¿Qué es la gestión estratégica de proyectos?

Los proyectos a menudo se ven como eventos independientes. Al fin y al cabo, son temporales y crean un entregable cuando se completan. Pero esta es una visión corta que no tiene en cuenta el panorama general. Los proyectos suelen formar parte de las metas y objetivos más amplios de una organización. La gestión estratégica de proyectos entiende esto.
Si no has escuchado el término antes, comenzaremos con una definición de gestión estratégica de proyectos y explicaremos en qué se diferencian los proyectos estratégicos de los proyectos operativos. También describiremos las funciones de las personas involucradas en la gestión estratégica de proyectos, así como las mejores prácticas para ayudarlo a alinear los proyectos con la estrategia comercial.

¿Qué es la gestión estratégica de proyectos?
La gestión estratégica de proyectos analiza los proyectos individuales y cómo pueden beneficiar potencialmente a una empresa. Esto puede ser agregando eficiencia a las operaciones de la empresa o alineándose con su plan estratégico. Ve un proyecto a través de la lente de cómo se conecta con el plan estratégico general de la empresa.
Por lo tanto, el proyecto tiene un objetivo, pero ese objetivo también debe encajar en la estrategia de éxito y crecimiento de la empresa, etc. Esto es algo en lo que se debe pensar cuando se trabaja en proyectos grandes o pequeños. La cartera de proyectos de una empresa debe trabajar en conjunto para satisfacer las necesidades de la empresa.

Por lo general, las empresas tienen una oficina de gestión de proyectos (PMO) que supervisará la cartera o el programa para garantizar que cumpla con los objetivos estratégicos. Decidirán si la combinación de proyectos es apropiada o suficiente para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa, si existen los recursos para lograrlo, si se están priorizando los proyectos correctos y si existe la flexibilidad para adaptarse a los cambios en la programación o los recursos.

El software de gestión de proyectos puede ayudar a gestionar sus proyectos para cumplir sus objetivos y los más grandes de la empresa. 

Ejemplos de proyectos estratégicos
Imaginemos una empresa de fabricación de gran éxito que tiene dos objetivos estratégicos clave descritos en su plan estratégico. En primer lugar, la compañía planea abrir nuevas tiendas físicas. Y en segundo lugar, la compañía planea vender sus productos en línea el próximo año.
Se trata de objetivos estratégicos que requieren la ejecución de los siguientes proyectos estratégicos:

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• Crea un sitio web y una aplicación móvil para vender productos en línea.
• Desarrollar estrategias de marketing para promocionar las nuevas tiendas, sitio web y aplicación.
• Contrate nuevo personal y capacite al personal actual sobre las nuevas pautas y procedimientos para las ventas en línea.
• Construir una nueva planta de producción y adquirir maquinaria y equipo para aumentar su capacidad de producción y mantenerse al día con la creciente demanda.
• Construir nuevos almacenes de producción y centros de distribución para ampliar sus capacidades de almacenamiento y distribución.
• Establecer un marco de gestión logística para el procesamiento de pedidos en línea.
• Encontrar nuevos proveedores de materias primas para evitar cualquier escasez en la cadena de suministro.
• Como puedes ver, estos proyectos están alineados con los dos objetivos estratégicos de la empresa y trabajan juntos de manera cohesiva para lograrlos.

Proyectos Estratégicos vs. Proyectos Operativos
¿Todos los proyectos son estratégicos? No necesariamente. Un proyecto estratégico está conectado con el plan estratégico más amplio de una empresa. Podría tratarse de ampliar su cuota de mercado mediante la introducción de un nuevo producto en el mercado. El proyecto que desarrolla, fabrica y entrega ese nuevo producto es estratégico, aunque tenga sus propios objetivos únicos.
Pero algunos proyectos son lo que se llama operativos. Un proyecto operativo es esencial para el funcionamiento diario de la empresa. Puede o no tener un impacto directo en los objetivos estratégicos de esa empresa. Por ejemplo, algunos proyectos operativos incluyen mantenimiento de rutina, programas de capacitación, actualizaciones de la infraestructura de TI, etcétera.

Funciones y responsabilidades de la gestión estratégica de proyectos
Entender la gestión estratégica de proyectos es algo más que definir el término. Es importante conocer las funciones y responsabilidades de quienes están involucrados en la implementación de la misma para la empresa. Se trata de puestos de alto nivel para personas que ya tienen la tarea de gestionar proyectos, programas y carteras, así como la ya mencionada PMO. Tomemos un momento para definir estas posiciones.

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Una PMO es un grupo, agencia o departamento interno o externo que se encarga de definir y mantener los estándares de gestión de proyectos de una empresa. En ese sentido, la oficina de gestión de proyectos prioriza los proyectos, establece las pautas de gobernanza de los proyectos y los agrupa en programas para lograr beneficios para la empresa y alinear los proyectos con la cultura y la estrategia de la empresa de manera efectiva.

