Asumir un rol en la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) puede ser una gran opción para los gerentes de proyectos que desean aprovechar sus habilidades para lograr un impacto organizacional más amplio.
Como gestor de proyectos, es probable que trabajes dentro de la estructura de una oficina de gestión de proyectos (PMO). Si bien alguna vez se percibió como un departamento centrado en la gobernanza y el cumplimiento, las PMO de alto rendimiento ahora son conocidas por impulsar el valor estratégico para las organizaciones a través de la tecnología, la cultura y el desarrollo profesional de los gerentes de proyectos. También pueden tener presencia en la sala de juntas, trabajando con la alta dirección para alinear los proyectos con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave. Si estás interesado en aplicar tus habilidades de gestión de proyectos a una escala más amplia, un puesto de PMO puede ser una buena opción para ti. Exploremos cómo puedes hacer el cambio. Gerentes de Proyecto vs Líderes de PMO "Un gestor de proyectos suele centrarse en la ejecución y entrega de proyectos individuales. Un líder de PMO opera a un nivel organizacional más alto, supervisando múltiples proyectos o una cartera de proyectos dentro de una organización, y diseñando soluciones específicas para satisfacer las necesidades de los clientes de PMO y ofrecer un valor efectivo. Las PMO pueden tener diferentes roles y funciones de una empresa a otra. Estos pueden ir desde el establecimiento y mantenimiento de estándares, procesos y metodologías de gestión de proyectos en toda la organización, hasta el apoyo a los ejecutivos en la gestión de la cartera y la toma de decisiones estratégicas", dice Américo Pinto, PMP, PMO-CP, PMO-CC, Director General de PMO Global Alliance en PMI. En resumen, las PMO atienden a una amplia gama de clientes, desde gerentes de proyectos hasta ejecutivos de nivel C. Son centros de excelencia, que permiten a los gerentes de proyectos y ejecutivos trabajar de manera más estratégica y, en última instancia, brindar un valor real al negocio. Cierran la brecha entre la gestión de proyectos y los objetivos de la organización, y ofrecen recursos y experiencia en gestión financiera, recursos humanos, servicio al cliente y comunicación. Y crean un ecosistema en el que las iniciativas actuales y futuras pueden prosperar. Primeros pasos en una carrera de PMO "Encontrar oportunidades para hacer la transición a roles de PMO plantea desafíos en comparación con los puestos de gestión de proyectos, dada la naturaleza de liderazgo del rol", dice Patrick Brodeur, PfMP, PMP, SAFe, ITIL, Asesor Estratégico de Deloitte, quien recomienda adoptar un enfoque proactivo para adquirir experiencia relevante. Estos son algunos pasos que puedes seguir para allanar el camino:
Habilidades esenciales para los líderes de PMO Como administradores que se aseguran de que las iniciativas organizacionales aporten un valor real, las PMO necesitan talento con sólidas capacidades estratégicas y de liderazgo. Afortunadamente, muchas de esas habilidades son transferibles desde los roles de ejecución de proyectos. "El viaje de la gestión de proyectos a la PMO implica el aprendizaje continuo, la creación de redes y la preparación para aprovechar las oportunidades. Al mantenerse en sintonía con las tendencias de la industria y perfeccionar las habilidades técnicas y blandas, los profesionales pueden posicionarse para el éxito", dice Nisheet Saxena, PMP, MoP, PRINCE2, ITIL, Senior Program Manager en Ooredoo Qatar. ¿Qué hace a un gran líder de PMO? Subir de nivel las siguientes habilidades de poder ayudará.
Si estás listo para pasar a un rol en el que empoderas a otros para lograr el cambio, la PMO podría ser el lugar adecuado para ti. Siga los consejos descritos aquí para comenzar su viaje. Fuente: PMI • 13 mayo 2024 El control del tiempo es una ventaja competitiva crucial en la gestión de proyectos. Saber administrar eficazmente el tiempo es esencial para el éxito de cualquier iniciativa. Es importante que todos los gerentes, directores, planners y schedulers de proyectos, desarrollen sus habilidades, y conozcan las técnicas y herramientas adecuadas para conseguirlo. A continuación, se presentan elementos clave para una gestión efectiva del tiempo en la dirección de proyectos. 1. Planificación detallada Una planificación detallada es fundamental para garantizar la efectividad en la gestión del tiempo. Definir actividades, estimar duraciones y crear un cronograma preciso son pasos esenciales. La consideración de escenarios, por ejemplo, permite una planificación más robusta a través de la estimaciones pesimistas, optimistas y probables. 2. Registros validados, herramientas y técnicas La planificación entrega información relevante sobre los hitos, entregables y actividades clave del proyecto con duraciones estimadas. Esta información se puede desglosar en tareas manejables y actividades registradas en una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) que permitirá posteriormente generar el diagrama de Gantt del cronograma del proyecto, para visualizar la secuencia de tareas en el tiempo Emplear herramientas como diagramas de Gantt, software de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet, junto con técnicas como la descomposición y el juicio de expertos, facilita la gestión de agendas y calendarios de manera eficiente. 3. Ruta crítica La ruta crítica es un concepto central en la gestión de proyectos que determina la duración mínima del proyecto y la secuencia de actividades que lo definen. Si una actividad de la ruta crítica se retrasa, el proyecto se prolongará en la misma medida, a menos que otra actividad de la ruta crítica se pueda completar antes de lo previsto. Conocer la ruta crítica es vital para identificar las actividades que impactan directamente en la duración total del proyecto. Además, la ruta crítica ayuda a visualizar el proyecto, gestionar plazos, comparar progresos planificados y reales, y gestionar recursos. Las herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet permiten identificar adecuadamente la ruta crítica gracias a sus funcionalidades avanzadas de programación y seguimiento de proyectos. Estas herramientas facilitan la importación de datos desde otras fuentes y ofrecen plantillas prediseñadas para una configuración rápida. Una buena gestión del cronograma permitirá posteriormente que la gestión de tiempo y costo se integren de manera sofisticada para dar lugar a herramientas más complejas como la Gestión del Valor Ganado (EVM). Finalmente, te brindamos algunas recomendaciones para perfeccionar las habilidades de gestión del tiempo. Como Mantener actualizaciones profesionales en el campo. El Project Management Institute (PMI) transformó el concepto de la gestión del tiempo por el de Gestión del Cronograma del Proyecto (Project Schedule Management) y actualmente, fomenta y ofrece a los profesionales, la posibilidad de obtener la certificación como especialistas en la gestión del cronograma (PMI-SP®). Del mismo modo, implementar las técnicas y herramientas apropiadas, como configuración de objetivos SMART del proyecto (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) y sus actividades, permitirá a los equipos del proyecto comprender la relevancia y los plazos de acción para el proyecto desde la planificación. Entender las prioridades (usando herramientas como la Matriz Eisenhower), permite a los gestores y miembros del proyecto ser organizados y capaces de identificar las tareas importantes y las que pueden ser delegadas o gestionadas posteriormente sin afectar al proyecto. Desarrollar una rutina con espacios de tiempo definidos, permitirá evitar la multitarea, las distracciones y el tiempo muerto. 