Que es la gestión de proyectos organizacionales u OPM ?

Las organizaciones tienen estrategias para lograr sus objetivos a largo plazo, ya sea aumentar las ventas, lanzar un nuevo producto o construir nuevas instalaciones. Los proyectos ayudan a ejecutar esos planes estratégicos, y la gestión de proyectos organizacionales es el marco que alinea ese trabajo con los objetivos de la organización.
Empecemos por profundizar en la definición de gestión organizacional de proyectos y los distintos componentes que la componen. A continuación, exploraremos algunos tipos de proyectos organizativos, quién los supervisa y los retos a los que se enfrentan las organizaciones al ejecutar esos proyectos.

​¿Qué es la gestión organizacional de proyectos?
La gestión organizacional de proyectos (OPM) es utilizada por las organizaciones para ejecutar mejor sus estrategias al alinear las prácticas de gestión de proyectos, programas y portafolios con los objetivos de la organización. Este enfoque se presta a todas las métodos de gestión de proyectos, desde un enfoque tradicional en cascada, entorno ágil o híbrido.

Cuando una organización utiliza la gestión de proyectos organizacionales, puede ayudar a administrar sus proyectos, programas o portafolios de varias maneras. Por ejemplo, ayuda a seleccionar, definir y entregar proyectos. También puede mejorar la estimación, entregar proyectos más cerca de los plazos previstos y lograr un mejor rendimiento y resultados.
Otros beneficios incluyen la reducción de desperdicios, la mejora de la productividad general y la toma de decisiones más informadas. La gestión de proyectos organizacionales también ayuda a administrar recursos en varios proyectos, ya sean recursos internos o externos. Sin embargo, esto sólo puede lograrse con un potente software de gestión de proyectos con funciones que ayuden a la gestión de la cartera de proyectos.

Softwares OPM de gestión de proyectos y portafolios cuentan con sólidas hojas de ruta que pueden agrupar y organizar todos los proyectos de un programa o cartera y mostrarlos en un diagrama de Gantt, que cuenta con funciones de gestión de recursos, seguimiento del tiempo y gestión de tareas. Los usuarios pueden filtrar por persona asignada, gerente de proyecto o cliente para hacer pronósticos, ver qué proyectos están abiertos y quién está asignado a tareas y resaltar métricas clave para las partes interesadas. 

La gestión de proyectos organizacionales supervisa tres dominios, incluidos proyectos, programas y gestión de portafolios. Si bien esos son los tres principales, las partes más pequeñas componen estos tres componentes. Algunos de esos componentes son la estructura organizativa, la planificación de proyectos y la gestión de inversiones. Sin embargo, todos ellos se engloban en uno de los tres componentes principales de la gestión de proyectos organizativos, que explicamos a continuación.

Gestión de proyectos
La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y gestionar los recursos para entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad. Todos los tipos de empresas utilizan la gestión de proyectos para lograr objetivos a corto y largo plazo. Esto se hace mediante una variedad de habilidades y técnicas, dirigidas por un gerente de proyecto e incluye la definición del alcance del proyecto, la identificación de los entregables, la gestión de riesgos y la comunicación efectiva entre los equipos.

Gestión de programas
La gestión de programas es similar a la gestión de proyectos, solo que implica la gestión de múltiples proyectos que estén relacionados y alineados con los objetivos comerciales. El objetivo es mejorar el rendimiento de la organización. Un gerente de programa supervisa este proceso. La gestión de programas se encuentra en muchas industrias, como las empresas, el gobierno y las organizaciones sin fines de lucro. Implica la planificación estratégica, la gobernanza del programa, la gestión de recursos, la presentación de informes de estado, el establecimiento de direcciones y la resolución de problemas.

Gestión de Portafolio
La gestión de portafolios es como la gestión de programas, solo que los múltiples proyectos que supervisa no están necesariamente relacionados. Según el Project Management Institute (PMI), "garantiza que una organización pueda aprovechar el éxito de su selección y ejecución de proyectos. Se refiere a la gestión centralizada de una o más portafolios de proyectos para lograr objetivos estratégicos". Se utiliza para cerrar la brecha entre la estrategia de una organización y su implementación.

Tipos de Proyectos Organizacionales
A grandes rasgos, hay tres tipos de proyectos en la planificación organizacional. Son proyectos de capital, operativos y estratégicos. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno.

Proyectos de Capital
Los proyectos de capital, también conocidos como proyectos de mejora de capital, tienden a ser inversiones a gran escala y a largo plazo que implican una planificación y recursos significativos para mejorar o agregar a un activo existente. Suelen ser cambios estructurales permanentes que pueden aumentar el valor de un activo, alargar su vida útil o mejorar sus capacidades. Estos proyectos organizativos se encuentran tanto en el sector público como en el privado. Algunos ejemplos de proyectos de inversión son los planes de fabricación y los edificios de oficinas en el sector privado, así como las carreteras, los ferrocarriles, las centrales eléctricas y las bibliotecas en el sector público.

Proyectos Operativos
Los proyectos operativos se utilizan para identificar procesos que se pueden mejorar y luego ejecutar un proyecto para aprovechar esa oportunidad. Algunos ejemplos son la implementación de nuevas tecnologías o el desarrollo de un nuevo procedimiento que aumente la eficiencia y la productividad. Ejemplos de proyectos operativos son la implementación de un nuevo sistema de gestión de inventario, la mejora de la logística de la cadena de suministro, la actualización de la infraestructura de TI de una organización o la racionalización de sus procesos de servicio al cliente.