Gerente de Proyectos
Por lo general, un gerente de proyecto solo es responsable de un proyecto. Liderarán ese proyecto en la planificación, ejecución, seguimiento y control, así como en el cierre del proyecto. Gestionan el equipo que ejecuta las tareas del proyecto. La función principal de un gerente de proyecto es entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad. Sin embargo, con los proyectos estratégicos, serán conscientes de la alineación estratégica y a largo plazo del proyecto que están gestionando con las metas y objetivos de la empresa.

Gerente de Programa
Un gerente de programa tiene un rol más estratégico que un gerente de proyecto. Son responsables de la gestión estratégica de proyectos de un programa, que es un grupo de proyectos relacionados. Por lo tanto, supervisan el cumplimiento de los objetivos de la organización, coordinando la actividad entre múltiples proyectos sin gestionarlos directamente. Sin embargo, administran el programa más grande para garantizar que cumpla con los objetivos estratégicos.

Gerente de Portafolio
El gerente de portafolio está más cerca del gerente de programa que del gerente de proyecto en el sentido de que administra una cartera de proyectos y es responsable de los objetivos organizacionales más amplios de la empresa. La principal diferencia entre los dos es que el director del programa trabaja con un grupo de proyectos relacionados. Ambos están pensando en alianzas estratégicas con las metas y objetivos de la empresa.

Plantilla de Plan Estratégico
El primer paso en la gestión estratégica de proyectos es comprender el plan estratégico de su organización, para que pueda evaluar mejor el impacto que tienen los proyectos en la realización de sus objetivos estratégicos más amplios.

Mejores Prácticas de Gestión Estratégica de Proyectos
Ahora que entendemos el concepto detrás de la gestión estratégica de proyectos y las personas involucradas en el proyecto, el siguiente paso es buscar las mejores formas de implementar la estrategia de su proyecto. Los siguientes son varios consejos que te ayudarán a asegurarte de que tus proyectos estratégicos estén alineados con los objetivos estratégicos generales de tu empresa.

Configurar una PMO
Si no tiene una PMO, entonces querrá una. Te permitirá crear y mantener los estándares de gestión de proyectos que son importantes para ti, como asegurarte de que los proyectos estratégicos se alineen con los objetivos de la empresa. También tendrá una visión de alto nivel de todos sus proyectos estratégicos y asignará los recursos de manera inteligente para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.

Seguimiento de los proyectos de cerca
Una gran parte de la gestión estratégica de proyectos es el seguimiento de las métricas del proyecto. La única forma de saber si los proyectos están funcionando según lo planeado es monitorearlos y realizar un seguimiento de las métricas esenciales, como los costos, los cronogramas, los presupuestos y otras métricas de rendimiento.

Determinar la factibilidad de proyectos y programas
Antes de iniciar un proyecto, debes asegurarte de que sea viable y esté alineado con las metas y objetivos estratégicos de tu empresa. Además, cada proyecto debe tener un estudio de factibilidad. Eso determinará si el proyecto encaja en la estrategia más amplia de la empresa, así como si vale la pena seguirlo.

Estimar el retorno de la inversión de proyectos y programas
Ser capaz de pronosticar el valor de un proyecto o programa antes de aprobarlo le ayudará a evitar pérdidas costosas. Hay varias maneras de hacer esto. Uno es un análisis de costo-beneficio, que determina si la inversión vale la pena el resultado beneficioso.

Evalúe cuidadosamente las decisiones de presupuestación de capital
Es esencial pensar en el presupuesto de capital a la hora de tomar decisiones sobre qué proyectos aprobar. El presupuesto de capital es una forma en que las empresas evalúan la rentabilidad potencial de los nuevos proyectos mediante la creación de responsabilidad y mensurabilidad. Esto permite a una empresa comprender los riesgos y rendimientos involucrados en la elección de un proyecto estratégico.

Realizar un análisis de costo-beneficio
Ya hemos mencionado un análisis de costo-beneficio, pero vale la pena repetirlo ya que es un paso muy importante para decidir qué proyecto estratégico es el adecuado para la empresa. Este proceso permite medir los beneficios de un proyecto y restar los costos asociados con el proyecto para proporcionar una imagen clara de su valor. Esto se puede comparar con los objetivos estratégicos generales de la empresa para garantizar que estén sincronizados.

Comprenda los factores del entorno empresarial que rodean sus proyectos y programas
Una cosa que puede ser complicada a la hora de decidir qué proyecto es estratégico para la empresa es el entorno en el que se llevará a cabo. Los proyectos que comparten objetivos y alcances de trabajo van a diferir en los entornos en los que se ejecutan.

Estos factores ambientales, como las condiciones del mercado, las restricciones legales, los estándares gubernamentales o de la industria, pueden afectar el éxito o el fracaso del proyecto.

Fuente: Brenna Schwartz | Dic 6, 2023