Automatizacion empresarial
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La automatización de la gestión de proyectos es, sin duda, una de las transformaciones más productivas que cualquier empresa puede aplicar. Sin embargo, con demasiada frecuencia, termina siendo una ocurrencia tardía.
La cuestión es que los gestores de proyectos son profesionales altamente cualificados . A pesar de esto, probablemente pasan más tiempo en tareas administrativas repetitivas que cualquier otra persona en su empresa. En otras palabras, es básicamente el candidato ideal para la automatización. Hoy, vamos a comprobar exactamente cómo funciona esto en la práctica. Exploraremos las tareas específicas de gestión de proyectos que puedes automatizar, cómo hacerlo, qué herramientas utilizar y los beneficios que puedes esperar. ¿Qué es la automatización de la gestión de proyectos? Como su nombre indica, la automatización de la gestión de proyectos significa utilizar herramientas digitales para eliminar la necesidad de trabajo administrativo manual dentro de los procesos de gestión de proyectos. Como veremos en breve, estas tareas pueden ser tan básicas como la entrada de datos, el intercambio de información, los flujos de trabajo de aprobación, la asignación de recursos o la elaboración de informes de proyectos. En última instancia, el objetivo es mejorar la eficiencia de los proyectos, sin comprometer la precisión, la visibilidad u otras cuestiones clave. De este modo, los gestores de proyectos pueden dedicarse a tareas más productivas, como la gestión de clientes, la estructuración del trabajo y la entrega de proyectos. Veremos cómo se ve esto en la práctica de manera más completa un poco más adelante. Por ahora, lo importante es que la automatización de la gestión de proyectos puede basarse en una serie de técnicas, desde la funcionalidad integrada en las herramientas existentes hasta soluciones totalmente personalizadas. ¿Por qué automatizar la gestión de proyectos? Profundicemos en por qué este es un tema tan importante para las empresas modernas. Hay algunos factores en juego que han aumentado el impulso de la automatización de la gestión de proyectos. Por un lado, esto se relaciona con la prisa por mejorar la eficiencia dentro de los procesos internos en general. Por lo tanto, frente a los difíciles vientos en contra de la economía, la automatización es un arma clave en nuestra lucha por maximizar la rentabilidad. Además de esto, la propia gestión de proyectos debe responder a los cambios fundamentales en la forma en que las empresas operan a diario, a través de la explosión de la digitalización, la creciente complejidad en las cadenas de suministro globales e incluso el aumento de las fuerzas de trabajo remotas. Y luego está el tema de los cambios tecnológicos. En resumen, la automatización de la gestión de proyectos nunca ha sido más accesible para equipos de todos los tamaños. Con el auge del desarrollo low-code, las plataformas SaaS y las herramientas de automatización dedicadas, nunca ha sido tan fácil ni más rentable automatizar los procesos internos. ¿Qué tareas se pueden automatizar? Primero, sin embargo, vale la pena pensar más concretamente en las tareas específicas que podemos automatizar dentro de los proyectos. Por supuesto, la forma en que se estructuran los proyectos variará de una empresa a otra. A pesar de esto, hay muchas similitudes en los componentes básicos de la entrega y administración de proyectos. Estas son algunas de las tareas que se automatizan con más frecuencia. Entrada de datos La entrada de datos es uno de los sumideros de tiempo más generalizados que existen. También es uno de los tipos de trabajo administrativo más evitables. Básicamente, la entrada de datos significa tomar información de una fuente existente e ingresarla en un sistema digital en un formato definido. Puede ser una herramienta CRUD, una base de datos o incluso una simple hoja de cálculo. En este caso, la automatización puede funcionar de diferentes maneras, pero el objetivo final es eliminar la necesidad de introducir datos manualmente. Podríamos centrarnos en flujos de datos específicos y conocidos, o podríamos utilizar soluciones más avanzadas para crear una forma más sistemática de que nuestros datos se muevan de manera eficiente a través de los nodos relevantes. Análisis El análisis de datos dentro de los equipos de proyecto suele estar bastante regularizado y, por lo tanto, es altamente automatizable. Normalmente, nos