4/4/2024 Madurez de la PMOProject Management Institute (PMI), la principal autoridad mundial en gestión de proyectos, y la firma global de servicios profesionales, PwC, se han unido para abordar el estado actual de la madurez de la oficina de gestión de proyectos (PMO) a través de la creación de un índice de madurez de PMO a medida. Si bien la puntuación del índice de madurez global muestra que todavía hay un largo camino por recorrer para las PMO en su viaje de madurez, ha identificado una cohorte de 230 PMO, denominada el "10 por ciento superior" en este informe, que son líderes en todas las dimensiones del índice. El 10 por ciento superior está cumpliendo con múltiples aspectos en cinco dimensiones clave de la madurez de la PMO: gobernanza, integración y alineación, procesos, tecnología y datos, y personas. Esto permite que el 10 por ciento superior tenga una mayor influencia e impacto en su organización y, en última instancia, ofrezca resultados de proyectos más exitosos. Esto se destaca en su respuesta a la pandemia de COVID-19, donde el 10 por ciento superior pudo respaldar el fuerte giro que tomaron sus organizaciones al acelerar nuevas formas de trabajar y expandir rápidamente las funciones de gestión de riesgos. Este informe muestra los atributos clave de las PMO del 10 por ciento superior y los pasos que se pueden seguir para unirse a ellas. La oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) tiene un papel vital que desempeñar a medida que el mundo avanza hacia una era pospandémica. A menudo malinterpretado como un departamento confinado a la gobernanza y el cumplimiento, estamos viendo que las PMO van más allá de la ejecución táctica de proyectos y realizan una gama más amplia de actividades que impulsan el valor estratégico para sus organizaciones. Estas PMO evolucionadas adoptan nuevas tecnologías, se centran en la cultura de equipo y ayudan a convertir a los gestores de proyectos en embajadores de la creación de valor. También tienen una mayor presencia en la sala de juntas al trabajar con la alta dirección para alinear los proyectos de manera efectiva con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave que realmente importan a la organización. Para evaluar el estado actual de la madurez de las PMO y comprender lo que podemos aprender de las PMO más avanzadas, PMI y PwC han creado un Índice Global de Madurez de PMO, el primero de su tipo. Utilizando los resultados de una encuesta mundial realizada a más de 4000 profesionales de la gestión de proyectos, de los cuales más de 2500 trabajan en una PMO, un perfil de las PMO de mayor rendimiento, el "10 por ciento superior", revela lo que tienen en común y cómo crean beneficios a largo plazo para sus organizaciones. El índice de madurez PMI y PWC En nuestra encuesta global, se preguntó a los profesionales de gestión de proyectos que trabajan dentro de una PMO con qué frecuencia su PMO realizaba una serie de actividades relacionadas con la creación de valor. Cuanto más frecuente sea la actividad, mayor será la madurez de la PMO. Medimos los niveles de actividad en función de 23 elementos específicos de madurez de la PMO en las siguientes cinco dimensiones: Gobernanza:
Integración y alineación:
Procesos:
Tecnología y Datos:
Gente:
El 10 por ciento más rico (véase la Figura 1) se encuentra repartido por todo el mundo, con una concentración ligeramente mayor en el sur de Asia. Una gran proporción del 10 por ciento superior se encuentra en el sector tecnológico, lo cual no es sorprendente dado que el sector está a la vanguardia en lo que respecta al cambio y la transformación empresarial. La otra mitad se distribuye en una variedad de industrias, con una prevalencia ligeramente mayor en los sectores de servicios financieros, construcción y telecomunicaciones. La mayoría del 10 por ciento superior son oficinas de gobierno a nivel corporativo, como una PMO empresarial (ePMO). Un enfoque centralizado en toda la organización brinda a estas PMO la oportunidad de respaldar la gobernanza, las mejores prácticas y la alineación de proyectos/programas entre departamentos y funciones, lo que garantiza que los proyectos se lleven a cabo para el beneficio general de la organización. El 10 por ciento superior también tiene una representación impresionante en el nivel de C-suite, lo que mejora aún más su amplio punto de vista y comprensión de los proyectos en toda la organización. Esta información, que tiene un valor incalculable para la asignación eficaz de recursos y la alineación de los proyectos, es una pieza del rompecabezas que falta para la mayoría de las PMO a nivel mundial. La puntuación del índice global Nuestro análisis revela que la madurez global de las PMO se sitúa en una media de 61,4 sobre una puntuación máxima de 100 (véase la Figura 2). Esta puntuación enfatiza que la mayoría de las PMO aún están a mitad de camino en su viaje de madurez y aún no han alcanzado un punto en el que estén cumpliendo de manera consistente en las cinco dimensiones. En comparación, la puntuación de madurez entre el 10 por ciento superior es de 94,9, lo que indica que están implementando una serie de actividades en todas las métricas dentro de cada dimensión casi todo el tiempo. El 10 por ciento superior está impulsando el alcance de la PMO más allá de la buena gobernanza, que abarca las actividades más "típicas" de una PMO, en áreas como el desarrollo del talento, la adopción de tecnología y la influencia estratégica. Nuestros datos sugieren que las dimensiones del índice se refuerzan entre sí: rara vez las PMO sobresalen en una dimensión y fracasan en otra; por lo tanto, una PMO que busca acelerar su viaje de madurez debe considerar cómo invierte sus recursos en las cinco dimensiones. Figura 2: Puntuación del índice de madurez de PMO: el 10 por ciento superior frente al global Fuente PMI
La humanidad está nuevamente creando una tecnología poderosa que puede hacer cosas asombrosas. En los últimos meses, hemos visto la creciente importancia de la IA en diferentes campos. La IA puede automatizar tareas como recopilar datos, responder correos electrónicos, probar software, manejar facturas, ayudar a los clientes e incluso crear contenido.
