Qué es la automatización de la gestion de proyectos ?

La automatización de la gestión de proyectos es, sin duda, una de las transformaciones más productivas que cualquier empresa puede aplicar. Sin embargo, con demasiada frecuencia, termina siendo una ocurrencia tardía.

La cuestión es que los gestores de proyectos son profesionales altamente cualificados . A pesar de esto, probablemente pasan más tiempo en tareas administrativas repetitivas que cualquier otra persona en su empresa.
En otras palabras, es básicamente el candidato ideal para la automatización.

Hoy, vamos a comprobar exactamente cómo funciona esto en la práctica. Exploraremos las tareas específicas de gestión de proyectos que puedes automatizar, cómo hacerlo, qué herramientas utilizar y los beneficios que puedes esperar.

¿Qué es la automatización de la gestión de proyectos?

Como su nombre indica, la automatización de la gestión de proyectos significa utilizar herramientas digitales para eliminar la necesidad de trabajo administrativo manual dentro de los procesos de gestión de proyectos.

Como veremos en breve, estas tareas pueden ser tan básicas como la entrada de datos, el intercambio de información, los flujos de trabajo de aprobación, la asignación de recursos o la elaboración de informes de proyectos.

En última instancia, el objetivo es mejorar la eficiencia de los proyectos, sin comprometer la precisión, la visibilidad u otras cuestiones clave.

De este modo, los gestores de proyectos pueden dedicarse a tareas más productivas, como la gestión de clientes, la estructuración del trabajo y la entrega de proyectos.
Veremos cómo se ve esto en la práctica de manera más completa un poco más adelante. Por ahora, lo importante es que la automatización de la gestión de proyectos puede basarse en una serie de técnicas, desde la funcionalidad integrada en las herramientas existentes hasta soluciones totalmente personalizadas.

¿Por qué automatizar la gestión de proyectos?

Profundicemos en por qué este es un tema tan importante para las empresas modernas.
Hay algunos factores en juego que han aumentado el impulso de la automatización de la gestión de proyectos. Por un lado, esto se relaciona con la prisa por mejorar la eficiencia dentro de los procesos internos en general.

Por lo tanto, frente a los difíciles vientos en contra de la economía, la automatización es un arma clave en nuestra lucha por maximizar la rentabilidad.

Además de esto, la propia gestión de proyectos debe responder a los cambios fundamentales en la forma en que las empresas operan a diario, a través de la explosión de la digitalización, la creciente complejidad en las cadenas de suministro globales e incluso el aumento de las fuerzas de trabajo remotas.

Y luego está el tema de los cambios tecnológicos. En resumen, la automatización de la gestión de proyectos nunca ha sido más accesible para equipos de todos los tamaños.

Con el auge del desarrollo low-code, las plataformas SaaS y las herramientas de automatización dedicadas, nunca ha sido tan fácil ni más rentable automatizar los procesos internos.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Primero, sin embargo, vale la pena pensar más concretamente en las tareas específicas que podemos automatizar dentro de los proyectos.
Por supuesto, la forma en que se estructuran los proyectos variará de una empresa a otra. A pesar de esto, hay muchas similitudes en los componentes básicos de la entrega y administración de proyectos.

Estas son algunas de las tareas que se automatizan con más frecuencia.

Entrada de datos

La entrada de datos es uno de los sumideros de tiempo más generalizados que existen. También es uno de los tipos de trabajo administrativo más evitables. Básicamente, la entrada de datos significa tomar información de una fuente existente e ingresarla en un sistema digital en un formato definido.
Puede ser una herramienta CRUD, una base de datos o incluso una simple hoja de cálculo.
En este caso, la automatización puede funcionar de diferentes maneras, pero el objetivo final es eliminar la necesidad de introducir datos manualmente.
Podríamos centrarnos en flujos de datos específicos y conocidos, o podríamos utilizar soluciones más avanzadas para crear una forma más sistemática de que nuestros datos se muevan de manera eficiente a través de los nodos relevantes.

Análisis

El análisis de datos dentro de los equipos de proyecto suele estar bastante regularizado y, por lo tanto, es altamente automatizable. Normalmente, nos ocupamos del análisis básico de cuestiones como los costes del proyecto, el uso de recursos, las tasas de incidentes y los plazos de entrega.

