Madurez de la PMO

Project Management Institute (PMI), la principal autoridad mundial en gestión de proyectos, y la firma global de servicios profesionales, PwC, se han unido para abordar el estado actual de la madurez de la oficina de gestión de proyectos (PMO) a través de la creación de un índice de madurez de PMO a medida. Si bien la puntuación del índice de madurez global muestra que todavía hay un largo camino por recorrer para las PMO en su viaje de madurez, ha identificado una cohorte de 230 PMO, denominada el "10 por ciento superior" en este informe, que son líderes en todas las dimensiones del índice.

El 10 por ciento superior está cumpliendo con múltiples aspectos en cinco dimensiones clave de la madurez de la PMO: gobernanza, integración y alineación, procesos, tecnología y datos, y personas. Esto permite que el 10 por ciento superior tenga una mayor influencia e impacto en su organización y, en última instancia, ofrezca resultados de proyectos más exitosos. Esto se destaca en su respuesta a la pandemia de COVID-19, donde el 10 por ciento superior pudo respaldar el fuerte giro que tomaron sus organizaciones al acelerar nuevas formas de trabajar y expandir rápidamente las funciones de gestión de riesgos.
Este informe muestra los atributos clave de las PMO del 10 por ciento superior y los pasos que se pueden seguir para unirse a ellas.
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La oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) tiene un papel vital que desempeñar a medida que el mundo avanza hacia una era pospandémica. A menudo malinterpretado como un departamento confinado a la gobernanza y el cumplimiento, estamos viendo que las PMO van más allá de la ejecución táctica de proyectos y realizan una gama más amplia de actividades que impulsan el valor estratégico para sus organizaciones. Estas PMO evolucionadas adoptan nuevas tecnologías, se centran en la cultura de equipo y ayudan a convertir a los gestores de proyectos en embajadores de la creación de valor. También tienen una mayor presencia en la sala de juntas al trabajar con la alta dirección para alinear los proyectos de manera efectiva con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave que realmente importan a la organización.
Para evaluar el estado actual de la madurez de las PMO y comprender lo que podemos aprender de las PMO más avanzadas, PMI y PwC han creado un Índice Global de Madurez de PMO, el primero de su tipo. Utilizando los resultados de una encuesta mundial realizada a más de 4000 profesionales de la gestión de proyectos, de los cuales más de 2500 trabajan en una PMO, un perfil de las PMO de mayor rendimiento, el "10 por ciento superior", revela lo que tienen en común y cómo crean beneficios a largo plazo para sus organizaciones.
El índice de madurez PMI y PWC
​En nuestra encuesta global, se preguntó a los profesionales de gestión de proyectos que trabajan dentro de una PMO con qué frecuencia su PMO realizaba una serie de actividades relacionadas con la creación de valor. Cuanto más frecuente sea la actividad, mayor será la madurez de la PMO. Medimos los niveles de actividad en función de 23 elementos específicos de madurez de la PMO en las siguientes cinco dimensiones:

Gobernanza:

• Medir constantemente y revisar regularmente el rendimiento
• Gestión eficaz de los problemas de gobernanza, riesgo y cumplimiento
• Garantizar la visibilidad del proyecto (por ejemplo, informes de estado periódicos, paneles compartidos, comunicaciones con las partes interesadas)
• Asumir todas las funciones y responsabilidades con el apoyo de la dirección
• Contribuir al desarrollo de la estrategia

Integración y alineación:

• Gestionar eficazmente la integración del proyecto (por ejemplo, coordinar tareas, recursos, partes interesadas)
• Integración de los procesos de PMO en todas las funciones empresariales (por ejemplo, compras, recursos humanos, etc.)
• Alinear completamente las iniciativas y los KPI con los objetivos estratégicos y de cambio críticos de la organización en general.
• Interactuar regularmente con los líderes sénior y comunicar los hitos e impactos de los proyectos.