No hay duda sobre el impacto positivo de la IA en muchas empresas. ¡Pero debemos ignorar algunos riesgos! Entonces, antes de que comencemos a confiar (demasiado) en la IA, ¿no deberíamos abordar algunas de las cuestiones éticas de la IA en el lugar de trabajo? Explorar la implementación de la IA en el lugar de trabajo es un asunto urgente que requiere nuestra atención. Únete a nosotros en este blog mientras abordamos algunas inquietudes y preguntas clave de la IA. Por qué necesitamos abordar las cuestiones éticas en la IA La adopción de la IA está progresando rápidamente en América Latina. Según una encuesta reciente realizada por IDC, un promedio del 45% de las empresas de la región han adoptado la IA, siendo Brasil el líder con un 63%. Aunque la IA tiene un potencial inmenso, es importante tener en cuenta algunas preocupaciones en torno a la adopción de herramientas de IA generativa como ChatGPT o Bard de Google. El Observatorio de Innovación Pública de la OCDE informa que Argentina, Brasil, Chile, Colombia, México, Perú y Uruguay están en proceso de crear o ya han establecido una estrategia de IA. Estas estrategias tienen como objetivo maximizar los beneficios de la tecnología de IA y al mismo tiempo abordar cualquier riesgo potencial o mal uso. A continuación, se enumeran cinco preocupaciones relacionadas con la IA. #1 El impacto de la IA en los panoramas laborales “Según McKinsey & Company, la automatización puede provocar un desplazamiento de 400 a 800 millones de puestos de trabajo para 2030, lo que dará como resultado que hasta 375 millones de personas necesiten hacer la transición a diferentes categorías laborales”. Imagina un mundo donde reinan los robots y los algoritmos, desplazando las oportunidades laborales humanas. Puede sonar como una trama de una película de ciencia ficción, sin embargo, algunas personas piensan que este escenario está más cerca de la realidad de lo que pensamos. El uso cada vez mayor de herramientas impulsadas por IA ya está alterando el mercado laboral. Si bien la IA indudablemente aumenta la productividad, la velocidad y la eficiencia de los empleados, desafortunadamente, también podría generar importantes recortes de empleos y desempleo en varias industrias. Esta preocupación afecta especialmente a los países en desarrollo que dependen en gran medida de empleos intensivos en mano de obra. También es preocupante que la gran implementación de la IA probablemente afecte a las poblaciones más vulnerables, como las mujeres, las personas de color y los trabajadores poco calificados. Esto podría significar una mayor desigualdad de ingresos, pobreza y exclusión social. Sin embargo, los defensores de la IA argumentan que no hay motivo de preocupación, ya que nos hemos adaptado constantemente a las nuevas tecnologías. A medida que la IA continúa aumentando, podemos esperar que surjan nuevas ofertas de trabajo, particularmente en campos como la ciencia de datos, la seguridad y el aprendizaje automático. Tomemos un momento para considerar esto. ¿Sabemos exactamente qué tipos de oportunidades laborales están surgiendo y cuáles se están eliminando? ¿Podrán las personas que han perdido sus trabajos de calificación media hacer la transición a roles de alta calificación? Es importante abordar las preocupaciones y la ansiedad de las personas más allá de simplemente discutir el potencial de la IA. Por lo tanto, debemos preparar a las personas para la integración de la IA a través de capacitación, cerrando la brecha de habilidades, descubriendo nuevas oportunidades laborales y enfatizando nuevas habilidades. Y deberíamos considerar implementar regulaciones en el lugar de trabajo que protejan a los empleados. #2 Sesgos en Algoritmos de IA El sesgo de IA puede surgir de sesgos en los datos utilizados para entrenar algoritmos de IA, lo que lleva a una discriminación no intencional contra ciertos grupos. Y esto, en última instancia, puede conducir a la discriminación y otras consecuencias sociales negativas, lo que impacta significativamente a la sociedad. Se necesitan conjuntos de datos diversos e inclusivos para evitar sesgos. “Eliminar el sesgo en la IA y el aprendizaje automático requiere una comprensión profunda de sus aplicaciones más amplias”. Pero, ¿cómo identificas los riesgos potenciales de injusticia y discriminación? ¿Qué sucede si el tamaño de los datos utilizados es insuficiente para una capacitación adecuada? ¿Qué pasa si algunos grupos han sido pasados por alto o excluidos? Si los datos no se analizan a fondo, la fuente del sesgo pasará desapercibida y sin identificar. Por lo tanto, para evitar tales problemas, es importante investigar y verificar la fuente y los detalles del conjunto de datos. Y es importante aplicar técnicas analíticas y probar diferentes modelos en diferentes entornos. Pero lo que es más importante, siempre debemos priorizar las buenas intenciones cuando se trabaja con inteligencia artificial. #3 El impacto de la IA en la privacidad