Ciclo de vida de un proyecto

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo único para producir un conjunto de entregables dentro de limitaciones de tiempo, costo y calidad claramente especificadas. Los proyectos son diferentes de las operaciones comerciales en términos de singularidad, escala de tiempo, presupuesto, recursos, riesgo y cambio.
 
• Singularidad. Cada proyecto es diferente del anterior, mientras que las actividades operativas suelen implicar procesos repetitivos (si no idénticos).
• Escala de tiempo. Un proyecto tiene fechas de inicio y finalización claramente especificadas dentro de las cuales se producen los entregables para cumplir con los requisitos del cliente.
• Presupuesto. Un proyecto tiene un límite máximo de gastos dentro del cual se deben producir los entregables para cumplir con los requisitos del cliente.
• Recursos. A un proyecto se le asigna una cantidad específica de mano de obra, equipo y materiales al comienzo.
• Riesgo. Un proyecto implica incertidumbre y, por lo tanto, conlleva un riesgo comercial.
• Cambio. El propósito de un proyecto suele ser mejorar una organización a través de la implementación del cambio empresarial.
 
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la utilización de habilidades, herramientas y procesos de gestión para llevar a cabo un proyecto con éxito. Una metodología de gestión de proyectos incluye:
• Un Conjunto de habilidades. El conocimiento especializado, las habilidades y la experiencia ayudan a reducir el nivel de riesgo de un proyecto y, por lo tanto, aumentan su probabilidad de éxito.
• Un conjunto de Herramientas. Los gerentes de proyecto usan varios tipos de herramientas para mejorar la tasa de éxito de un proyecto. Los ejemplos incluyen; plantillas, formularios, registros, software y listas de verificación.
• Una Serie de Procesos. Se necesita un conjunto de procesos de gestión para supervisar y controlar el proyecto, como la gestión del tiempo, la gestión de costes, la gestión de calidad, la gestión de cambios, la gestión de riesgos y la gestión de problemas.
 
El ciclo de vida del proyecto
Un ciclo de vida del proyecto se define como una serie de fases que se llevan a cabo para entregar un resultado requerido del proyecto. El ciclo de vida de la gestión de proyectos de INNOVAXIONES consta de cuatro fases,
 
 
Inicio del proyecto
Para iniciar formalmente un proyecto, el equipo primero debe definir el propósito y la estructura del proyecto. Definir el alcance, el propósito, los objetivos, los entregables, los recursos, los plazos y la estructura de los proyectos le brinda al equipo una visión clara de los límites dentro de los cuales deben entregar los resultados del proyecto para cumplir con los requisitos del cliente. ¡Es fundamental establecer una dirección clara desde el principio! a su éxito final.
El primer paso necesario para establecer la dirección del proyecto es desarrollar un Business Case, que incluye una descripción de todas las posibles soluciones que entregará el proyecto y un análisis de costo/beneficio para cada una. Al realizar un estudio de factibilidad, puede asegurarse de elegir una solución recomendada que sea factible y tenga un nivel de riesgo aceptable. Una vez que haya elegido una solución, el siguiente paso es definir la Charter del proyecto, que describe los límites para entregar esa solución. Luego viene el nombramiento del equipo del proyecto y el establecimiento del entorno de la Oficina de Proyectos.
A estas alturas, con su proyecto claramente definido, un equipo de proyecto debidamente calificado designado y un entorno de oficina de proyectos funcional, tendrá todos los ingredientes correctos necesarios para entregar un proyecto exitoso. El paso final de la fase de Inicio consiste en realizar una Revisión de Fase para solicitar la aprobación para pasar a la fase de Planificación.
 
Planificación de proyectos
El primer paso de la fase de Planificación es la creación de un Plan de Proyecto detallado. El Project Manager se referirá a este plan durante todo el proyecto para monitorear y controlar el tiempo, el costo y la calidad, los tres principios básicos de la gestión de proyectos. El Project Manager luego creará un:
• Plan de recursos para identificar la cantidad de mano de obra, equipos y materiales necesarios
• Financia/ Plan para cuantificar la financia! gastos incurridos para completar
• Plan de calidad para establecer objetivos de calidad y enumerar los métodos de garantía y control de calidad
• Plan de Riesgos para identificar los riesgos y planificar las acciones necesarias para mitigarlos
• Plan de aceptación para especificar los criterios del cliente para aceptar entregables
• Plan de Adquisiciones para identificar los recursos y plazos para la subcontratación externa! proveedores
• Proceso de selección para enumerar los pasos necesarios para seleccionar proveedores preferidos
• Declaración de trabajo (SOW) para documentar los requisitos de adquisición del proyecto
• Solicitud de información (RFI) para solicitar información general a los proveedores interesados
• Solicitud de propuesta (RFP), para solicitar propuestas detalladas de proveedores preseleccionados
• Contrato Formal de Proveedores, para contratar a los proveedores preferentes del proyecto
Se lleva a cabo una revisión de fase para permitir que el patrocinador del proyecto evalúe los entregables producidos hasta la fecha y apruebe el inicio de la fase de ejecución del proyecto.
 