La mayoría de los equipos de proyecto dependen de herramientas ineficientes, principalmente hojas de cálculo, para esto.

Para la automatización, el desafío aquí no es tanto el análisis en sí, sino tener los datos correctos en el lugar correcto. Con esto en su lugar, el análisis se convierte en una simple cuestión de aplicar reglas definidas y funciones de transformación a nuestros datos.

Informes y actualizaciones de estadoDesde un punto de vista técnico, los informes y las actualizaciones de estado de los proyectos implican esencialmente la presentación de datos, ya sea en su forma bruta o siguiendo transformaciones, agregaciones, cálculos o análisis definidos.

Luego, está el elemento adicional de notificar a las partes interesadas que los datos recién visualizados están disponibles.

En la mayoría de los casos, esto significa crear paneles para mostrar el estado de los diferentes objetivos del proyecto en tiempo real, además de usar automatizaciones para hacer ping a los usuarios, ya sea a intervalos fijos o cuando hay un cambio sustancial que requiere su atención.

Tareas financieras

Los gestores de proyectos también son responsables de una serie de tareas financieras, como la facturación a los clientes, el seguimiento de los presupuestos, el mantenimiento del cumplimiento y mucho más.

Este es un caso de uso particularmente importante para la automatización de la gestión de proyectos, ya que los riesgos asociados con errores e imprecisiones aquí son comparativamente altos. Además, los datos en cuestión son casi en su totalidad numéricos y, por lo tanto, fácilmente computables.

Solicitudes de aprobación

Existen innumerables tareas de gestión de proyectos que se pueden expresar básicamente como solicitudes de aprobación. Esto incluye cualquier escenario en el que los empleados necesiten la aprobación de un colega responsable para realizar una acción o acceder a un recurso.

Una vez más, el único desafío particular aquí es tener los datos correctos disponibles.

Los flujos de trabajo de aprobación implican la aplicación de una lógica empresarial definida para responder a una solicitud. Por ejemplo, podríamos aprobar automáticamente un envío de gastos que se encuentre por debajo de un valor de umbral determinado.
Programación y asignación de recursosLos gestores de proyectos también son responsables de decidir qué recursos dedicar a los diferentes trabajos. A menudo, esto significa asignar tareas a miembros de nuestro equipo de entrega de proyectos, como creativos, desarrolladores, agentes de servicio u otros colegas.

Cuando ya conocemos la disponibilidad de cada miembro del equipo y los requisitos de la tarea en cuestión, esto es relativamente sencillo.
Por ejemplo, asignar un cambio de código al desarrollador que tiene un hueco en su programación a continuación.

Comunicaciones
Por último, tenemos las tareas de comunicación. Estos pueden ser muy variados, por lo que vale la pena pensarlos en términos un poco más genéricos. Por un lado, tenemos las comunicaciones externas, por ejemplo, con clientes, proveedores y otras partes interesadas.

Por otro lado, tenemos comunicaciones internas, incluso con nuestro equipo de entrega y otros colegas involucrados en el proyecto.

Podemos utilizar una variedad de correo electrónico, mensajería instantánea y otras técnicas de automatización de comunicaciones para reducir la necesidad de reuniones u otros tipos de contacto manual dentro de los proyectos.

Herramientas de automatización para gestores de proyectos

Antes de que podamos pensar más específicamente en cómo automatizar las cargas de trabajo de gestión de proyectos, debemos comprender los tipos de herramientas que tenemos a nuestra disposición.

Una cosa que vale la pena reconocer es que las soluciones de automatización pueden ser creadas por desarrolladores internos u otros colegas del equipo de TI. Pero, con la misma frecuencia, el trabajo es automatizado por los propios gestores de proyectos, u otros miembros no técnicos del equipo.

Esto se debe a un cambio fundamental en la forma en que los equipos construyen herramientas para gestionar los procesos internos. Atrás quedaron los días en que la automatización era el dominio exclusivo de empresas masivas con recursos de desarrollo ilimitados.