Al apuntar a la automatización, la productividad y la comodidad, es posible que, sin saberlo, hayamos sacrificado algo importante: nuestra privacidad. El amplio uso de la vigilancia impulsada por IA, el monitoreo de los empleados y la recopilación de datos nos ha dejado expuestos y vulnerables. Algunas preocupaciones de privacidad y protección de datos están relacionadas con la recopilación y el uso de datos personales confidenciales. Hasta donde sabemos, la mayor parte de la IA se basa en información personal, por lo que la transparencia de la IA se considera una de las muchas preocupaciones clave. ¿Cómo reducimos los riesgos de acceso no autorizado y posibles filtraciones de datos? Hay varias herramientas que las organizaciones pueden usar para proteger los datos personales y restringir el acceso o los procesos no autorizados. Estos incluyen herramientas de enmascaramiento y anonimización de datos, encriptación, control de acceso y auditoría. #4 La naturaleza poco fiable de las herramientas de IA Las soluciones de IA dependen en gran medida de los datos de capacitación, lo que, lamentablemente, las hace vulnerables al engaño. Actualmente, ninguna tecnología de IA puede detectar imprecisiones en los datos sin la ayuda de extensos datos de ejemplo que estén libres de falsedades. Esto significa que los datos generados a menudo pueden ser inexactos o la fuente de datos desconocida, lo que puede ser muy problemático. El contenido generado por IA puede incluir falsedades, inexactitudes, información engañosa y hechos inventados, conocidos como “alucinaciones de IA“. Aquí hay algunas preguntas importantes a considerar. ¿Realmente nos sentimos cómodos confiando completamente en máquinas que carecen de transparencia y pueden comportarse de manera impredecible? ¿No deberíamos al menos exigir más transparencia si queremos seguir involucrando a la IA en la toma de decisiones? ¿Estamos hablando lo suficiente de las consecuencias? ¿Y cómo nos protegemos de las posibles consecuencias? #5 Navegando por el laberinto de derechos de autor de IA ¿Alguna vez te has preguntado cómo las herramientas de IA generativa como ChatGPT crean estos impresionantes diseños, poemas, videos de IA, voces y resúmenes? Aunque sería bueno creer que todo es magia, (desafortunadamente) todos sabemos que ese no es el caso. Está el algoritmo y una gran cantidad de datos detrás de él. Entonces, naturalmente, existen algunas preocupaciones sobre los derechos de autor y propiedad intelectual del contenido generado por IA. ¿Sabes quién es el propietario del contenido producido por las plataformas de IA generativa para ti o tus clientes? ¿Cómo proteges esa propiedad? ¿Y cómo protegemos la conexión humana y la creatividad mientras usamos herramientas de IA? Desde cuestiones legales como la incertidumbre de propiedad hasta preguntas sobre contenido sin licencia en datos de entrenamiento. Estas son algunas de las cuestiones que deben abordarse. Por lo tanto, depende de los sistemas legales proporcionar más claridad y definir los límites que nos protegerán a nosotros y a nuestros derechos intelectuales. Pero, ¿qué pasa con la creatividad y la innovación? ¿La IA está acabando con la creatividad o la está mejorando? Depende de nosotros definir cuándo usar o no esas herramientas y tomar decisiones éticas. A medida que continuamos interactuando con las herramientas de IA, debemos considerar cómo nuestras interacciones impactan la creatividad humana. Y siempre debemos dejar suficiente espacio para que florezca. Como humanos, somos responsables de proteger el elemento más preciado de nuestras vidas: nuestras conexiones con otros humanos. Pensamientos finalesAún se desconocen las consecuencias a largo plazo de depender en gran medida de la IA para la toma de decisiones. La pregunta principal es: ¿cómo podemos garantizar que la IA sirva como una herramienta, no como un sustituto? Abordar los posibles problemas de la IA es crucial para garantizar su uso ético y responsable. ¿Entonces, qué debemos hacer? Necesitamos instar a las organizaciones a priorizar la ética al usar IA. Debemos insistir en la investigación, las regulaciones y la transparencia en curso para abordar estas preocupaciones. Y debemos poner a las personas en primer lugar cuando usamos la IA, ya que el propósito de la IA es aumentar las habilidades humanas, no tomar el control. Fuente: SDI 9/2/2024 Cómo la IA mejora la ITSMHay mucho revuelo mediático en torno a la inteligencia artificial (IA), especialmente a raíz del revuelo creado por las herramientas de IA generativa como ChatGPT. Sin embargo, esta exageración no debería eclipsar las capacidades habilitadas por IA que ya se han agregado a las herramientas de gestión de servicios de TI (ITSM), incluido el uso de IA generativa. Especialmente las capacidades que mejoran la eficiencia y la eficacia de los procesos de ITSM en línea con el mantra de la automatización de operaciones y resultados "mejores, más rápidos y más baratos".
