Diseño y desarrollo de un plan de gestión de cronograma

Introducción
Es bien sabido que el principal documento rector para la planificación de proyectos es el Plan de Gestión de Proyectos, que integra y consolida una serie de planes subsidiarios, incluido el Plan de Gestión de cronogramas (SMP). Este SMP proporciona orientación inicial y adapta la planificación general el uso específico del proyecto al realizar los procesos de gestión. Aunque Una Guía para el Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos (Guía PMBOK)® no proporciona mucha información sobre el SMP, el desarrollo de este plan es extremadamente importante para la entrega exitosa del proyecto.
Este documento analiza y proporciona un enfoque efectivo para diseñar y desarrollar este Plan de Gestión de cronograma, así como para producir una lista de verificación y un procedimiento que se puede almacenar como una plantilla de biblioteca para uso futuro del plan.

Sustento
El capítulo 6 de la Guía del PMBOK,® La gestión del cronograma del proyecto aborda los procesos necesarios para desarrollar un cronograma o programa del proyecto, pero no aborda directamente el plan necesario para diseñar la base de estos procesos. El primer proceso identificado en la Gestión del cronograma del Proyecto es el de "Definir Actividades", que forma parte del Grupo de Procesos de Planificación, diseñado para ser implementado al mismo tiempo que varios otros procesos como "Crear WBS" y "Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto".

La referencia en el Guía del PMBOK® al Plan de Gestión del Cronograma incluye solo un breve comentario sobre el esfuerzo de planificación que señala: "Este esfuerzo de planificación es parte del proceso de Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto (Sección 4.2), que produce un plan de gestión del cronograma que selecciona un método de programación, una herramienta de programación, y establece el formato y establece criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto".

Otros esfuerzos de la industria
El desarrollo del Plan de Gestión de cronogramas, aunque no necesariamente se conoce por ese nombre, es común a la mayoría de las asociaciones de la industria de planificación y programación involucradas en la producción de mejores prácticas o controles de proyectos. Otros enfoques para el desarrollo del Plan de Gestión de cronograma (SMP) en la industria son proporcionados por varias asociaciones de la industria, como el PMI College of Scheduling (ahora oficialmente la Comunidad de Práctica de la Programación), la Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costos Internacional (AACEi), la Asociación de Gestión de la Construcción de América (CMAA), Planning Planet (PP) y el Chartered Institute of Building (CIOB).

En la Comunidad de Práctica de la Facultad de Programación del PMI, la Iniciativa de Excelencia en la Programación (SEI) está finalizando actualmente el primer borrador de las Mejores Prácticas y Directrices para la Programación que se presentará para su revisión por pares en la Conferencia Anual de la Facultad de Programación del PMI 2011 en San Francisco, California, en mayo de 2011. Este documento proporciona un capítulo sobre el diseño del cronograma, produciendo las mejores prácticas y recomendaciones para todos los aspectos de la planificación para crear el cronograma o programa del proyecto, que se alinea bien con el desarrollo del SMP.

La AACEi ha publicado una descripción del proceso completo de control del proyecto llamado "Marco de Gestión de Costos Totales", que define la Gestión de Costos Totales (TCM) como "la aplicación efectiva de la experiencia profesional y técnica para planificar y controlar los recursos, los costos, la rentabilidad y el riesgo". El desarrollo del SMP se puede encontrar dentro de TCM principalmente en las secciones 7.1, "Alcance del proyecto y desarrollo de la estrategia de ejecución". En esta taxonomía, el trabajo involucrado en el desarrollo del SMP, a menudo llamado Diseño de cronograma, es un requisito previo para la Planificación de cronograma, de manera similar a la forma en que el Guía del PMBOK® lo describe. Este proceso para TCM define el trabajo que se debe realizar para entregar el proyecto, el enfoque general a través del cual se realizará el trabajo y la arquitectura de cronograma necesaria para respaldar el esfuerzo de gestión del proyecto.