De hecho, una gran proporción de las soluciones de automatización de la gestión de proyectos se construyen sin escribir una sola línea de código.

Estas son las clases más comunes de herramientas que se utilizan para crear automatizaciones:

• Herramientas de automatización: plataformas diseñadas específicamente para la automatización del flujo de trabajo, como Zapier.
• Gestión de API: herramientas que nos permiten configurar y administrar puntos finales de API para la automatización.
• Plataformas SaaS: funcionalidad de automatización nativa dentro de las plataformas SaaS existentes.
• Desarrollo tradicional: soluciones personalizadas codificadas.
• Desarrollo low-code: plataformas, que nos permiten desarrollar soluciones personalizadas con un mínimo de código manual.
• Herramientas de automatización de datos: soluciones para centralizar, transformar, gestionar y transferir datos con automatización.
• Herramientas de oficina: hojas de cálculo, procesadores de texto y otras herramientas de oficina comunes del día a día.

La decisión sobre cuál de estos es el adecuado para usted depende de la naturaleza de las tareas que desea automatizar, el tiempo y los recursos que tiene disponibles, sus habilidades técnicas y una variedad de otros factores.

Beneficios de la automatización de la gestión de proyectos

También es importante comprender el caso de negocio de la automatización de la gestión de proyectos antes de sumergirnos en cómo implementarla. Esto significa identificar los beneficios subyacentes, así como algunos de los desafíos y riesgos clave que tendremos que tener en cuenta.

Empecemos por los aspectos positivos.
La automatización de la gestión de proyectos se utiliza para lograr:

• Reducción de costos: al eliminar las tareas administrativas serviles, podemos reducir los costos de mano de obra asociados.
• Aumento de los ingresos, tanto a través de la liberación de nuestro equipo para trabajar en tareas más productivas como al aumento del volumen de trabajo que podemos llevar a cabo.
• Precisión mejorada: reducción del riesgo de error humano.
• Visibilidad: nos da una mayor supervisión sobre el estado de los proyectos.
• Plazos de entrega: eliminación de posibles obstáculos y aceleración de las entregas de proyectos.
• Satisfacción del cliente: mejora de la comunicación, los tiempos de respuesta y los resultados del proyecto.
• Escalabilidad: aumentar nuestra capacidad para asumir nuevos proyectos.

Por ejemplo, incluso las mejoras simples en la forma en que gestionamos el intercambio regular de información relacionada con los proyectos pueden producir no solo mejores resultados por menos, sino también mejorar las experiencias de todas las partes interesadas involucradas en el proceso.

Desafíos y riesgos

Pero nada de esto quiere decir que la automatización de la gestión de proyectos sea un camino de rosas. Al igual que cualquier otro proyecto de transformación, inevitablemente nos enfrentaremos a nuevos desafíos, riesgos y compensaciones que deben tenerse en cuenta.

Para tomar una decisión bien informada, es vital tener una imagen realista de en qué te estás metiendo.

Estos son los principales problemas con los que probablemente te encuentres:

• Costos: debemos equilibrar los beneficios potenciales de la automatización con el costo de crear soluciones.
• Discreción humana: muchas tareas de gestión de proyectos son más efectivas con la intervención y el juicio humanos directos.
• Resistencia al cambio: algunos colegas pueden dudar en adoptar nuevas formas de trabajo.
• Dependencias: es común proponerse automatizar una tarea, solo para darse cuenta de que hacerlo requerirá otras intervenciones.
• Soporte y mantenimiento: tendremos que tener en cuenta el trabajo que implica mantener nuestras automatizaciones funcionales.
• Problemas del lado del proveedor: ciertos tipos de automatización pueden exponernos a nuevos riesgos, como el aumento de los precios por parte de los proveedores o el fin del soporte para las herramientas de las que dependemos.
• Seguridad: no queremos abrir nuevos vectores de ataque ni exponernos a riesgos innecesarios a través de la automatización.
• Problemas subyacentes del proceso: es importante que no automaticemos flujos de trabajo que son inherentemente problemáticos.

Una vez más, no es que ninguno de estos problemas haga que la automatización sea inviable. Más bien, debemos ser realistas sobre las herramientas que elegimos y los recursos que dedicamos a automatizar tareas específicas para garantizar el retorno óptimo de la inversión.