Ejecución y control del proyecto
En esta fase, el equipo del proyecto construye físicamente cada entregable. Mientras se construyen los entregables, el Project Manager monitorea y controla la entrega del proyecto al emprender:
• Gestión del tiempo: seguimiento y registro del tiempo dedicado a completar las tareas del proyecto en relación con el plan del proyecto
• Gestión de costos: identificación y registro de costos (es decir, gastos) contra el presupuesto del proyecto
• Gestión de calidad: revisión de la calidad de los entregables y procesos de gestión
• Gestión de cambios: revisión e implementación de solicitudes de cambios en el proyecto
• Gestión de riesgos: evaluar el nivel de riesgo del proyecto y emprender acciones de mitigación de riesgos
• Gestión de problemas: identificar y resolver problemas del proyecto, siempre que sea posible
• Gestión de compras: recepción y aceptación de artículos de compras y gestión del desempeño de los proveedores
• Gestión de la aceptación: identificar la finalización de los entregables y obtener la aceptación de los clientes
• Gestión de las comunicaciones: mantener informados a los interesados ​​del proyecto sobre el progreso, los riesgos y los problemas del proyecto
Una vez que el cliente haya aceptado todos los entregables y haya realizado una revisión de fase para determinar si el proyecto ha logrado sus objetivos, el proyecto está listo para cerrarse.
 
Cierre del proyecto
Cerrar formalmente un proyecto implica una cantidad razonable de trabajo. Primero se crea un Informe de cierre del proyecto para enumerar todas las acciones necesarias para cerrar el proyecto. Cuando el patrocinador del proyecto ha aprobado este informe, las acciones enumeradas se completan para liberar los recursos del proyecto, entregar los entregables, cerrar la oficina del proyecto e informar a todas las partes interesadas que el proyecto ahora está cerrado.
Entre uno y tres meses después de que se haya cerrado el proyecto, una parte independiente realiza una revisión posterior a la implementación para determinar el éxito general del proyecto e identificar si la empresa realmente obtuvo los beneficios establecidos en el Business Case original. Cualquier lección aprendida también se documenta para proyectos futuros.

A) Iniciación del proyecto El inicio del proyecto es la primera fase del ciclo de vida del proyecto y consiste esencialmente en poner en marcha el proyecto. Inicia un proyecto definiendo su propósito y alcance, la justificación para iniciarlo y la solución a implementar. También deberá contratar un equipo de proyecto adecuadamente capacitado, configurar un entorno de oficina de proyectos y realizar una revisión de fase antes de pasar a la segunda fase del ciclo de vida del proyecto: planificación del proyecto.
La fase de inicio del Proyecto implica los siguientes seis pasos clave:
 
- Desarrollar un caso de negocios
- Crear un estudio de factibilidad
- Establecer la Carta del Proyecto
- Designar el equipo del proyecto
- Establecer una oficina de proyectos
- Realizar revisión de fase
 