ocupamos del análisis básico de cuestiones como los costes del proyecto, el uso de recursos, las tasas de incidentes y los plazos de entrega. La mayoría de los equipos de proyecto dependen de herramientas ineficientes, principalmente hojas de cálculo, para esto. Para la automatización, el desafío aquí no es tanto el análisis en sí, sino tener los datos correctos en el lugar correcto. Con esto en su lugar, el análisis se convierte en una simple cuestión de aplicar reglas definidas y funciones de transformación a nuestros datos. Informes y actualizaciones de estadoDesde un punto de vista técnico, los informes y las actualizaciones de estado de los proyectos implican esencialmente la presentación de datos, ya sea en su forma bruta o siguiendo transformaciones, agregaciones, cálculos o análisis definidos. Luego, está el elemento adicional de notificar a las partes interesadas que los datos recién visualizados están disponibles. En la mayoría de los casos, esto significa crear paneles para mostrar el estado de los diferentes objetivos del proyecto en tiempo real, además de usar automatizaciones para hacer ping a los usuarios, ya sea a intervalos fijos o cuando hay un cambio sustancial que requiere su atención. Tareas financieras Los gestores de proyectos también son responsables de una serie de tareas financieras, como la facturación a los clientes, el seguimiento de los presupuestos, el mantenimiento del cumplimiento y mucho más. Este es un caso de uso particularmente importante para la automatización de la gestión de proyectos, ya que los riesgos asociados con errores e imprecisiones aquí son comparativamente altos. Además, los datos en cuestión son casi en su totalidad numéricos y, por lo tanto, fácilmente computables. Solicitudes de aprobación Existen innumerables tareas de gestión de proyectos que se pueden expresar básicamente como solicitudes de aprobación. Esto incluye cualquier escenario en el que los empleados necesiten la aprobación de un colega responsable para realizar una acción o acceder a un recurso. Una vez más, el único desafío particular aquí es tener los datos correctos disponibles. Los flujos de trabajo de aprobación implican la aplicación de una lógica empresarial definida para responder a una solicitud. Por ejemplo, podríamos aprobar automáticamente un envío de gastos que se encuentre por debajo de un valor de umbral determinado. Programación y asignación de recursosLos gestores de proyectos también son responsables de decidir qué recursos dedicar a los diferentes trabajos. A menudo, esto significa asignar tareas a miembros de nuestro equipo de entrega de proyectos, como creativos, desarrolladores, agentes de servicio u otros colegas. Cuando ya conocemos la disponibilidad de cada miembro del equipo y los requisitos de la tarea en cuestión, esto es relativamente sencillo. Por ejemplo, asignar un cambio de código al desarrollador que tiene un hueco en su programación a continuación. Comunicaciones Por último, tenemos las tareas de comunicación. Estos pueden ser muy variados, por lo que vale la pena pensarlos en términos un poco más genéricos. Por un lado, tenemos las comunicaciones externas, por ejemplo, con clientes, proveedores y otras partes interesadas. Por otro lado, tenemos comunicaciones internas, incluso con nuestro equipo de entrega y otros colegas involucrados en el proyecto. Podemos utilizar una variedad de correo electrónico, mensajería instantánea y otras técnicas de automatización de comunicaciones para reducir la necesidad de reuniones u otros tipos de contacto manual dentro de los proyectos. Herramientas de automatización para gestores de proyectos Antes de que podamos pensar más específicamente en cómo automatizar las cargas de trabajo de gestión de proyectos, debemos comprender los tipos de herramientas que tenemos a nuestra disposición. Una cosa que vale la pena reconocer es que las soluciones de automatización pueden ser creadas por desarrolladores internos u otros colegas del equipo de TI. Pero, con la misma frecuencia, el trabajo es automatizado por los propios gestores de proyectos, u otros miembros no técnicos del equipo. Esto se debe a un cambio fundamental en la forma en que los equipos construyen herramientas para gestionar los procesos internos. Atrás quedaron los días en que la automatización era el dominio exclusivo de empresas masivas con recursos de desarrollo ilimitados. De hecho, una gran proporción de las soluciones de automatización de la gestión de proyectos se construyen sin escribir una sola línea de código. Estas son las clases más comunes de herramientas que se utilizan para crear automatizaciones:
La decisión sobre cuál de estos es el adecuado para usted depende de la naturaleza de las tareas que desea automatizar, el tiempo y los recursos que tiene disponibles, sus habilidades técnicas y una variedad de otros factores. Beneficios de la automatización de la gestión de proyectos También es importante comprender el caso de negocio de la automatización de la gestión de proyectos antes de sumergirnos en cómo implementarla. Esto significa identificar los beneficios subyacentes, así como algunos de los desafíos y riesgos clave que tendremos que tener en cuenta. Empecemos por los aspectos positivos. La automatización de la gestión de proyectos se utiliza para lograr:
Por ejemplo, incluso las mejoras simples en la forma en que gestionamos el intercambio regular de información relacionada con los proyectos pueden producir no solo mejores resultados por menos, sino también mejorar las experiencias de todas las partes interesadas involucradas en el proceso. Desafíos y riesgos Pero nada de esto quiere decir que la automatización de la gestión de proyectos sea un camino de rosas. Al igual que cualquier otro proyecto de transformación, inevitablemente nos enfrentaremos a nuevos desafíos, riesgos y compensaciones que deben tenerse en cuenta. Para tomar una decisión bien informada, es vital tener una imagen realista de en qué te estás metiendo. Estos son los principales problemas con los que probablemente te encuentres:
Una vez más, no es que ninguno de estos problemas haga que la automatización sea inviable. Más bien, debemos ser realistas sobre las herramientas que elegimos y los recursos que dedicamos a automatizar tareas específicas para garantizar el retorno óptimo de la inversión. Cómo automatizar la gestión de proyectos en 5 pasos A continuación, necesitamos un marco para implementar realmente la automatización de la gestión de proyectos. La automatización no es algo que hacemos por capricho. Más bien, requiere una estrategia coherente para lograr valor a largo plazo. Una vez que hemos decidido las tareas específicas a las que dirigirnos, podemos aplicar un proceso repetible para planificar, ejecutar y gestionar soluciones de automatización. Estos son los cinco pasos que puedes seguir para automatizar los procesos de gestión de proyectos. 1. Identificar los objetivos de automatización En primer lugar, tenemos que determinar exactamente lo que queremos conseguir. Cuando tenemos objetivos medibles y explícitos, mejoramos en gran medida nuestra capacidad de ofrecer resultados a través de la automatización de la gestión de proyectos. Esto comienza con la identificación de los problemas específicos que queremos abordar, ya sea que estén totalmente relacionados con las finanzas o si también nos preocupan problemas relacionados con la seguridad, la precisión o la visibilidad interna, por ejemplo. Con esto en su lugar, podemos comenzar a definir objetivos más específicos. Lo importante es que sean medibles y estén limitados en el tiempo. En otras palabras, necesitamos puntos de referencia claros que queremos alcanzar, junto con el marco de tiempo en el que esperamos alcanzarlos. 2. Elige tus herramientas A continuación, podemos comenzar a sopesar los pros y los contras de las diferentes herramientas para los flujos de automatización de edificios. Esencialmente, esto se reduce a su cálculo específico de costo/beneficio, en lugar de ser algo sobre lo que podamos generalizar. También tendremos que equilibrar esto con las realidades de su pila de software existente, sus habilidades técnicas y la rapidez con la que necesita poner en marcha una solución, entre otras cuestiones. Por ejemplo, si tuvieras un presupuesto infinito, probablemente optarías por una solución totalmente personalizada. Si tuviéramos fondos muy limitados, probablemente comprometeríamos algún grado de personalización y optaríamos por la funcionalidad de automatización dentro de las herramientas listas para usar. 3. Auditar los procesos existentes Una vez que sepamos qué herramientas tendremos a nuestra disposición, podemos comenzar a investigar qué es lo que dentro de nuestros procesos nos está impidiendo lograr los resultados que nos gustaría. La forma más fácil de hacerlo es identificar los puntos débiles concretos. Es decir, los elementos específicos dentro de un proceso determinado que conducen a retrasos, costos excesivos, errores u otras oportunidades de mejora. El objetivo aquí es descubrir los cambios granulares que queremos realizar, incluido el uso de la automatización, para implementar mejoras que nos ayuden a lograr las mejoras deseadas. 