Priorización de proyectos: Cómo priorizar proyectos y estrategia

Uno de los grandes retos a los que se enfrenta cualquier organización es alinear su planificación estratégica y sus objetivos de negocio con los proyectos que emprende. En las organizaciones pequeñas, la priorización de proyectos no siempre es crítica. Por otro lado, en las organizaciones más grandes, puede haber una gran división entre los objetivos estratégicos y la cartera de proyectos.

En organizaciones de cualquier tamaño, algunos métodos simples le permiten priorizar sus proyectos de manera efectiva para que pueda aplicar la visión estratégica de su organización, lograr los objetivos comerciales y nivelar sus recursos.

¿Qué es la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es el proceso de determinar qué proyectos existentes y nuevos son los más urgentes para una organización. Esto se puede hacer a través de varios métodos de priorización de proyectos que permiten a los gestores de carteras evaluar la viabilidad, el impacto y el valor potencial de un proyecto.

¿Por qué es importante la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es especialmente importante para las organizaciones más grandes que tienen varios proyectos y programas en su cartera. Estas organizaciones, como cualquier otra, deben ejecutar varios proyectos simultáneamente pero cuentan con recursos limitados, lo que hace necesario priorizar las posibles ideas de proyectos.

Los gerentes de programas, los gerentes de cartera y las PMO son responsables de priorizar los proyectos. Lo hacen estableciendo criterios de priorización de proyectos que sopesan los pros y los contras de los proyectos existentes y potenciales y luego toman una decisión basada en su análisis. 

Existen diferentes métodos de priorización de proyectos que puedes utilizar para priorizar tus proyectos.

Métodos de priorización de proyectos
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Hay muchos métodos de priorización de proyectos que puedes utilizar para gestionar tus carteras de proyectos. Estos son los tres métodos de priorización de proyectos más utilizados. Cada uno de ellos tiene pros y contras dependiendo de las necesidades de gestión de su cartera o PMO.

1. Modelo de puntuación
El modelo de puntuación es un método de priorización de proyectos que se basa en las opiniones de expertos en la materia. El método de puntuación consiste simplemente en evaluar diferentes aspectos de un proyecto y luego asignar una escala de valores numéricos a cada criterio. Por ejemplo, puede asignar valores numéricos al nivel de riesgo de un proyecto, los beneficios potenciales, la viabilidad y otras variables. El modelo de puntuación es definido por el programa, el gestor de portafolios o la PMO en colaboración con equipos multifuncionales.

2. Matriz de priorización de proyectos
Una matriz de priorización de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los gerentes de programas y carteras priorizar proyectos comparando varias variables de priorización de proyectos en una sola matriz de comparación. Una matriz de priorización de proyectos es muy similar a una matriz de Eisenhower, una tabla 2×2 que se utiliza para comparar la urgencia y la importancia de la tarea. Una matriz de priorización de proyectos funciona igual que una matriz de Eisenhower, pero generalmente involucra más variables.

3. Período de amortización
Como su nombre indica, el método de priorización de proyectos del período de recuperación se centra únicamente en el período de recuperación, que es el tiempo que tarda una organización en recuperar la inversión realizada en un proyecto. Por lo tanto, en función de este método, priorizará los proyectos en función de la rapidez con la que puedan recuperar la inversión realizada.

Proceso de priorización de proyectos: cómo priorizar proyectos en 4 pasos

1. Evalúe sus proyectos existentes
Como líder de equipo, debes dedicar un poco de tiempo a reflexionar sobre dónde se encuentran tú y tu organización antes de empezar a emprender cualquier nuevo proyecto. Desafortunadamente, eso no siempre sucede.
A medida que su empresa evoluciona, siempre va a estar atado con recursos limitados en forma de falta de tiempo, dinero o personas insuficientes. Esto es cierto en casi todas las organizaciones, grandes o pequeñas. Entonces, ¿cómo sofocar la prisa por emprender cualquier proyecto en cualquier momento con la necesidad de utilizar sus equipos de gestión de proyectos como herramientas para su logro estratégico?

Utiliza su portafolio actual de proyectos como un marcador que ilustra cómo se asignan sus recursos en ese momento y le brinda una instantánea de si sus proyectos se alinean con su estrategia.

Aquí hay algunos pasos para asegurarse de que está haciendo esto correctamente:

• Dedica unos minutos a trazar todos tus proyectos e iniciativas.
• ¿Todos estos proyectos encajan dentro de su visión estratégica?
• ¿Encaja el nuevo proyecto o proyectos en este marco estratégico?
• ¿Tenemos el tiempo, las personas u otros recursos necesarios para que esto tenga éxito?

Si eres capaz de responder afirmativamente a todas estas preguntas, puedes seguir adelante. Si respondes que no a muchas de estas preguntas, es probable que debas pensar en lo que estás haciendo y por qué lo estás haciendo.

2. Define los criterios de priorización de tus proyectos
No bastará con identificar tus proyectos, su encaje en la estrategia de la organización y asegurarte de que todos están trabajando en la dirección correcta. Usted y su equipo deben centrarse en establecer criterios claros de priorización de proyectos para proyectos futuros.
Las necesidades de priorización de proyectos varían de una organización a otra, al igual que las variables que puede elegir para crear sus criterios de priorización o modelo de puntuación. Por ejemplo, uno de los objetivos principales de la priorización de proyectos es ayudar con la gestión del portafolio permitiéndole utilizar sus recursos existentes de la manera más eficiente posible.

Desde ese punto de vista, debe priorizar proyectos similares que utilicen los mismos recursos, lo que le permite aprovechar al máximo sus esfuerzos de nivelación y asignación de recursos. Esto reduce los costos y mejora la eficiencia operativa de su organización.  Estos son algunos ejemplos de cosas que podrías incluir en los criterios de priorización de proyectos.

• Viabilidad del proyecto
• Riesgos potenciales
• Análisis costo-beneficio
• Necesidad relativa a la organización
• Valor de negocio
• Duración del proyecto
• Recursos necesarios
• Alineamiento estratégico

3. Priorizar proyectos nuevos y existentes
Una vez que haya determinado los criterios de priorización de proyectos que mejor se adapten a las necesidades de su organización, puede priorizar tanto los proyectos existentes como los potenciales. Ahora puede elegir qué método de priorización de proyectos funciona mejor para su organización y establecer un sistema de priorización de proyectos.

4. Gestiona tus proyectos de forma agresiva
La clave final para alinear la estrategia empresarial y la gestión de proyectos para lograr las prioridades más altas es gestionar sus proyectos de forma agresiva. Esto le permite enfocarse y reenfocarse constantemente en sus áreas clave de impacto, la estrategia a largo plazo de la organización y su alineación de recursos.

En muchas organizaciones, es necesario desarrollar los músculos de la gestión de proyectos y el enfoque en una cultura de gestión de proyectos coherente es un punto de énfasis constante para las PMO.

Dave Wakeman | 6 de octubre de 2022