Este blog analiza algunas formas específicas en que las capacidades habilitadas por IA se han introducido en las herramientas de ITSM, adoptando una perspectiva basada en procesos. Pero primero, aquí hay algunas configuraciones de escena centradas en los beneficios. Los beneficios de la IA para ITSMLos beneficios potenciales de la IA para ITSM incluyen:
Ampliación de las capacidades de ITSM habilitadas por IA a otras funciones empresarialesDe la misma manera que los enfoques de gestión de servicios empresariales (ESM) amplían los procesos de ITSM y las capacidades de las herramientas de ITSM a otras funciones empresariales, como recursos humanos (RRHH), instalaciones, finanzas y legal, lo mismo ocurre con las capacidades de IA. Esto incluye las capacidades en las que se utiliza la IA para mejorar los procesos de ITSM. De hecho, la velocidad con la que se introducen nuevas tecnologías y capacidades en las herramientas de ITSM puede considerarse un diferenciador clave para las necesidades de ITSM y ESM. Si la IA mejora las operaciones y los resultados de TI, puede hacer lo mismo con otras funciones empresariales. Por ejemplo, las capacidades de clasificación automatizada de tickets (que categorizan y enrutan los tickets entrantes en función de patrones de datos históricos) se pueden utilizar en casi todas las demás funciones comerciales de los proveedores de servicios para mejorar la ejecución de los procesos. Porque, por ejemplo, la IA puede saber qué significa una solicitud de RRHH y cómo responder, también puede proporcionar la mejor resolución sin intervención humana. También hay muchos otros posibles casos de uso de ESM de capacidades de herramientas de ITSM habilitadas para IA que pueden beneficiar a otras funciones empresariales. Por ejemplo:
¿Cómo afecta la implementación de la IA en ITSM a la experiencia general del usuario para los empleados de una organización? La implementación de la IA en la gestión de servicios de TI (ITSM) tiene un impacto significativo en la experiencia general del usuario para los empleados dentro de una organización. Al aprovechar las tecnologías de IA, los equipos de TI pueden personalizar las interacciones, comprender los patrones de comportamiento de los usuarios y proporcionar un soporte más eficiente y personalizado. Esta personalización mejora la satisfacción del usuario, agiliza los procesos de resolución de problemas y, en última instancia, mejora la experiencia general del usuario en varios puntos de contacto del servicio de TI. Además, la IA en ITSM puede conducir a tiempos de respuesta más rápidos, identificación proactiva de problemas, opciones de autoservicio y automatización perfecta de tareas rutinarias, todo lo cual contribuye a una experiencia de empleado mejorada y más centrada en el usuario dentro de la organización. ¿Pueden las soluciones de ITSM impulsadas por IA adaptarse e integrarse con las diferentes infraestructuras de TI existentes, independientemente de su complejidad o tamaño? Las soluciones de gestión de servicios de TI (ITSM) impulsadas por IA tienen la capacidad de adaptarse e integrarse con varias infraestructuras de TI existentes, independientemente de su complejidad o tamaño. Estos sistemas impulsados por IA están diseñados teniendo en cuenta la flexibilidad, lo que les permite interactuar sin problemas con diversos entornos de TI que van desde configuraciones a pequeña escala hasta sistemas de grandes empresas. Al aprovechar los algoritmos avanzados de IA y las capacidades de aprendizaje automático, estas soluciones pueden analizar y comprender de manera inteligente diferentes arquitecturas, protocolos y formatos de datos de TI para garantizar una integración e interoperabilidad fluidas. Esta adaptabilidad permite a las organizaciones mejorar sus operaciones de TI, optimizar los procesos y mejorar la eficiencia general sin interrupciones significativas en su infraestructura existente. ¿Cuáles son los posibles desafíos o limitaciones a los que se enfrenta la transición a procesos de ITSM mejorados con IA y cómo pueden las organizaciones abordarlos de manera efectiva para una integración exitosa? La transición a procesos de gestión de servicios de TI (ITSM) mejorados por IA puede presentar desafíos y limitaciones que las organizaciones deben abordar para una integración exitosa. Algunos de los posibles obstáculos son la seguridad de los datos y la privacidad, la resistencia de la fuerza laboral a la adopción de la IA, la necesidad de mejorar las competencias de los equipos de TI para trabajar con tecnologías de IA y garantizar el uso ético de la IA en los procesos de toma de decisiones. Las organizaciones pueden abordar eficazmente estos desafíos mediante la implementación de medidas sólidas de protección de datos, la realización de programas de capacitación integrales para que el personal se familiarice con las herramientas de IA, el fomento de una cultura de apertura y colaboración para fomentar la aceptación de la IA y el establecimiento de pautas claras para el uso ético de la IA dentro de la organización. Al abordar de forma proactiva estos obstáculos, las empresas pueden navegar la transición a una ITSM mejorada por IA sin problemas, garantizando un rendimiento y un valor óptimos de sus inversiones en IA. Desafíos del personal de primera línea:
Los empleados pasan horas cada día realizando tareas repetitivas y manuales. Podemos asesorarte acerca de cómo hacer lo siguiente Automatizar los procesos con flujos de trabajo digitales conectados: El 74% de los líderes empresariales afirman que la automatización de los procesos manuales mejoró la eficiencia del personal Crear una plataforma unificada para el personal: La tecnología ocupa el tercer lugar en la lista de factores que, según los trabajadores, podría ayudar a reducir el estrés en el trabajo. Aumentar la eficiencia del personal de primera línea para que puedan dedicar más tiempo a los temas más importantes: USD 6 100 000 de ganancias gracias a la reducción de errores y la mejora de los resultados de la primera línea en tres años. Digitalizar procesos manuales: Permítenos ayudar a tu personal de primera línea a solucionar desafíos empresariales únicos con aplicaciones configurables y listas para usar y aplicaciones con poco código y fáciles de personalizar para que comiencen con el pie derecho.