4. Implementar flujos de trabajo digitales A continuación, podemos comenzar la implementación, utilizando la combinación de herramientas que hayamos determinado que es la más apropiada para nuestros requisitos. Si bien el aspecto de esto variará de un caso a otro, todavía hay varios problemas con los que inevitablemente tendremos que lidiar. Una de ellas es probar adecuadamente nuestras soluciones, en todos los escenarios, entradas, interacciones y casos extremos posibles, para asegurarnos de que funcionan como esperamos. También tendremos que tener en cuenta nuestro proceso de implementación y despliegue, especialmente en lo que respecta a garantizar la continuidad cuando cambiemos a nuestros nuevos procesos automatizados de gestión de proyectos. 5. Seguimiento y optimización Por último, tenemos el seguimiento y la optimización. La supervisión tiene que ver con cómo nos aseguramos de que nuestras soluciones continúen funcionando como se espera. Por ejemplo, buscar errores, interrupciones del servicio, violaciones de seguridad u otros problemas. El objetivo final es mantener nuestras herramientas de automatización de gestión de proyectos en línea. La optimización significa garantizar que nuestras soluciones funcionen de la manera más eficaz posible. La idea aquí es buscar nuevas oportunidades de mejora dentro de nuestros flujos de trabajo, incluso a través de nuevas automatizaciones. Alineación de la estrategia: la clave del éxito empresarial
La alineación de la estrategia se refiere al proceso de garantizar que todos los aspectos de una empresa, desde sus metas y objetivos hasta sus operaciones diarias, estén alineados con su estrategia general. Cuando su empresa opera alineada con su estrategia, está mejor posicionado para lograr sus objetivos estratégicos. Sin embargo, alinear su organización puede ser un proceso desafiante, especialmente para organizaciones que son complejas y tienen múltiples partes móviles. Paso 1: Define tus objetivos de negocio El primer paso para lograr la alineación estratégica es definir los objetivos de su negocio. Para hacer esto, usted o el equipo de liderazgo deben articular los objetivos aspiracionales hacia los que debe trabajar su empresa. Para definir estos objetivos, puede realizar un análisis FODA o explorar la visión y/o misión de su organización. Paso 2: Determinar los desafíos Cada objetivo tendrá sus desafíos. Comprender esos desafíos es fundamental para aumentar la probabilidad de alcanzar con éxito los objetivos que darán vida a su visión estratégica. Tenga en cuenta que determinar sus desafíos también puede incluir identificar sus oportunidades. Paso 3: Esboza los objetivos de tu negocio Establezca objetivos para ayudar a determinar si está superando sus desafíos y alcanzando sus metas. Dependiendo de lo complejos que sean tus objetivos y desafíos, es posible que debas establecer una serie de objetivos para cada meta. Los objetivos que establezcas deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo. Paso 4: Elabora una estrategia para lograr tus objetivos Una vez que hayas definido tus objetivos, el siguiente paso es plantearte cómo alcanzarlos. Esto implica analizar las capacidades de su organización. Este enfoque se denomina planificación basada en capacidades y es una técnica poderosa utilizada por arquitectos empresariales de todo el mundo para garantizar que cualquier empresa tenga la combinación de capacidades adecuada para lograr su visión estratégica. Paso 5: Alinear las operaciones de la empresa con su estrategia Para alinear las operaciones diarias con la estrategia empresarial general, una organización debe comenzar comunicando claramente los objetivos estratégicos a todos los niveles de la organización. Esto implica asegurarse de que los empleados comprendan la visión más amplia, los objetivos y los resultados deseados. Es crucial establecer un marco que conecte los objetivos estratégicos con actividades operativas específicas, como el establecimiento de metas departamentales y KPI que contribuyan directamente a los objetivos estratégicos. Paso 6: Supervisar y ajustar la estrategia del negocio Se debe llevar a cabo un seguimiento y un examen periódicos de los progresos para hacer un seguimiento de