Cómo automatizar la gestión de proyectos en 5 pasos
A continuación, necesitamos un marco para implementar realmente la automatización de la gestión de proyectos. La automatización no es algo que hacemos por capricho. Más bien, requiere una estrategia coherente para lograr valor a largo plazo.

Una vez que hemos decidido las tareas específicas a las que dirigirnos, podemos aplicar un proceso repetible para planificar, ejecutar y gestionar soluciones de automatización.

Estos son los cinco pasos que puedes seguir para automatizar los procesos de gestión de proyectos.

1. Identificar los objetivos de automatización

En primer lugar, tenemos que determinar exactamente lo que queremos conseguir. Cuando tenemos objetivos medibles y explícitos, mejoramos en gran medida nuestra capacidad de ofrecer resultados a través de la automatización de la gestión de proyectos.

Esto comienza con la identificación de los problemas específicos que queremos abordar, ya sea que estén totalmente relacionados con las finanzas o si también nos preocupan problemas relacionados con la seguridad, la precisión o la visibilidad interna, por ejemplo.

Con esto en su lugar, podemos comenzar a definir objetivos más específicos. Lo importante es que sean medibles y estén limitados en el tiempo.

En otras palabras, necesitamos puntos de referencia claros que queremos alcanzar, junto con el marco de tiempo en el que esperamos alcanzarlos.

2. Elige tus herramientas

A continuación, podemos comenzar a sopesar los pros y los contras de las diferentes herramientas para los flujos de automatización de edificios. Esencialmente, esto se reduce a su cálculo específico de costo/beneficio, en lugar de ser algo sobre lo que podamos generalizar.

También tendremos que equilibrar esto con las realidades de su pila de software existente, sus habilidades técnicas y la rapidez con la que necesita poner en marcha una solución, entre otras cuestiones.

Por ejemplo, si tuvieras un presupuesto infinito, probablemente optarías por una solución totalmente personalizada. Si tuviéramos fondos muy limitados, probablemente comprometeríamos algún grado de personalización y optaríamos por la funcionalidad de automatización dentro de las herramientas listas para usar.

3. Auditar los procesos existentes

Una vez que sepamos qué herramientas tendremos a nuestra disposición, podemos comenzar a investigar qué es lo que dentro de nuestros procesos nos está impidiendo lograr los resultados que nos gustaría.

La forma más fácil de hacerlo es identificar los puntos débiles concretos. Es decir, los elementos específicos dentro de un proceso determinado que conducen a retrasos, costos excesivos, errores u otras oportunidades de mejora.

El objetivo aquí es descubrir los cambios granulares que queremos realizar, incluido el uso de la automatización, para implementar mejoras que nos ayuden a lograr las mejoras deseadas.

4. Implementar flujos de trabajo digitales

A continuación, podemos comenzar la implementación, utilizando la combinación de herramientas que hayamos determinado que es la más apropiada para nuestros requisitos. Si bien el aspecto de esto variará de un caso a otro, todavía hay varios problemas con los que inevitablemente tendremos que lidiar.

Una de ellas es probar adecuadamente nuestras soluciones, en todos los escenarios, entradas, interacciones y casos extremos posibles, para asegurarnos de que funcionan como esperamos.

También tendremos que tener en cuenta nuestro proceso de implementación y despliegue, especialmente en lo que respecta a garantizar la continuidad cuando cambiemos a nuestros nuevos procesos automatizados de gestión de proyectos.

5. Seguimiento y optimización

Por último, tenemos el seguimiento y la optimización. La supervisión tiene que ver con cómo nos aseguramos de que nuestras soluciones continúen funcionando como se espera. Por ejemplo, buscar errores, interrupciones del servicio, violaciones de seguridad u otros problemas.

El objetivo final es mantener nuestras herramientas de automatización de gestión de proyectos en línea.
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La optimización significa garantizar que nuestras soluciones funcionen de la manera más eficaz posible. La idea aquí es buscar nuevas oportunidades de mejora dentro de nuestros flujos de trabajo, incluso a través de nuevas automatizaciones.

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