CMAA publica los Estándares de Práctica de Gestión de la Construcción (CMSoP), que subdivide los procesos necesarios para desarrollar el SMP en varias etapas; Pre-diseño, diseño, adquisición, construcción y post-construcción. En la fase de prediseño, el CMSoP señala que durante esta fase, el "CM determina los sistemas de programación y los procedimientos apropiados para monitorear el cronograma..." Por lo tanto, el desarrollo del SMP se produce en la fase de prediseño de los estándares CMAA.

Planning Planet, una de las asociaciones de planificación más antiguas del mundo, está en proceso de desarrollar un cuerpo de conocimientos sobre planificación y programación que se denominará "Guía del usuario de los planificadores". Esta guia abarcar todos los aspectos de la programacion para las industrias globales que utilizan procesos de programacion. El autor jugó un papel decisivo en la redacción del texto básico para el módulo en desarrollo relacionado con SMP en la Guía, llamado "Selección del Diseño del Cronograma/Plan del Proyecto". Este módulo aborda las decisiones necesarias y las suposiciones que se deben tomar antes de comenzar a crear el cronograma.

CIOB, una asociación con sede en el Reino Unido dedicada a "la promoción para el beneficio público de la ciencia y la práctica de la construcción", publicó recientemente su estudio, "Gestión del riesgo de finalización retrasada en el 21c Century", y no parece abordar las mejores prácticas en el desarrollo del SMP. La publicación identifica a un pequeño grupo (aproximadamente el 7%) de los participantes del estudio que establece el control de calidad del programa a través de la revisión contra un proceso certificado por ISO9001; sin embargo, no menciona la necesidad de un SMP.

Propósito del Plan de Gestión de cronogramas
Comenzar a desarrollar un cronograma sentándose frente a la computadora y marcando la lista de actividades sin diseñar el SMP es similar a comenzar un proyecto saltando a la primera etapa sin haber pensado en ningún plan o cronograma para el proyecto. Un cronograma correctamente desarrollado es una guía y un mapa para un proyecto. Si se considera el desarrollo de un cronograma como un proyecto en sí mismo; Cumple con todos los términos de un proyecto, como tener un carácter temporal, con una fecha de inicio y una fecha de finalización fija, objetivos específicos y múltiples partes participantes en el proyecto. Entonces, si el desarrollo de un cronograma es un proyecto, ¿cuál es el plan para este proyecto? ¿No tiene sentido que haya un plan para cualquier proyecto? ¿Cuál es el plan para el desarrollo del cronograma? Aquí es donde entra en juego el SMP.
Es vital que el propósito del cronograma se adapte a la estrategia de ejecución, que podría incluir la necesidad de proteger los costos relacionados con el tiempo, el control del presupuesto, el control de la gestión de cambios, el uso detallado de la gestión, el control de recursos, la coordinación y el control del propietario y de terceros, las predicciones y proyecciones precisas, o la prevención y documentación de reclamaciones. El propósito de un cronograma de proyecto está organizado y enfocado por el desarrollo del SMP.

Por lo tanto, el propósito de desarrollar un SMP es garantizar que el desarrollo real del cronograma esté guiado por un proceso bien pensado que garantice una estructura organizativa suficiente y un enfoque para desarrollar el cronograma de manera eficiente.

Diferencia entre el Plan de Gestión de cronograma y el Desarrollo de cronogramas
El SMP incluye la planificación y el diseño del cronograma, desde la identificación de los usuarios finales hasta el diseño de los informes, desde la identificación de la estructura de la EDT hasta el diseño de los calendarios y los códigos de actividad, desde la determinación de la frecuencia de actualización hasta el establecimiento del nivel de detalle, especialmente la decisión de un enfoque de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo para el desarrollo del cronograma.
El desarrollo de cronogramas es la creación de cronogramas de referencia normal que se escribe en muchos, muchos documentos y libros, y está bien descrita en la industria. Se basa en tener un buen SMP para que el desarrollo del cronograma se organice y se produzca de manera eficiente.