la alineación y realizar los ajustes necesarios. Para supervisar su progreso, necesitará sistemas de informes sólidos que se aprovechen regularmente. Paso 7: Comunicar la estrategia de la empresa a todas las partes interesadas Asegúrese de que todas las partes interesadas comprendan los objetivos de la empresa y la estrategia general para alcanzarlos. Nunca des por sentado que todo el mundo está en la misma página. Además, fomentar una cultura de colaboración, comunicación y empoderamiento en toda la organización puede ayudar a los empleados a comprender cómo sus roles y tareas individuales contribuyen a los objetivos estratégicos más amplios, promoviendo un sentido de propiedad y compromiso con el proceso de alineación. Paso 8: Revisar y perfeccionar la estrategia de la empresa con regularidad Una estrategia nunca está realmente terminada y desempolvada. La planificación estratégica es un proceso continuo; Deberá ser ágil e innovador si desea seguir satisfaciendo las necesidades cambiantes de la empresa y sus partes interesadas. La alineación de la estrategia es una de las cosas más críticas y difíciles de lograr para cualquier organización. Garantizar la alineación para dar vida a su visión estratégica es un desafío común que enfrentan muchas organizaciones en todo el mundo. Errores comunes de alineación de estrategias La alineación de la estrategia es un componente crítico del éxito empresarial, pero no está exenta de desafíos. Para evitar errores comunes, tenga en cuenta lo siguiente: - Falta de objetivos claros: Sin objetivos claros, es difícil alinear tu estrategia con tu negocio. Asegúrate de que tus objetivos estén bien definidos y alineados con tu visión y misión general. - No involucrar a todas las partes interesadas: Involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de alineación de la estrategia es esencial para garantizar la aceptación y el apoyo. Asegúrate de que todos entiendan su papel en el logro de cada objetivo. - Ignorar los cambios del mercado: El entorno empresarial cambia constantemente, por lo que es importante monitorear regularmente las tendencias del mercado y ajustar su estrategia según sea necesario. Si no se responde a los cambios del mercado, se pueden perder oportunidades y disminuir la competitividad. - No asignar recursos de manera efectiva: Para lograr sus objetivos, es importante asignar los recursos con cuidado. Aquí es donde la planificación basada en capacidades puede tener un gran impacto, ya que le ayuda a centrarse en las áreas correctas para asignar recursos. - Falta de comunicación y supervisión regulares: La comunicación y la supervisión periódicas son fundamentales para garantizar que la estrategia esté alineada con el negocio. Asegúrese de que todos estén en la misma página y que el progreso se revise y perfeccione regularmente. - No revisar y refinar la estrategia: La estrategia debe revisarse y perfeccionarse regularmente para garantizar que permanezca alineada con el negocio y responda a los cambios en el mercado. Preguntas frecuentes sobre la alineación de la estrategia ¿Cómo se alinea una estrategia? Alinear una estrategia implica varios pasos:
¿Qué significa alineamiento estratégico? La alineación estratégica se refiere al proceso de alinear la estrategia de una empresa con sus objetivos, visión y/o misión general. Garantiza que todos los aspectos del negocio trabajen juntos hacia los mismos objetivos y ayuda a minimizar los conflictos y las redundancias. La alineación estratégica es esencial para que las empresas logren el éxito a largo plazo y se mantengan competitivas en un entorno empresarial que cambia rápidamente. ¿Por qué es importante el alineamiento estratégico? La alineación estratégica es importante para garantizar que todos los aspectos de su negocio trabajen hacia los mismos objetivos. Cuando su organización está alineada con su visión estratégica, podrá reducir el desperdicio, aumentar la eficiencia y moverse con agilidad en un entorno empresarial en constante cambio, al tiempo que da vida a su visión estratégica. Lograr la alineación estratégica es un proceso desafiante y continuo. Fuente: Chuen Seet Las organizaciones tienen estrategias para lograr sus objetivos a largo plazo, ya sea aumentar las ventas, lanzar un nuevo producto o construir nuevas instalaciones. Los proyectos ayudan a ejecutar esos planes estratégicos, y la gestión de proyectos organizacionales es el marco que alinea ese trabajo con los objetivos de la organización.
