El control del tiempo es una ventaja competitiva crucial en la gestión de proyectos. Saber administrar eficazmente el tiempo es esencial para el éxito de cualquier iniciativa. Es importante que todos los gerentes, directores, planners y schedulers de proyectos, desarrollen sus habilidades, y conozcan las técnicas y herramientas adecuadas para conseguirlo. A continuación, se presentan elementos clave para una gestión efectiva del tiempo en la dirección de proyectos.
1. Planificación detallada Una planificación detallada es fundamental para garantizar la efectividad en la gestión del tiempo. Definir actividades, estimar duraciones y crear un cronograma preciso son pasos esenciales. La consideración de escenarios, por ejemplo, permite una planificación más robusta a través de la estimaciones pesimistas, optimistas y probables. 2. Registros validados, herramientas y técnicas La planificación entrega información relevante sobre los hitos, entregables y actividades clave del proyecto con duraciones estimadas. Esta información se puede desglosar en tareas manejables y actividades registradas en una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) que permitirá posteriormente generar el diagrama de Gantt del cronograma del proyecto, para visualizar la secuencia de tareas en el tiempo Emplear herramientas como diagramas de Gantt, software de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet, junto con técnicas como la descomposición y el juicio de expertos, facilita la gestión de agendas y calendarios de manera eficiente. 3. Ruta crítica La ruta crítica es un concepto central en la gestión de proyectos que determina la duración mínima del proyecto y la secuencia de actividades que lo definen. Si una actividad de la ruta crítica se retrasa, el proyecto se prolongará en la misma medida, a menos que otra actividad de la ruta crítica se pueda completar antes de lo previsto. Conocer la ruta crítica es vital para identificar las actividades que impactan directamente en la duración total del proyecto. Además, la ruta crítica ayuda a visualizar el proyecto, gestionar plazos, comparar progresos planificados y reales, y gestionar recursos. Las herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet permiten identificar adecuadamente la ruta crítica gracias a sus funcionalidades avanzadas de programación y seguimiento de proyectos. Estas herramientas facilitan la importación de datos desde otras fuentes y ofrecen plantillas prediseñadas para una configuración rápida. Una buena gestión del cronograma permitirá posteriormente que la gestión de tiempo y costo se integren de manera sofisticada para dar lugar a herramientas más complejas como la Gestión del Valor Ganado (EVM). Finalmente, te brindamos algunas recomendaciones para perfeccionar las habilidades de gestión del tiempo. Como Mantener actualizaciones profesionales en el campo. El Project Management Institute (PMI) transformó el concepto de la gestión del tiempo por el de Gestión del Cronograma del Proyecto (Project Schedule Management) y actualmente, fomenta y ofrece a los profesionales, la posibilidad de obtener la certificación como especialistas en la gestión del cronograma (PMI-SP®). Del mismo modo, implementar las técnicas y herramientas apropiadas, como configuración de objetivos SMART del proyecto (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) y sus actividades, permitirá a los equipos del proyecto comprender la relevancia y los plazos de acción para el proyecto desde la planificación. Entender las prioridades (usando herramientas como la Matriz Eisenhower), permite a los gestores y miembros del proyecto ser organizados y capaces de identificar las tareas importantes y las que pueden ser delegadas o gestionadas posteriormente sin afectar al proyecto. Desarrollar una rutina con espacios de tiempo definidos, permitirá evitar la multitarea, las distracciones y el tiempo muerto. 15/5/2024
De gerente de proyecto a lider del PMOAsumir un rol en la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) puede ser una gran opción para los gerentes de proyectos que desean aprovechar sus habilidades para lograr un impacto organizacional más amplio.
Como gestor de proyectos, es probable que trabajes dentro de la estructura de una oficina de gestión de proyectos (PMO). Si bien alguna vez se percibió como un departamento centrado en la gobernanza y el cumplimiento, las PMO de alto rendimiento ahora son conocidas por impulsar el valor estratégico para las organizaciones a través de la tecnología, la cultura y el desarrollo profesional de los gerentes de proyectos. También pueden tener presencia en la sala de juntas, trabajando con la alta dirección para alinear los proyectos con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave. Si estás interesado en aplicar tus habilidades de gestión de proyectos a una escala más amplia, un puesto de PMO puede ser una buena opción para ti. Exploremos cómo puedes hacer el cambio. Gerentes de Proyecto vs Líderes de PMO "Un gestor de proyectos suele centrarse en la ejecución y entrega de proyectos individuales. Un líder de PMO opera a un nivel organizacional más alto, supervisando múltiples proyectos o una cartera de proyectos dentro de una organización, y diseñando soluciones específicas para satisfacer las necesidades de los clientes de PMO y ofrecer un valor efectivo. Las PMO pueden tener diferentes roles y funciones de una empresa a otra. Estos pueden ir desde el establecimiento y mantenimiento de estándares, procesos y metodologías de gestión de proyectos en toda la organización, hasta el apoyo a los ejecutivos en la gestión de la cartera y la toma de decisiones estratégicas", dice Américo Pinto, PMP, PMO-CP, PMO-CC, Director General de PMO Global Alliance en PMI. En resumen, las PMO atienden a una amplia gama de clientes, desde gerentes de proyectos hasta ejecutivos de nivel C. Son centros de excelencia, que permiten a los gerentes de proyectos y ejecutivos trabajar de manera más estratégica y, en última instancia, brindar un valor real al negocio. Cierran la brecha entre la gestión de proyectos y los objetivos de la organización, y ofrecen recursos y experiencia en gestión financiera, recursos humanos, servicio al cliente y comunicación. Y crean un ecosistema en el que las iniciativas actuales y futuras pueden prosperar. Primeros pasos en una carrera de PMO "Encontrar oportunidades para hacer la transición a roles de PMO plantea desafíos en comparación con los puestos de gestión de proyectos, dada la naturaleza de liderazgo del rol", dice Patrick Brodeur, PfMP, PMP, SAFe, ITIL, Asesor Estratégico de Deloitte, quien recomienda adoptar un enfoque proactivo para adquirir experiencia relevante. Estos son algunos pasos que puedes seguir para allanar el camino:
Habilidades esenciales para los líderes de PMO Como administradores que se aseguran de que las iniciativas organizacionales aporten un valor real, las PMO necesitan talento con sólidas capacidades estratégicas y de liderazgo. Afortunadamente, muchas de esas habilidades son transferibles desde los roles de ejecución de proyectos. "El viaje de la gestión de proyectos a la PMO implica el aprendizaje continuo, la creación de redes y la preparación para aprovechar las oportunidades. Al mantenerse en sintonía con las tendencias de la industria y perfeccionar las habilidades técnicas y blandas, los profesionales pueden posicionarse para el éxito", dice Nisheet Saxena, PMP, MoP, PRINCE2, ITIL, Senior Program Manager en Ooredoo Qatar. ¿Qué hace a un gran líder de PMO? Subir de nivel las siguientes habilidades de poder ayudará.
Si estás listo para pasar a un rol en el que empoderas a otros para lograr el cambio, la PMO podría ser el lugar adecuado para ti. Siga los consejos descritos aquí para comenzar su viaje. Fuente: PMI • 13 mayo 2024 |
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