Componentes del Plan de Gestión de cronogramas
Al igual que un cronograma tiene componentes que ayudan a crear un modelo de la construcción física, el desarrollo del SMP tiene componentes necesarios para ayudar en el logro exitoso de un buen proceso de programación.
Como se señaló anteriormente, el propósito de la programación debe adaptarse a la estrategia de ejecución, por lo que un primer paso en el desarrollo del SMP es determinar el propósito de la programación para permitir que el diseño de la programación se ajuste a ese propósito. Esta es una discusión que a menudo no sucede, en detrimento del proyecto.
Sin una comprensión clara de la terminología utilizada en la programación y los informes de programación, las comunicaciones no serán las ideales, por lo que un léxico con definiciones de cualquier término técnico es vital para un buen SMP. Los términos técnicos de construcción, como la licitación o el programa, dominarán cuando se trabaje con proyectos internacionales, mientras que los proyectos con sede en los EE. UU. pueden preferir la compra o la adquisición, y el plan o el cronograma. Los términos específicos de la programación técnica, como la ruta crítica, deben definirse de modo que no haya preguntas posteriores sobre si la CP es la ruta más larga o un máximo de flotación total. Una buena comprensión de todos los términos ayudará a las comunicaciones y, después de todo, ¿qué es un cronograma si no es una herramienta de comunicación?