Empecemos por profundizar en la definición de gestión organizacional de proyectos y los distintos componentes que la componen. A continuación, exploraremos algunos tipos de proyectos organizativos, quién los supervisa y los retos a los que se enfrentan las organizaciones al ejecutar esos proyectos. ¿Qué es la gestión organizacional de proyectos? La gestión organizacional de proyectos (OPM) es utilizada por las organizaciones para ejecutar mejor sus estrategias al alinear las prácticas de gestión de proyectos, programas y portafolios con los objetivos de la organización. Este enfoque se presta a todas las métodos de gestión de proyectos, desde un enfoque tradicional en cascada, entorno ágil o híbrido. Cuando una organización utiliza la gestión de proyectos organizacionales, puede ayudar a administrar sus proyectos, programas o portafolios de varias maneras. Por ejemplo, ayuda a seleccionar, definir y entregar proyectos. También puede mejorar la estimación, entregar proyectos más cerca de los plazos previstos y lograr un mejor rendimiento y resultados. Otros beneficios incluyen la reducción de desperdicios, la mejora de la productividad general y la toma de decisiones más informadas. La gestión de proyectos organizacionales también ayuda a administrar recursos en varios proyectos, ya sean recursos internos o externos. Sin embargo, esto sólo puede lograrse con un potente software de gestión de proyectos con funciones que ayuden a la gestión de la cartera de proyectos. Softwares OPM de gestión de proyectos y portafolios cuentan con sólidas hojas de ruta que pueden agrupar y organizar todos los proyectos de un programa o cartera y mostrarlos en un diagrama de Gantt, que cuenta con funciones de gestión de recursos, seguimiento del tiempo y gestión de tareas. Los usuarios pueden filtrar por persona asignada, gerente de proyecto o cliente para hacer pronósticos, ver qué proyectos están abiertos y quién está asignado a tareas y resaltar métricas clave para las partes interesadas. La gestión de proyectos organizacionales supervisa tres dominios, incluidos proyectos, programas y gestión de portafolios. Si bien esos son los tres principales, las partes más pequeñas componen estos tres componentes. Algunos de esos componentes son la estructura organizativa, la planificación de proyectos y la gestión de inversiones. Sin embargo, todos ellos se engloban en uno de los tres componentes principales de la gestión de proyectos organizativos, que explicamos a continuación. Gestión de proyectos La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y gestionar los recursos para entregar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad. Todos los tipos de empresas utilizan la gestión de proyectos para lograr objetivos a corto y largo plazo. Esto se hace mediante una variedad de habilidades y técnicas, dirigidas por un gerente de proyecto e incluye la definición del alcance del proyecto, la identificación de los entregables, la gestión de riesgos y la comunicación efectiva entre los equipos. Gestión de programas La gestión de programas es similar a la gestión de proyectos, solo que implica la gestión de múltiples proyectos que estén relacionados y alineados con los objetivos comerciales. El objetivo es mejorar el rendimiento de la organización. Un gerente de programa supervisa este proceso. La gestión de programas se encuentra en muchas industrias, como las empresas, el gobierno y las organizaciones sin fines de lucro. Implica la planificación estratégica, la gobernanza del programa, la gestión de recursos, la presentación de informes de estado, el establecimiento de direcciones y la resolución de problemas. Gestión de Portafolio La gestión de portafolios es como la gestión de programas, solo que los múltiples proyectos que supervisa no están necesariamente relacionados. Según el Project Management Institute (PMI), "garantiza que una organización pueda aprovechar el éxito de su selección y ejecución de proyectos. Se refiere a la gestión centralizada de una o más portafolios de proyectos para lograr objetivos estratégicos". Se utiliza para cerrar la brecha entre la estrategia de una organización y su implementación. Tipos de Proyectos Organizacionales A grandes rasgos, hay tres tipos de proyectos en la planificación organizacional. Son proyectos de capital, operativos y estratégicos. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno. Proyectos de Capital Los proyectos de capital, también conocidos como proyectos de mejora de capital, tienden a ser inversiones a gran escala y a largo plazo que implican una planificación y recursos significativos para mejorar o agregar a un activo existente. Suelen ser cambios estructurales permanentes que pueden aumentar el valor de un activo, alargar su vida útil o mejorar sus capacidades. Estos proyectos organizativos se encuentran tanto en el sector público como en el privado. Algunos ejemplos de proyectos de inversión son los planes de fabricación y los edificios de oficinas en el sector privado, así como las carreteras, los ferrocarriles, las centrales eléctricas y las bibliotecas en el sector público. Proyectos Operativos Los proyectos operativos se utilizan para identificar procesos que se pueden mejorar y luego ejecutar un proyecto para aprovechar esa oportunidad. Algunos ejemplos son la implementación de nuevas tecnologías o el desarrollo de un nuevo procedimiento que aumente la eficiencia y la productividad. Ejemplos de proyectos operativos son la implementación de un nuevo sistema de gestión de inventario, la mejora de la logística de la cadena de suministro, la actualización de la infraestructura de TI de una organización o la racionalización de sus procesos