- Desarrollar un caso de negocio. El primer paso para iniciar un nuevo proyecto es la creación de un Business Case integral. Un caso de negocio describe el problema/oportunidad de negocio que debe abordar el proyecto y las soluciones alternativas. También se incluyen los costos y beneficios potenciales asociados con cada solución. El Business Case se convierte en la base del proyecto, ya que describe completamente el proyecto, las razones para crear el proyecto y los beneficios clave que producirá el proyecto.
- Realizar un estudio de factibilidad. Luego se completa un estudio de factibilidad para identificar la probabilidad de que las soluciones alternativas brinden los beneficios establecidos en el Business Case. Con base en los resultados del estudio de factibilidad y los beneficios y costos descritos en el caso de negocios, el patrocinador del proyecto identifica y aprueba una solución preferida.
- Establecer la Carta del Proyecto. Luego se define un nuevo proyecto para entregar la solución aprobada. El Acta de Constitución del Proyecto está documentada y describe esencialmente lo que el proyecto se propone lograr y los límites dentro de los cuales debe lograrlo. La visión del proyecto, los objetivos, el alcance, los entregables, la organización del proyecto y un plan de implementación están claramente establecidos en el documento del Acta de constitución del proyecto.
- Designar el equipo del proyecto. Ahora que el proyecto está definido, es hora de nombrar el equipo. Se establece la Junta de Proyecto y se contrata al Gerente de Proyecto para que asuma la responsabilidad del proyecto. El Project Manager recluta a los Team Leaders y ellos, a su vez, ayudan a reclutar al personal del proyecto.
- Crear una Oficina de Proyectos. El entorno de la Oficina de Proyectos se establece como el lugar de residencia del equipo durante la duración del proyecto. Este entorno proporcionará las instalaciones físicas, el equipo, los materiales, las herramientas y los procesos necesarios para que los miembros del equipo del proyecto puedan desempeñar sus funciones con éxito.
- Realizar revisión de fase. Con el proyecto definido y el equipo designado, está listo para ingresar a la fase de Planificación detallada. Se completa una revisión de fase para garantizar que se hayan completado todas las actividades de inicio requeridas y para proporcionar la aprobación formal para proceder a la fase de planificación detallada del proyecto.

B) Planificación de proyectos La fase de planificación implica completar los siguientes 10 pasos clave. Todos estos pasos se completan en la fase de planificación. Los pasos no se realizan necesariamente de manera secuencial, como se muestra en el siguiente diagrama. Esta secuencia simplemente muestra el orden en que se describe el trabajo .
La fase de Planificación se realiza a lo largo del proyecto según sea necesario. Aunque gran parte del trabajo de planificación se completa al principio del proyecto, es posible que sea necesario revisar la planificación a lo largo del proyecto. Por ejemplo, crea un plan de comunicaciones inicial al principio del proyecto. A medida que avanza el proyecto, es posible que sea necesario actualizar el Plan de comunicaciones. Si es así, se revisa la fase de Planificación y se revisa el Plan de Comunicación.
- Crear un plan de proyecto
- Crear un plan de recursos
- Crea un plan financiero
- Crear un Plan de Calidad
- Crear un plan de riesgos
- Crea un plan de aceptación
- Crea un plan de comunicación
- Crear un Plan de Adquisiciones
- Contratar al proveedor
- Realizar revisión de fase
 
-Crear un plan de proyecto. La creación de un plan de proyecto integral es fundamental para el éxito del proyecto. El Plan del Proyecto identifica la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) de fases, actividades y tareas que se llevarán a cabo para completar el proyecto. Identifica la secuencia, la duración y las dependencias de las tareas, así como los recursos genéricos y los gastos financieros necesarios para completar el proyecto.
-Cree un plan de recursos. Tras la creación de un Plan de Proyecto, se debe realizar una evaluación detallada de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Se debe enumerar la mano de obra, el equipo y los materiales necesarios y cuantificar la cantidad de cada recurso. Finalmente, el uso de los recursos debe programarse para proporcionar al Gerente de Proyecto una vista completa de la cantidad total de recursos necesarios para cada etapa del proyecto.
-Crear un Plan Financiero. El Plan Financiero describe la cantidad total de recursos financieros requeridos durante cada fase del proyecto. Se calcula el costo total de cada elemento de mano de obra, equipo y materiales, así como el costo total de realizar cada actividad dentro del Plan del Proyecto.
-Crear un Plan de Calidad. Se desarrolla un Plan de Calidad para garantizar que los entregables del proyecto cumplan con los requisitos del cliente. Este plan enumera explícitamente los objetivos de calidad que se deben lograr, y se programan un conjunto de actividades de control y garantía de calidad para garantizar que se logre el nivel de calidad requerido a lo largo del proyecto.
-Crear un Plan de Riesgos. La gestión del riesgo del proyecto es un proceso crítico dentro del ciclo de vida del proyecto. Para mitigar el riesgo de manera efectiva, todos los riesgos previsibles del proyecto se identifican y clasifican en términos de su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en el proyecto. Los riesgos se priorizan y se identifica un conjunto de acciones para reducir la probabilidad de cada riesgo y su impacto en el proyecto en caso de que ocurra.
-Crear un Plan de Aceptación. La clave para la satisfacción del cliente está en obtener la aprobación del cliente de que los entregables cumplen con los criterios de calidad establecidos en el Plan de calidad. Se crea un Plan de Aceptación para asegurar que se busque la aceptación del cliente para cada entregable producido por el proyecto. El Plan de aceptación proporciona un cronograma de Revisiones de aceptación que se llevan a cabo para obtener la aceptación del cliente para la finalización de cada entregable dentro del proyecto.
-Crear un Plan de Comunicación. Un Plan de Comunicaciones es un documento que describe la información que se proporcionará a las partes interesadas del proyecto para mantenerlas informadas sobre el progreso del proyecto. Se enumera cada parte interesada y se identifican claramente sus requisitos de información. Se establece un cronograma de eventos y actividades de comunicación para garantizar que la información correcta se comunique a las personas adecuadas en el momento adecuado.
-Crear un Plan de Adquisiciones. Los proyectos a menudo necesitan adquirir artículos adquiridos (como productos, servicios y resultados específicos) de proveedores externos. El Plan de Adquisiciones describe qué artículos se obtendrán de fuentes externas. proveedores y los plazos y métodos de entrega.
-Contratar a los Proveedores. Con una visión clara de los elementos de adquisición que se adquirirán, el equipo del proyecto se dispondrá a seleccionar y contratar uno o un pequeño número de proveedores preferidos para el proyecto. Esto puede implicar:
•Definición de un Proceso de Selección para seleccionar los proveedores preferentes
•Emitir una Declaración de trabajo para documentar los requisitos de adquisición del proyecto.
•Emisión de una Solicitud de Información a un grupo de proveedores potenciales para permitirles registrar su interés en suministrar el proyecto
•Emisión de una Solicitud de Propuesta a una lista corta de proveedores para permitirles presentar una propuesta formal para suministrar el proyecto
•Negociación de contratos de proveedores para acordar un conjunto de responsabilidades, términos y condiciones para el suministro de productos al proyecto.
-Realizar revisión de fase. El equipo está listo para ingresar a la fase de Ejecución con una comprensión detallada de las actividades, los recursos, las finanzas y las relaciones con los proveedores necesarios para llevar a cabo el proyecto. Se lleva a cabo una Revisión de Fase para garantizar que se hayan completado todas las actividades de Planificación requeridas y para proporcionar aprobación para pasar a la fase de Ejecución del Proyecto