Comenzar el desarrollo de cronogramas sin la información necesaria no es lo ideal y puede resultar en un desarrollo lento o, lo que es peor, en cronogramas incompletos e inexactos. El SMP debe incluir una lista de documentos necesarios para permitir que el desarrollo continúe, como información contractual (¿cuándo comienza y termina oficialmente el proyecto?), planes y especificaciones (¿cuál es el alcance?), penalizaciones e incentivos (¿cuáles son los riesgos del rendimiento?), secuenciación y planes de designación de área (¿cómo se manejará el proyecto?) y recursos (¿cuáles son los recursos disponibles junto con sus límites?). Es bastante simple desarrollar una lista maestra de documentos requeridos para una industria específica o tipo de proyecto.
Comprender quién participará en el desarrollo de la programación es una consideración importante en el desarrollo del SMP. Estas son las personas cuyos roles influirán en la forma en que se utilizará el horario y qué información es necesaria y disponible. Por parte del propietario, quién revisará realmente los cronogramas es una cuestión importante para que se puedan determinar los requisitos que pueden ser más altos o diferentes de las especificaciones del horario. Este es el momento de elaborar el proceso para la presentación y aprobación del cronograma, incluidas las lecciones aprendidas que el revisor traerá a la mesa. Saber cuándo el revisor quiere y puede revisar la programación, y qué formatos se utilizan, ayudan a contribuir a una operación más fluida. La identificación de las partes interesadas y los usuarios finales (que pueden ser inquilinos) es un tema importante a tratar; Si estas partes van a tener aportes en el proyecto o en el cronograma, es importante identificarlas.
Una vez que se identifican los miembros del equipo y otras partes interesadas, incluidas las influencias externas en el cronograma o el proyecto, se deben identificar y aclarar las funciones y responsabilidades reales de esos miembros. El Guía del PMBOK® toma nota del uso del Gráfico RACI, que correlaciona las tareas con las funciones y las personas mediante la identificación de cuatro vínculos; Responsables, Responsables, Consultan e Informan. Esto cubre las principales divisiones entre los miembros del equipo de gestión del proyecto en el desarrollo y mantenimiento del cronograma del proyecto y proporcionará claridad al equipo del proyecto.
Con la amplia disponibilidad de varios paquetes de software de gestión de proyectos para la planificación y programación, junto con las diferentes opciones y limitaciones de esos paquetes, el SMP es el momento adecuado para registrar el proceso utilizado para decidir sobre el software y la plataforma específicos para su uso, y cómo se va a utilizar, y la versión específica requerida. El problema del software de programación empresarial se aborda en la etapa SMP. Esto incluye la identificación de los usuarios, qué cronogramas se importarán o utilizarán como fuente de datos, qué niveles de acceso para las personas se requieren, cómo se validarán los cronogramas importados y, para el uso de un programa maestro con sub cronograma importados o actualizados individualmente, establecer la fecha de datos común que se utilizará para las actualizaciones.
La línea base final y las programaciones de actualización deben tener la capacidad de producir los informes que se requieran, por lo que tiene sentido tener una idea de todos los informes necesarios al diseñar la programación. Esto significa que la capacidad de organizar según sea necesario se puede configurar en los componentes del cronograma, como WBS, códigos de actividad, filtros, diseños y formatos de página, y se puede hacer una sola vez. También ayudará a hablar sobre el costo y la carga de recursos y qué informes específicos se necesitarán para la gestión del proyecto.
Otros componentes, como la codificación inteligente de identificación de actividades, deben establecerse en el SMP para que los códigos se diseñen con antelación y sean lo suficientemente flexibles como para adaptarse al uso programado.
En los proyectos que son susceptibles a las condiciones meteorológicas adversas, el SMP se utiliza para elegir la metodología para la planificación de las condiciones meteorológicas adversas, así como el proceso de seguimiento de las condiciones meteorológicas reales. Este punto de referencia es necesario para analizar los efectos de cualquier clima inusualmente adverso en el rendimiento del proyecto.