Procesos:

• Estandarizar y documentar la estructura, políticas, procedimientos, procesos, etc. de la PMO.
• Adaptar herramientas, metodologías y prácticas de gestión de proyectos a diferentes proyectos y equipos
• Uso de herramientas, metodologías y prácticas alineadas con los estándares y las mejores prácticas de la industria
• Impulsar una cultura de gestión de beneficios y orientada a los resultados (por ejemplo, desarrollar un marco de realización de beneficios)
• Proporcionar una garantía formal sobre la calidad de los procesos, metodologías, enfoques y estructuras.

Tecnología y Datos:

• Uso de las herramientas más recientes a nivel de proyecto
• Uso de las últimas herramientas a nivel de cartera/programa
• Uso extensivo de los datos para tomar decisiones basadas en la evidencia

Gente:

• Desarrollar habilidades personales sólidas como el liderazgo, la colaboración y la construcción de relaciones en los gerentes de proyectos
• Desarrollar la flexibilidad y la adaptabilidad en los gestores de proyectos
• Desarrollar sólidas habilidades de perspicacia empresarial en los gestores de proyectos
• Invertir en aprendizaje y desarrollo para gestores de proyectos
• Fortalecer el aprendizaje interno a través de la creación de comunidades de práctica y gestión del conocimiento
• Evaluar, reconocer y recompensar adecuadamente el desempeño de los miembros del equipo.

Presentamos el 10 por ciento superior
​El 10 por ciento más rico (véase la Figura 1) se encuentra repartido por todo el mundo, con una concentración ligeramente mayor en el sur de Asia. Una gran proporción del 10 por ciento superior se encuentra en el sector tecnológico, lo cual no es sorprendente dado que el sector está a la vanguardia en lo que respecta al cambio y la transformación empresarial. La otra mitad se distribuye en una variedad de industrias, con una prevalencia ligeramente mayor en los sectores de servicios financieros, construcción y telecomunicaciones.
La mayoría del 10 por ciento superior son oficinas de gobierno a nivel corporativo, como una PMO empresarial (ePMO). Un enfoque centralizado en toda la organización brinda a estas PMO la oportunidad de respaldar la gobernanza, las mejores prácticas y la alineación de proyectos/programas entre departamentos y funciones, lo que garantiza que los proyectos se lleven a cabo para el beneficio general de la organización. El 10 por ciento superior también tiene una representación impresionante en el nivel de C-suite, lo que mejora aún más su amplio punto de vista y comprensión de los proyectos en toda la organización. Esta información, que tiene un valor incalculable para la asignación eficaz de recursos y la alineación de los proyectos, es una pieza del rompecabezas que falta para la mayoría de las PMO a nivel mundial.

La puntuación del índice global
​Nuestro análisis revela que la madurez global de las PMO se sitúa en una media de 61,4 sobre una puntuación máxima de 100 (véase la Figura 2). Esta puntuación enfatiza que la mayoría de las PMO aún están a mitad de camino en su viaje de madurez y aún no han alcanzado un punto en el que estén cumpliendo de manera consistente en las cinco dimensiones. En comparación, la puntuación de madurez entre el 10 por ciento superior es de 94,9, lo que indica que están implementando una serie de actividades en todas las métricas dentro de cada dimensión casi todo el tiempo. El 10 por ciento superior está impulsando el alcance de la PMO más allá de la buena gobernanza, que abarca las actividades más "típicas" de una PMO, en áreas como el desarrollo del talento, la adopción de tecnología y la influencia estratégica. Nuestros datos sugieren que las dimensiones del índice se refuerzan entre sí: rara vez las PMO sobresalen en una dimensión y fracasan en otra; por lo tanto, una PMO que busca acelerar su viaje de madurez debe considerar cómo invierte sus recursos en las cinco dimensiones.

Figura 2: Puntuación del índice de madurez de PMO: el 10 por ciento superior frente al global

Fuente PMI ​