de servicio al cliente. Proyectos Estratégicos Los proyectos estratégicos, también llamados iniciativas clave o prioridades, son iniciativas importantes que ayudan a una organización a alcanzar sus metas y objetivos a largo plazo. Estos proyectos difieren de los proyectos organizacionales, que se centran en el funcionamiento diario de una empresa. Una vez que se lleva a cabo un análisis FODA en una reunión de planificación estratégica, las empresas pueden elegir proyectos estratégicos. Un plan de negocios, presupuesto y responsabilidades por parte del equipo de liderazgo los definen. Ejemplos de proyectos estratégicos incluyen el lanzamiento de un nuevo producto, la entrada en nuevos mercados, la creación de un nuevo minorista, sucursal o división, etcétera. ¿Quién supervisa la gestión de proyectos organizacionales? Muchos profesionales tienen la tarea de supervisar la gestión de proyectos organizacionales. Estos son algunos grupos clave y personas responsables de la gestión operativa de proyectos. Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) Una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es un grupo dentro de una organización o subcontratado por la organización para ayudar a los proyectos proporcionando apoyo y asegurándose de que los proyectos cumplan con las mejores prácticas y estándares. El objetivo es maximizar el valor de los proyectos y garantizar que permanezcan alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Hay un gerente de PMO que es el líder operativo responsable de administrar e implementar procesos y métodos, así como de supervisar a los gerentes de proyectos para asegurarse de que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumplan con las expectativas de calidad. Gestores de Portafolio de Proyectos Un gestor de cartera de proyectos es responsable de gestionar una cartera de proyectos para alcanzar las metas y objetivos de la organización. Este rol evalúa proyectos y programas estratégicamente, eligiendo cuáles priorizar y asignando recursos de manera efectiva. Ayudan a seleccionar proyectos y a gestionar los presupuestos, los riesgos y los informes. Gerentes de proyecto Un gerente de proyecto es responsable de la planificación, ejecución y cierre de un proyecto específico. Su objetivo es entregar ese proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo con los estándares de calidad. Los gerentes de proyecto supervisan las actividades diarias del proyecto, impulsando la estrategia, administrando los recursos y resolviendo los problemas a medida que surgen. También informan a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Cómo gestionar proyectos organizativos Gestionar un proyecto ya es bastante difícil, pero las cosas se complican rápidamente cuando varios proyectos requieren una entrega a tiempo. Además, todos estos proyectos deben aportar valor a una organización y alinearse con sus objetivos estratégicos. Sin embargo, hay un proceso para gestionar varios proyectos. Siga estos pasos para entregar proyectos operativos con éxito. 1. Establecer una oficina de gestión de proyectos El primer paso es crear una PMO si no hay una en la organización. Este servicio también se puede contratar a una PMO como empresa de servicios. Hay muchas razones por las que una PMO puede ayudar a gestionar proyectos organizativos. Crea un repositorio centralizado para la información del proyecto, lo que ayuda a las partes interesadas a mantenerse actualizadas. También puede estandarizar los procesos para ayudar a los equipos de proyecto a utilizar métodos fiables para producir resultados coherentes. Esto mejora la eficiencia y rompe los silos. 2. Seleccionar y priorizar proyectos Seleccionar y priorizar proyectos ayuda a una organización a alcanzar sus objetivos, utilizar mejor los recursos y generar confianza con sus partes interesadas. También puede ayudar a llegar primero a los clientes, asignar recursos de manera más eficiente, mejorar la calidad del trabajo y gestionar las expectativas de las partes interesadas. 3. Establecer un proceso de admisión de proyectos La admisión de un proceso de proyecto define los pasos que sigue la organización para revisar y aceptar nuevos proyectos. Esto ayuda a asegurarse de que los proyectos que han sido seleccionados estén debidamente planificados y organizados. Esto evita confusiones y retrasos. 4. Construir la madurez de la gestión de proyectos Al desarrollar la madurez de la gestión de proyectos (PMM), los proyectos de una organización pueden alcanzar mejor sus objetivos, gestionar el riesgo y mejorar los resultados del proyecto. Es una parte clave de la planificación estratégica y ofrece un marco para evaluar y mejorar las capacidades de gestión de proyectos. También puede identificar brechas en los recursos y la calidad para desarrollar una estrategia para mejorarlos. 5. Asegurar que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la organización Esto se hace definiendo objetivos claramente, priorizando proyectos, alineando esos proyectos y asignando recursos para esos proyectos priorizados. También ayuda asignando roles y responsabilidades para que todos sepan qué hacer. Los gerentes realizan un seguimiento del progreso y alientan a los equipos multifuncionales a comunicarse e informar sobre el progreso. 6. Gestionar los recursos de todos los proyectos, programas y portafolios Por último, la gestión de recursos es esencial para el éxito de los proyectos operativos. Se utiliza para planificar, organizar y medir el uso de los recursos humanos y no humanos para que se asignen y programen adecuadamente. Fuente: Camilo Tristancho | 24 de julio de 2024 |
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