Con respecto a la carga y el seguimiento de los costos y los recursos, este es un aspecto importante del SMP, ya que muchos proyectos dependen en gran medida de los recursos y otros se supervisan principalmente por los costos. Determinar qué información de costos está disponible y cómo se utilizará aumentará el valor del cronograma. Si los presupuestos y el presupuesto están disponibles, la opción de utilizar la Gestión del valor acumulado está sobre la mesa. Esta es una de las mejores, y quizás una de las únicas, formas de gestionar el trabajo no crítico, ese trabajo que ha flotado pero que si no se hace, finalmente se convertirá en crítico. El deslizamiento en este trabajo no crítico ha destruido muchos presupuestos debido a los costos excesivos incurridos en el último mes de un proyecto, y tiene una alta probabilidad de forzar la finalización tardía. Por lo tanto, el uso de Sistemas de Gestión de Valor Ganado (EVMS) específicamente para monitorear este trabajo no crítico mejorará la capacidad de pronóstico tanto del costo al finalizar como del comercio o el apilamiento de recursos que probablemente causará un deslizamiento en la fecha de finalización, y proporcionará una gama de predicciones optimistas a pesimistas. El diseño del EVMS debe tener lugar durante el desarrollo del SMP para que sea una parte integral del desarrollo del cronograma, así como la producción de informes de resultados útiles y relevantes.
Dado que el cronograma o programa es la principal herramienta de comunicación para el proyecto, es vital que la presentación inicial del cronograma, así como los cronogramas actualizados, expliquen claramente los medios y métodos del contratista para lograr el progreso del proyecto y lograr su finalización oportuna. Por lo general, esta explicación se presenta como una narración separada con el cronograma técnico, generalmente llamado la Narrativa Escrita o la Base del Cronograma o Programa. El propósito de la Narrativa es proporcionar un resumen del trabajo, explicar el plan de construcción, mostrar cómo el cronograma cumple con la especificación y los requisitos contractuales del plan, identificar problemas potenciales y resumir la Ruta Crítica.
El proceso de gestión de riesgos, que debe utilizarse en el desarrollo y las actualizaciones del cronograma, debe identificarse y formalizarse en el SMP. Esta es un área que a menudo es ignorada por los contratistas y propietarios, y que puede producir grandes beneficios positivos para el proyecto. El desarrollo del plan original, la identificación de los problemas conocidos, la lluvia de ideas sobre los problemas desconocidos o previstos, y la determinación de las contingencias temporales y el método para llevar a cabo estas contingencias mejoran el resultado final. La planificación de riesgos, tanto para las amenazas como para las oportunidades, proporciona un nivel de seguridad en la planificación que a menudo no se reconoce por el beneficio que proporciona para el proyecto en la protección de la finalización.
Dado que, como el Guía del PMBOK® Como bien se afirma, todos los proyectos experimentan cambios, el desarrollo del SMP es el momento adecuado para diseñar el proceso de gestión del cambio y desarrollar procedimientos para este proceso. Esto incluye un sistema para identificar cambios, un proceso de estimación de costos adicionales y un proceso para analizar el impacto temporal de los cambios, así como las necesidades de mitigación para el propietario. Todos los cambios deben tener un análisis tanto de costo como de tiempo, así como una revisión de los riesgos asociados con el rendimiento del cambio.
Para las industrias que están expuestas a disputas por retrasos e interrupciones, el SMP debe diseñar un sistema para evitar reclamaciones y resolver disputas, basado en términos contractuales, que pueda implementarse si el proceso de gestión del cambio se estanca o falla.
Y el último componente del SMP es uno que se enfatiza en el Guía del PMBOK®; el del uso de los Activos de Proceso Organizacional. Con un buen proceso de lluvia de ideas de lecciones aprendidas realizado al principio del proyecto, y de forma rutinaria durante las actualizaciones, el rendimiento del proyecto se beneficiará del conocimiento combinado del equipo de gestión. Identificar los Activos del Proceso Organizacional y documentarlos en el Plan de Gestión del Cronograma proporcionará un conjunto mucho más sólido de políticas, procedimientos y pautas para el equipo del proyecto.