Proyectos Estratégicos
Los proyectos estratégicos, también llamados iniciativas clave o prioridades, son iniciativas importantes que ayudan a una organización a alcanzar sus metas y objetivos a largo plazo. Estos proyectos difieren de los proyectos organizacionales, que se centran en el funcionamiento diario de una empresa.

Una vez que se lleva a cabo un análisis FODA en una reunión de planificación estratégica, las empresas pueden elegir proyectos estratégicos. Un plan de negocios, presupuesto y responsabilidades por parte del equipo de liderazgo los definen. Ejemplos de proyectos estratégicos incluyen el lanzamiento de un nuevo producto, la entrada en nuevos mercados, la creación de un nuevo minorista, sucursal o división, etcétera.

¿Quién supervisa la gestión de proyectos organizacionales?
Muchos profesionales tienen la tarea de supervisar la gestión de proyectos organizacionales. Estos son algunos grupos clave y personas responsables de la gestión operativa de proyectos.
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es un grupo dentro de una organización o subcontratado por la organización para ayudar a los proyectos proporcionando apoyo y asegurándose de que los proyectos cumplan con las mejores prácticas y estándares. El objetivo es maximizar el valor de los proyectos y garantizar que permanezcan alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Hay un gerente de PMO que es el líder operativo responsable de administrar e implementar procesos y métodos, así como de supervisar a los gerentes de proyectos para asegurarse de que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumplan con las expectativas de calidad.

Gestores de Portafolio de Proyectos
Un gestor de cartera de proyectos es responsable de gestionar una cartera de proyectos para alcanzar las metas y objetivos de la organización. Este rol evalúa proyectos y programas estratégicamente, eligiendo cuáles priorizar y asignando recursos de manera efectiva. Ayudan a seleccionar proyectos y a gestionar los presupuestos, los riesgos y los informes.
Gerentes de proyecto
Un gerente de proyecto es responsable de la planificación, ejecución y cierre de un proyecto específico. Su objetivo es entregar ese proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo con los estándares de calidad. Los gerentes de proyecto supervisan las actividades diarias del proyecto, impulsando la estrategia, administrando los recursos y resolviendo los problemas a medida que surgen. También informan a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto.

Cómo gestionar proyectos organizativos
Gestionar un proyecto ya es bastante difícil, pero las cosas se complican rápidamente cuando varios proyectos requieren una entrega a tiempo. Además, todos estos proyectos deben aportar valor a una organización y alinearse con sus objetivos estratégicos. Sin embargo, hay un proceso para gestionar varios proyectos. Siga estos pasos para entregar proyectos operativos con éxito.

1. Establecer una oficina de gestión de proyectos
El primer paso es crear una PMO si no hay una en la organización. Este servicio también se puede contratar a una PMO como empresa de servicios. Hay muchas razones por las que una PMO puede ayudar a gestionar proyectos organizativos. Crea un repositorio centralizado para la información del proyecto, lo que ayuda a las partes interesadas a mantenerse actualizadas. También puede estandarizar los procesos para ayudar a los equipos de proyecto a utilizar métodos fiables para producir resultados coherentes. Esto mejora la eficiencia y rompe los silos.

2. Seleccionar y priorizar proyectos
Seleccionar y priorizar proyectos ayuda a una organización a alcanzar sus objetivos, utilizar mejor los recursos y generar confianza con sus partes interesadas. También puede ayudar a llegar primero a los clientes, asignar recursos de manera más eficiente, mejorar la calidad del trabajo y gestionar las expectativas de las partes interesadas.

3. Establecer un proceso de admisión de proyectos
La admisión de un proceso de proyecto define los pasos que sigue la organización para revisar y aceptar nuevos proyectos. Esto ayuda a asegurarse de que los proyectos que han sido seleccionados estén debidamente planificados y organizados. Esto evita confusiones y retrasos.

4. Construir la madurez de la gestión de proyectos
Al desarrollar la madurez de la gestión de proyectos (PMM), los proyectos de una organización pueden alcanzar mejor sus objetivos, gestionar el riesgo y mejorar los resultados del proyecto. Es una parte clave de la planificación estratégica y ofrece un marco para evaluar y mejorar las capacidades de gestión de proyectos. También puede identificar brechas en los recursos y la calidad para desarrollar una estrategia para mejorarlos.

5. Asegurar que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la organización
Esto se hace definiendo objetivos claramente, priorizando proyectos, alineando esos proyectos y asignando recursos para esos proyectos priorizados. También ayuda asignando roles y responsabilidades para que todos sepan qué hacer. Los gerentes realizan un seguimiento del progreso y alientan a los equipos multifuncionales a comunicarse e informar sobre el progreso.

6. Gestionar los recursos de todos los proyectos, programas y portafolios
Por último, la gestión de recursos es esencial para el éxito de los proyectos operativos. Se utiliza para planificar, organizar y medir el uso de los recursos humanos y no humanos para que se asignen y programen adecuadamente.
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Fuente: Camilo Tristancho | 24 de julio de 2024