios y mejoras, se generan desde los puntos de control y deben ser comparados con los objetivos empresariales declarados desde el plan estratégico.
  4. Organigrama: Es recomendable que con los procesos de negocio ya definidos y documentados se actualice el organigrama ya que los procesos y la estructura organizativa están estrechamente relacionados en una empresa que se gestiona por procesos. Los procesos de negocio son la columna vertebral de la empresa y se organizan entorno a ellos. La estructura organizativa del modelo de negocios también debe estar diseñada para apoyar estos procesos por lo que es importante que se refleje en el organigrama y migre de un MOF funcional a procesos.
  5. MOF: La importancia de un manual de funciones una vez que se tienen los procesos documentados radica en que permite establecer de manera clara y detallada las responsabilidades, tareas y funciones de cada uno de los empleados que intervienen en los procesos de negocio. Esto puede ser útil en la etapa de diseño y configuración de las aplicaciones futuras para la automatización empresarial. Además, permite entender los procedimientos de cada proceso, así como los roles y permisos que se deben establecer en el sistema de modo que cada empleado tenga acceso a las funcionalidades necesarias para el desempeño de sus funciones.  
  6. Política: Permiten establecer reglas que deben seguirse para garantizar que los procesos se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva. Además, ayudan a regular aquellos procedimientos del proceso que no puedan ser automatizados y mantiene los estándares de calidad necesarios.

Implementación de ERP
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Evaluación de ERP en 7 pasos.

Si está pensando en implementar una planificación de recursos empresariales (ERP) en su negocio, primero debe realizar una evaluación del ERP. Sin embargo, comenzar con un ERP es todo un proceso y una inversión, que solo se gasta bien si se logra implementar con éxito. El conocimiento es poder. La evaluación de ERP le ayuda a través de este proceso e identificar sus necesidades específicas, objetivos y posibles obstáculos.

Paso 1 - ​Visión general del negocio y KPI .

Antes de seleccionar un software ERP, se debe identificar a la empresa en su conjunto, como un sistema descomponiéndolo en procesos. Debemos conocer la cultura de la empresa y los métodos actuales de comunicación tanto organizativa como de equipo. Cuáles son los desafíos actuales y se ofrecerán recomendaciones sobre cómo un nuevo sistema de planificación de los recursos institucionales puede apoyar a superar esos desafíos y lograr los objetivos.

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Este es el momento donde debemos conocer cuantitativamente que se debes cambiar, mejorar o implementar en la organización, definir los indicadores reales, como obtenerlos y declarar las metas componentes de los objetivos y así lograr los KPIs de desempeño necesarios para la organización y para medir el proyecto de implementación del ERP.

​Paso 2: Flujo de proceso actual y cadena de valor

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​Este paso se evaluará cómo opera actualmente su negocio paso a paso, para mostrar cómo se producen o entregan sus productos y / o servicios particulares. Se realizan entrevistas con los propietarios de procesos y los jefes de departamento para tener una idea de cómo encaja el macroproceso empresarial.
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Las aplicaciones estandarizadas como SAP B1, SAP S/4, ORACLE EBS, Microsoft DYNAMICS y otros, tienen desarrollados módulos estándar para prácticamente todos los procesos de negocio estandarizados. Por ello, tener claramente identificados y estandarizados los procesos del negocio permiten evaluar la funcionalidad del sistema, contrastándola con los procesos de negocio previamente identificados y estandarizados en la organización. De esta forma, se puede definir en conjunto un alcance claro del sistema a implementar (tecnología vs procesos), es decir, que módulos se implementarán y en cuántas etapas.
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Este es el momento donde debemos conocer la integración entre areas, la conexión entre entregables y requerimientos, es decir la cadena de valor y detectar deficiencias a nivel de procesos que deben ser corregidos antes de la activación del proyecto ERP
 
Paso 3: Sistemas actuales e infraestructura de TI
Este paso cubre cómo su departamento de TI apoya actualmente a su empresa y qué sistemas actuales están implementados para respaldar los procesos del Paso 2. La capacidad actual de soportar el cambio y en rendimiento, seguridad y operatividad necesaria para un cambio con un proyecto de ERP
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Este es el momento donde debemos conocer el nivel de madurez de la gestion, operación e inversion en TI actual y detectar los requerimientos necesarios para la implementación de un ERP de clase mundial.

Paso 4: Efectividad y acceso a los sistemas actuales
Los datos se recogerán sobre:
La antigüedad del sistema actual
Licencias de usuario actuales y estructura, incluidos los límites
Si el sistema actual es capaz de adaptarse a la expansión y al alcance global
La accesibilidad de sus sistemas de datos
Visibilidad de los indicadores clave de rendimiento, finanzas y procesos
Visibilidad de la cadena de suministro, incluidas las operaciones, la producción, el estado de los pedidos y el envío

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Este es el momento donde debemos descubrir las brechas en la eficiencia y aparecerán cuellos de botella en los procesos y la tecnología actuales. que deben ser el punto de partida para las mejoras en el nuevo ERP

Paso 5: Viabilidad y mejoras del nuevo ERP
Este paso evaluará el grado de preparación de su empresa para el éxito de la implementación y lo que podría mejorarse para llegar allí. En este punto, se espera una demostración del software, así como una descripción general de los nuevos procesos o conceptos que se integrarán.
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Este es el momento donde debemos visualizar para identificar si las expectativas seran realmente satisfechas con el nuevo ERP "ver para creer"

Paso 6: Requisitos de implementación
Al implementar un nuevo ERP, se deben reunir ciertos entregables como requisitos.
Evaluaremos el verdadero presupuesto requerido, los roles designados en TI y al equipo de implementación funcional dedicado los cuales deben poder responder a una serie de requerimientos que se consultaran para cada uno de estos módulos.. 
  • Finanzas y contabilidad
  • Transporte
  • Logistica
  • Gestión de inventarios
  • Producción
  • Ventas
  • CRM
  • Servicio al cliente
  • Compras
  • Proyectos
  • Bancos
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Este es el momento donde debemos detectar si se tienen listos los procesos, acuerdos y datos necesarios que sirven de insumo al ERP, como por ejemplo si el plan de cuentas esta preparado para el objetivo del Paso 1

Se debe optimizar los procesos empresariales, mediante la estandarización empresarial por procesos e identificar el flujo empresarial, los puntos de control para definir los indicadores de desempeño e indices estratégicos de cumplimiento de modo que su organización este preparado para una implementación ERP exitosa, así como la preparación de todas las bases de datos que su ERP le va a solicitar.


Paso 7: Hoja de ruta
Una vez completados todos los pasos anteriores, los evaluadores deberán analizar el plan actual, los cronogramas y estrategias definidas hasta el momento para compararlas con las mejores prácticas en implementaciones ERP

Los procesos del negocio que serán soportados por el sistema y el orden de prioridad para establecer la planificación del proyecto de automatización de procesos y cuáles en etapas posteriores, debe haber sido definida por la organización y no por el implementador de la aplicación (software).

​Este es el momento donde debemos identificar si el planeamiento es realista y como debe ajustarse habiendo realizado los pasos 1 al 6 y listo! ahora podemos seleccionar el ERP que mejor se alinee con sus operaciones y estrategia