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La Gestión de Servicios Empresariales (ESM) es una extensión crucial de las capacidades de Gestión de Servicios de TI (ITSM) a otros departamentos y funciones comerciales. Aunque a menudo se asocia con el servicio de TI y sus capacidades de soporte, la realidad es que ESM tiene aplicaciones en una variedad de áreas empresariales. A continuación, exploraremos casos prácticos de uso empresarial para la Gestión de Servicios Empresariales, destacando cómo se manifiesta su "huella" en diferentes funciones organizativas. ¿Dónde se aplica comúnmente la Gestión de Servicios Empresariales? Las encuestas de Axelos y IDH proporcionan una visión valiosa de la adopción de ESM en distintas funciones empresariales: Informe de la Industria de Gestión de Servicios Empresariales de Axelos 2021: Cliente/Soporte al Cliente: 50% de las organizaciones, 74% de aquellas con estrategias de ESM. Otras Funciones Empresariales: Operaciones Comerciales 42%, Recursos Humanos (RRHH) 29%, Seguridad 27%, Instalaciones 21%, Finanzas 21%, Adquisiciones 19%, Ventas/Marketing 15%, y Legal 9%. Informe de Gestión del Estado de los Servicios de IDH (2022): El 45% de los encuestados utilizan principios y prácticas de ITSM fuera del departamento de TI. Operaciones Comerciales: 57% de las organizaciones, superando el 58% de soluciones ITSM. Otras Funciones Empresariales (entre organizaciones que comparten capacidades ITSM): Servicio/Soporte al Cliente 55%/45%, Seguridad 51%/32%, Finanzas 35%/37%, Adquisiciones 32%/31%, RRHH 32%/35%, Instalaciones 29%/37%, Ventas/Marketing 24%/19%, y Legal 16%/13%. Informe de Gestión del Estado de Servicio de SysAid 2023: Un tercio de los encuestados consideraría implementar su mesa de servicio en otros departamentos. Ejemplos Prácticos de Uso Empresarial para ESM: 1. Operaciones Comerciales: Casos de uso: Optimización de proyectos de I+D, desde la planificación hasta el seguimiento. Beneficios: Mejora de la utilización de recursos y resultados del proyecto, gestión del ciclo de vida del producto. 2. Seguridad: Casos de uso: Automatización del manejo de problemas de seguridad. Beneficios: Uso de capacidades de autoservicio para informes de seguridad, incluyendo violaciones de datos. 3. Servicio/Soporte al Cliente: Casos de uso: Automatización del procesamiento de solicitudes para mejorar la satisfacción del cliente. Beneficios: Recopilación y actuación basada en comentarios para la mejora continua de productos y servicios. 4. Finanzas: Casos de uso: Automatización del procesamiento de facturas y gestión eficiente de gastos. Beneficios: Garantía de pagos puntuales, reducción de gastos administrativos y mejora del cumplimiento. 5. Adquisiciones: Casos de uso: Gestión eficiente de relaciones con proveedores y agilización de órdenes de compra. Beneficios: Garantía de bienes y servicios de alta calidad, reducción de gastos administrativos. 6. Recursos Humanos: Casos de uso: Automatización del proceso de incorporación y gestión eficiente de beneficios. Beneficios: Aprovisionamiento eficiente de recursos de TI, entrega precisa de beneficios. 7. Instalaciones: Casos de uso: Mantenimiento de registros de activos físicos y optimización de espacios de trabajo. Beneficios: Mejora de la planificación de mantenimiento, reducción de costos inmobiliarios. 8. Ventas/Marketing: Casos de uso: Coordinación y análisis de campañas de marketing, automatización de gestión de clientes potenciales. Beneficios: Mejora del ROI en marketing, eficiencia en ventas y tasas de conversión. 9. Uso Legal: Casos de uso: Simplificación de la creación, revisión y gestión eficiente de contratos. Beneficios: Reducción de riesgos legales, apoyo legal oportuno y eficaz. La Gestión de Servicios Empresariales no se limita al ámbito de TI; se ha convertido en un componente crucial para optimizar procesos en diversas funciones comerciales. A medida que las organizaciones buscan mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente, la implementación estratégica de ESM se vuelve esencial en un panorama empresarial dinámico y competitivo.
26/12/2023 Redefiniendo el Éxito: Estrategias Visionarias para una Gestión de Proyectos SobresalienteLa gestión de proyectos es habilidad, estrategia y dedicación. Tanto para los recién llegados como para los veteranos en el campo, siempre hay oportunidad para la mejora y la optimización. Claves para mejorar la gestión de proyectos Comprenda cómo se conectan varios esfuerzos: La primera clave es identificar cómo se conectan entre sí los diversos proyectos y cómo esta red se integra en los objetivos más amplios de la empresa. La alineación estratégica es esencial, conducirá a un programa o cartera de proyectos integrados y exitosos. Invierta en las herramientas adecuadas para respaldar sus procesos: En esta etapa, considere invertir en herramientas que le permitan planificar, rastrear y administrar todos los aspectos de su proyecto de principio a fin. Aprovechar una herramienta que ofrezca visibilidad en tiempo real del progreso puede marcar la diferencia entre un proyecto convencional y uno extraordinario. Perfeccione la admisión y priorización de proyectos: Asegurarse de que el equipo esté dedicando esfuerzos a las tareas correctas comienza con procesos definidos para la admisión y priorización de proyectos. La adopción de herramientas que simplifiquen la creación de formularios de admisión y faciliten la recopilación de información esencial es un paso crucial para evaluar y priorizar cada solicitud. Cree un modelo de mejora continua: Aprender de los éxitos y desafíos pasados, aplicar lecciones aprendidas y motivar al equipo a practicar la mejora continua en sus tareas individuales es la esencia de un proyecto que evoluciona constantemente. Además, la búsqueda del conocimiento mediante la actualización constante es una práctica clave. Mejore sus habilidades de gestión de recursos: A medida que los proyectos crecen en tamaño y complejidad, la gestión de recursos se vuelve una habilidad crítica. Obtenga información sobre la gestión y utilización de la capacidad, cómo pronosticar las necesidades de contratación y cómo dotar de personal a los proyectos para maximizar la eficiencia. Las herramientas y el software de gestión de proyectos ayudan a los equipos a gestionar de forma más eficaz las tareas, los plazos, el presupuesto y los recursos del proyecto. También hacen que la organización, la programación, el seguimiento y la elaboración de informes de proyectos sean más eficientes, al tiempo que mejoran la colaboración entre los miembros del equipo. Beneficios del software de gestión de proyectos Mejora de la planificación: La mayoría de los programas de gestión de proyectos te permiten crear cronogramas de proyectos, planificar presupuestos, asignar tareas a los miembros del equipo, y realizar actualizaciones en tiempo real, en una plataforma a la que todos pueden acceder a la vez. La planificación del proyecto es mucho más fácil cuando se tiene