Lista de verificación para el plan de administración de cronogramas (desarrollado por Chris Carson y Patrick M. Kelly)

Desarrollo de la definición del alcance del proyecto controlable

•  Bases de implementación del proyecto
•  Contrato
•  Aviso de Proceder o Carta de Liberación
•  Planos del proyecto
•  Plan de Designación de Área
•  Plan de secuenciación
•  Características técnicas
•  Especificación de programación
•  Definición del alcance del trabajo
•  Indemnización por daños y perjuicios o programa de incentivos
•  Artículos y alcance proporcionados por el propietario
•  Hitos, fases o cronogramas maestros del propietario
•  Estimación y Encuestas de Cantidad/Listas de Materiales
•  Cualquier EDT interna existente
•  Contratos Separados del Propietario y Alcance (coordinación entre este y otros proyectos externos)
•  Análisis de Valor e Ingeniería
•  Información histórica del proyecto
•  Recopilación de datos de la base de datos histórica del proyecto
•  Datos de programación reales
•  Datos de recursos reales
•  Lecciones aprendidas del proyecto
•  La incorporación de estos datos ayuda en el desarrollo del plan de ejecución
•  Jugadores de equipo
•  Organigrama
•  Identificar a los usuarios del programa
•  ¿Quién tiene aporte?
•  ¿Quién actualiza?
•  ¿Quién comprueba la exactitud?
•  ¿Quién revisa?
•  ¿Quién lo aprueba?
•  Identificar la matriz de asignación de responsabilidades (RAM)
•  Otros Planes de Proceso de Planificación
• Desarrollo de la estrategia de ejecución
•  Estructura de desglose organizacional (OBS)
•  Desarrollo de Paquetes de Trabajo
•  Por contrato
•  Según lo asignado por el Cliente
•  Coordinación con WBS
•  Salida de diseño de programación (controlada por software)
•  Identificación de software
•  Software Específico
•  Mínimo requerido y versiones permitidas
•  Problemas específicos de la empresa
•  Usuarios identificados
•  Programaciones utilizadas para la importación o la fuente de datos
•  Niveles de acceso
•  Proceso de validación
•  Para las programaciones maestras, establezca fechas de datos
•  Propósito del producto del trabajo
•  Para qué se puede utilizar el horario (propósito)
•  Horario de trabajo del superintendente
•  Cronograma de planificación de compras o licitaciones
•  Herramienta de informes de alta dirección
•  Justificación de las solicitudes de tiempo
•  Reclamaciones/Prevención o Resolución de Disputas
•  Informes generados a partir de la programación
•  ¿Quién recibe los informes?
•  Lista de informes
•  Ejemplos de informes
•  Glosario/Léxico de términos ambiguos
•  Nivel de detalle
•  Determinar el enfoque:
•  De abajo hacia arriba (comenzando con actividades detalladas)
•  De arriba hacia abajo (comenzando con la programación resumida)
•  Ambos (preparar de arriba hacia abajo, luego de abajo hacia arriba)
•  Identificar la frecuencia de las actualizaciones
•  Establecer el rango de duración de actividad más pequeño
•  Diccionario de Códigos
•  Para el trabajo de seguimiento y monitoreo:
•  Fase de trabajo
•  Estructura
•  Área
•  Piso o Estación
•  Ubicación
•  Para la gestión de proyectos:
•  Responsabilidad
•  Turnos de trabajo
•  Costos
•  Recurso
•  Especificación
•  Gestión del cambio
•  Metodología de planificación meteorológica, si es necesario
•  Elegir metodología
•  Definir la metodología y la aplicación
•  Planificación meteorológica
•  Clima adverso esperado
•  Identificar el origen o el requisito de especificación
•  Metodología de identificación
•  Identificar el método de contabilidad para el clima real
•  Costo y recursos
•  Estimación y correlación con la carga de costos
•  Presupuesto y uso en recursos
•  Descripciones de la tripulación de recursos
•  Descripciones de los equipos
•  Cómo se supervisará la producción real
•  Límites de recursos y/o nivelación
•  Sistema de Gestión de Valor Ganado
•  Esquema de cronograma
•  Esquema de horario
•  Actividades clave que se están rastreando
•  Hitos del cliente
•  Artículos de Largo Plazo
•  Estructura de la EDT
•  Coordinación con las Cuentas de Control de Costos
•  Otros contratos en proyecto
•  Bases narrativas y supuestos
•  Procedimiento utilizado para crear la programación
•  Definiciones/Léxico
•  Descripción de la secuencia de trabajo por estructura
•  Análisis del riesgo
•  Riesgos y constructibilidad
•  Lluvia de ideas de problemas
•  Problemas conocidos (amenazas)
•  Artículos provisionales
•  Problemas pronosticados
•  Lecciones aprendidas
•  Influencias externas
•  Preocupaciones sobre la condición del sitio
•  Oportunidades
•  Desarrollar un plan de gestión de riesgos
•  Proceso inicial durante el desarrollo del cronograma de referencia
•  Taller de Riesgos
•  Proceso de uso durante las actualizaciones
•  Pasos formales de la gestión de riesgos
•  Escenarios hipotéticos para riesgos de eventos específicos
•  Análisis de Monte Carlo para la incertidumbre de la duración
•  Análisis específico para riesgos impulsados por la red
•  Contingencias de tiempo
•  Cantidades
•  Comercio específico (del plan de gestión de riesgos)
•  Contingencia Específica del Contratista
•  ¿Cómo se lleva?
•  Usar datos históricos como referencia
•  Definición de Procesos
•  Proceso de actualización
•  Frecuencia
•  Solicitud y transmisión de datos
•  Validación
•  Diagrama de flujo del proceso
•  Gestión del cambio
•  Requisitos de notificación
•  Metodología permitida
•  Proceso de control de calidad
•  Diagrama de flujo del proceso
•  Proceso de recuperación
•  Identificar qué cambios de lógica son aceptables sin aprobación formal
•  Identificar lo que constituye una revisión que requiere aprobación
• Identificar la lluvia de ideas y el tiempo de discusión de las lecciones aprendidas
•  Descripción del proceso o diagrama de flujo
•  Proceso de Resolución de Disputas
•  Programa de Revisión para Evitar Reclamaciones
•  Refuerce la planificación para evitar reclamaciones
• Identifique un programa específico para evitar reclamos durante las actualizaciones de programación y la gestión de cambios
•  Identifique los pasos si el proceso de gestión de cambios falla o se detiene
•  Siga las especificaciones
•  Proporcionar plazos para las etapas del proceso
•  Proporcionar una descripción del proceso o un diagrama de flujo

Resumen
El SMP es uno de los insumos más importantes en el Plan de Gestión del Proyecto y, como tal, ayuda a diseñar el cronograma o programa y proporciona orientación en el desarrollo completo del cronograma o programa. La elaboración de este plan debe ser un procedimiento estructurado y documentado que abarque toda la información necesaria para agilizar el proceso de elaboración del cronograma o del programa y garantizar que el resultado final sea el adecuado para las necesidades del proyecto. Este documento proporciona los detalles necesarios para desarrollar el SMP que sea más apropiado y útil para cualquier proyecto.