toda esta información organizada en una ubicación central, en lugar de en un plan de proyecto estático, que presenta problemas de control de versiones. Mayor visibilidad y rendición de cuentas: El software de gestión de proyectos proporciona una única fuente en tiempo real del progreso del proyecto, incluidas las responsabilidades de los miembros del equipo y el estado de las tareas individuales. Este nivel de visibilidad mantiene a los miembros del equipo responsables y garantiza que el trabajo se realice a tiempo y dentro del presupuesto. Aumento de la productividad: Puede utilizar el software de gestión de proyectos para crear flujos de trabajo que agilicen los procesos y automaticen el trabajo repetitivo. Por ejemplo, puede configurar alertas automáticas para notificar a los miembros del equipo cuando las tareas se completen o necesiten revisión, lo que reduce el tiempo dedicado a los correos electrónicos y las reuniones. Mejor colaboración: En la fuerza laboral distribuida de hoy en día, el software de gestión de proyectos desempeña un papel muy importante para ayudar a los equipos a colaborar desde cualquier lugar en el que trabajen. Proporcione a los miembros del equipo los permisos adecuados para que todos puedan colaborar en tiempo real. Perfeccionamiento de la toma de decisiones: La mayoría de los programas de gestión de proyectos incluyen funciones de generación de informes, que muestran datos en tiempo real para mantenerte notificado sobre el progreso, los riesgos o los retrasos del proyecto. Utilice esta información para tomar decisiones empresariales mejor informadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Elige el software de gestión de proyectos adecuado para ti El mejor software de gestión de proyectos es aquel que tu equipo realmente utilizará. Para iniciar el proceso de selección, tómese el tiempo necesario para considerar sus necesidades, la complejidad del proyecto, el presupuesto, los requisitos de seguridad, las herramientas actuales y el tamaño de su equipo u organización. Además, debe identificar lo que desea lograr con una solución de software. Algunos resultados deseados incluyen la capacidad de:
Una vez que conozca sus necesidades y los resultados deseados, considere los siguientes factores: Tipo de proyectos que gestionas: Algunas herramientas se adaptan a determinados departamentos o sectores, como el creativo o el de TI. Metodología de gestión de proyectos implementada: Si ha seleccionado una metodología de gestión de proyectos a seguir, necesitará un sistema que se ajuste al marco. Además, algunas soluciones cuentan con herramientas integradas, como diagramas de Gantt o tableros Kanban, que pueden respaldar su metodología. Número de personas que necesitan acceso: Determine cuántas personas necesitarán acceso al programa y el nivel de permisos que necesitan. Es decir, los miembros del equipo deberán editar los datos, mientras que es posible que las partes interesadas externas solo necesiten verlos. Documentación: Identifique si necesitará almacenar documentación en esta herramienta y cómo lo hará, y qué tipos de archivos debe acomodar la herramienta. Presupuesto: Elabore un presupuesto financiero y de tiempo que su empresa esté dispuesta a invertir en un nuevo software de gestión de proyectos. Desde la alineación estratégica hasta la elección de un software para la gestión de proyectos, cada aspecto es clave. Al adoptar estas prácticas, no solo dirige proyectos, sino que crea un camino hacia el éxito sostenible.
Fuente: Smartsheet El BPA (Business Process Automation) es conocido como la automatización de procesos empresariales, la cual es una estrategia que usan las empresas al implementar la tecnología para organizar su personal y sistemas a través de flujos de trabajos. La automatización permite mantener a las empresas el control de diversos temas, como la relación con los clientes, análisis, planificación, ventas, estandarización y el desarrollo. Tipos de automatización 1. Automatización: Son los trabajos no complejos en una organización, lo que proporciona un lugar centralizado para almacenar toda la información relacionada. Por ejemplo, usar una herramienta de mensajería centralizada para un tema o grupo permite una comunicación transparente, en lugar de ocultar información en varias cuentas de correo electrónico. 2. Automatización de procesos: Documenta y gestiona procesos comerciales para lograr coherencia y transparencia en las tareas. Es más efectivo que la automatización básica, y puede ser controlada por software y aplicaciones dedicados. 3. Automatización de integración: es más compleja que la automatización de procesos, permite que las máquinas observen la forma en que los humanos realizan las tareas y repitan tales acciones. Sin embargo, los humanos deben definir las reglas. Por ejemplo, podría integrar su software de BPM y atención al cliente. Esto podría darle los resultados de una lista de verificación de atención al cliente procesada para cada queja de clientes, y así asignar personal cuando sea necesario. 4. Automatización de IA: La incorporación del IA al software de integración permite tomar decisiones cuando el apoyo tecnológico sea parecido al humano. El sistema tomará decisiones sobre qué hacer con los datos en función de lo que haya aprendido y analizado constantemente. Por ejemplo, en el sector de fabricación, la automatización de la AI puede reducir significativamente los errores de previsión de la cadena de suministro. ¿Qué ventajas existen de implementar BPA? Reduce costos Ayuda a aumentar la capacidad de producción y contribuye a mejores márgenes que impactan a la rentabilidad al disminuir defectos y errores manuales. Aumento de productividad Los empleados de una empresa ya no se enfocarían en tareas sistemáticas, de esta forma completan sus tareas de forma más rápida y con menos errores. Mayor visibilidad de los procesos Se puede conocer mejor cómo funciona el flujo de trabajo y tomar decisiones sobre si es necesario añadir o eliminar un paso, es decir se puede mejorar los procedimientos. Aumento de eficiencia en las operaciones Al reducir los plazos de entrega o se utiliza los recursos de una manera más eficiente, se mejora el rendimiento que puede tener una empresa. Al implementar el BPA simplifica y mejora los flujos de trabajo, ayuda a las compañías a ser más eficientes en sus operaciones. Generando una buena atención a sus clientes, al optimizar procesos y sus empleados se enfocan en tareas más específicas.
Fuente: Smartsheet ¿Qué edad tiene su organización? ¿Una década? ¿Múltiples décadas? ¿Quizás más de cien años? ¿Y qué antigüedad tienen sus prácticas y procesos? O preguntado de otra manera, ¿Con qué éxito ha empleado la tecnología para mejorar sus operaciones y resultados comerciales? Y no solo sus operaciones comerciales de contacto con el cliente, sino también las operaciones dentro de sus muchas funciones comerciales administrativas, como recursos humanos (HR), instalaciones, compras, finanzas, etc.
La mayoría de la gente respondería "Oh, tenemos tanta tecnología en estos días", porque cada función comercial tiene sus propios sistemas y herramientas. HR tiene su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) o sistema de información de recursos humanos (HRIS). Finanzas tiene su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o sistema (s) de contabilidad. Y ese sistema ERP también podría compartirse con recursos humanos, adquisiciones, operaciones u otras funciones comerciales. Pero ¿Qué pasa con la habilitación de tecnología en forma de flujos de trabajo digitales? La evolución de la gestión de servicios empresariales: No pasemos por alto la necesidad de tecnología Si bien la gestión de servicios empresariales se describe como el uso de capacidades de gestión de servicios de TI (ITSM) por parte de otras funciones comerciales para mejorar sus operaciones y resultados, a menudo hay renuencia a reconocer la importancia de la tecnología para hacer esto. Sí, se necesita una mentalidad centrada en el servicio. Y sí, las mejores prácticas de ITSM pueden ser "adoptadas y adaptadas" por otras funciones comerciales. Pero muchos de los beneficios de la gestión de servicios empresariales (así como de ITSM) están limitados sin el uso de una herramienta de ITSM adecuada, que proporciona capacidades digitales que incluyen automatización, orquestación de flujos de trabajo, autoservicio, autoayuda y la gestión del conocimiento basada en la tecnología. Además, los datos que alimentan las capacidades de informes y análisis que permiten la medición del rendimiento y las oportunidades de mejora en las operaciones, los resultados y la experiencia del servicio. Lo mismo ocurre con la transformación digital. A menudo nos apresuramos a decir que la transformación digital no se trata de tecnología, sino que se trata de mejores negocios, con la necesidad de que las personas cambien como elemento clave. Una vez más, estos son todos los puntos verdaderos. Pero la transformación digital no sería posible sin la tecnología y los datos habilitadores. Ya sea que se emplee en nuevos productos, servicios, mejores mecanismos de participación del cliente u operaciones administrativas optimizadas. Esto último es particularmente pertinente ahora que las personas empleadas en operaciones administrativas probablemente lo hagan de forma remota o socialmente distanciadas en el futuro previsible. El catalizador de la transformación digital Si bien la pandemia mundial de 2020 lamentablemente ha causado sufrimiento social y empresarial, también ha sido el catalizador de la transformación digital que tanto se necesita en muchas organizaciones. Donde el paso al trabajo remoto, en particular, ha puesto de relieve los muchos defectos de las operaciones administrativas tradicionales que se basan en una combinación de actividades manuales, hojas de cálculo, intercambios de correo electrónico y personas que pueden interactuar cara a cara. ¿Suena familiar? Si cree que su organización no necesita flujos de trabajo digitales, quizás piense de nuevo. ¿Tus empleados han tenido problemas para trabajar con los procesos heredados y la habilitación tecnológica limitada? Por ejemplo, ¿ha sido difícil la colaboración y la cooperación con los empleados que trabajan de forma remota? ¿Y ha sido difícil obtener información sobre varios factores de éxito laboral, como: el rendimiento y la productividad individual y del equipo, los retrasos y los retrasos en el trabajo, la calidad de los servicios y el soporte, ¿o si los resultados comerciales requeridos se están entregando según sea necesario? Para muchas empresas, no hay duda de que los procesos tradicionales que dependen de la mano han sido insuficientes para satisfacer las necesidades de una organización dispersa y las expectativas más altas tanto de los clientes como de los empleados. Lo que su organización necesita hacer Por supuesto, existe la necesidad del momento de "despertar y oler el café", con la comprensión de que la antigua dependencia de los procesos manuales intensivos, las hojas de cálculo y los intercambios de correo electrónico ya no es la mejor manera de ejecutar las operaciones administrativas corporativas. (si alguna vez lo fue en la última década). Muchas organizaciones ya estaban a bordo con esta pre-pandemia, ya sea que la consideraran como la ejecución de la gestión de servicios empresariales o estrategias de transformación digital de back-office. Luego, como mencioné anteriormente, los cambios radicales en las formas de trabajar lo convirtieron en un imperativo comercial para muchos otros que luchaban por funcionar adecuadamente, en un mundo de trabajo distribuido, con su proceso status quo. Afortunadamente, la solución a esta necesidad ya está aquí, con herramientas modernas de ITSM que ofrecen la capacidad de crear e implementar rápidamente los flujos de trabajo digitales que su organización necesita. No solo en TI, sino en todas sus funciones comerciales. Por ejemplo, SysAid Workflow Designer le permite crear los flujos de trabajo digitales que necesita cada una de las funciones comerciales de su organización. Es importante destacar que no necesita codificación o habilidades técnicas. Ni siquiera necesita trabajar en TI: con Workflow Designer, cualquiera puede crear, compartir y optimizar procesos y flujos de trabajo digitales fácilmente. Por ejemplo, la interfaz de usuario de arrastrar y soltar simplifica la creación de flujos de trabajo y la implementación rápida del proceso nuevo o modificado. Además, puede aprovechar las capacidades de automatización y orquestación de servicios para minimizar aún más la dependencia del esfuerzo manual, para acelerar el flujo de trabajo y mejorar la experiencia de los empleados tanto para los usuarios del proceso como para las personas a las que sirven. Aprovechar los beneficios de los flujos de trabajo digitales Por un lado, es fácil señalar las partes de su organización que actualmente tienen dificultades para operar con sus procesos tradicionales que requieren mucha mano de obra. Sin embargo, por otro lado, también es importante destacar los beneficios de introducir flujos de trabajo digitales en diferentes funciones comerciales y su personal. Estos beneficios incluyen:
Al demostrar lo anterior, Orlando Vásquez, Director de soporte de aplicaciones en Locke Supply Co., un distribuidor de productos de plomería, electricidad y HVAC propiedad de los empleados, descubrió que: “El Workflow Designer ha convertido un trabajo de seis horas en un trabajo de una hora”. Es importante destacar que el poder de los flujos de trabajo digitales no se limita a las funciones comerciales individuales. También se pueden usar en todas las funciones comerciales. Por ejemplo, la incorporación y desvinculación de empleados puede aprovechar los flujos de trabajo digitales y la automatización y orquestación de servicios para lograr que varias funciones comerciales, incluidos recursos humanos (RR. HH.), instalaciones, TI y seguridad, trabajen juntas de manera eficiente para garantizar que los nuevos empleados, por ejemplo, tengan todo lo que necesitan para ser empleados productivos y motivados desde el primer día. |
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