C) Ejecución y Control del proyecto Armado con una definición clara del proyecto y un conjunto de documentos de planificación detallados, está listo para ingresar a la fase de ejecución del proyecto. Esta es la fase en la que los entregables se construyen físicamente y se presentan al cliente para su aceptación.
Mientras se construye cada entregable, se utiliza un grupo de procesos de gestión para monitorear y controlar los entregables del proyecto.
 
Estos procesos incluyen la gestión del tiempo, el costo, la calidad, el cambio, los riesgos y los problemas, así como los proveedores, la aceptación del cliente y la comunicación del proyecto.
Una vez que se han producido todos los entregables y el cliente ha aceptado la solución final, el proyecto está listo para su cierre.
 
-Construir entregables
- Seguimiento y Control
• Realizar la gestión del tiempo
• Realizar la gestión de costos
• Realizar Gestión de Calidad
• Realizar Gestión de Cambios
• Realizar Gestión de Riesgos
• Realizar la gestión de problemas
• Realizar Gestión de Compras
• Realizar Gestión de Aceptación
• Realizar la Gestión de las Comunicaciones
-Realizar revisión de fase
 
-Construir entregables. El primer y más importante paso en la fase de Ejecución es la construcción de cada uno de los entregables del proyecto especificados en el Acta de Constitución del Proyecto. Durante esta actividad, se crea un diseño detallado de cada entregable, y los entregables se construyen y prueban físicamente. Los entregables luego son revisados ​​por el Gerente de Calidad y el Cliente para determinar si cumplen con los criterios de calidad (definidos en el Plan de Calidad) y los criterios de aceptación (definidos en el Plan de Aceptación). Si se han cumplido todos los criterios, el cliente firma los entregables y los entrega al entorno del cliente. Una vez que todos los entregables han sido producidos y aprobados por el cliente, el proyecto está listo para cerrarse.
-Seguimiento y Control. Junto con la actividad 'Construir entregables', el Project Manager realiza un conjunto de procesos de gestión para monitorear y controlar el tiempo, el costo y la calidad de cada entregable que se produce, de la siguiente manera:
• Realizar la Gestión del Tiempo. Este es el proceso de seguimiento y control del tiempo dedicado por el personal al proyecto. Las hojas de tiempo se pueden usar para rastrear y registrar el tiempo empleado, de modo que el Gerente de Proyecto pueda determinar el progreso general del proyecto.
• Realizar la Gestión de Costos. Garantizar la entrega de proyectos dentro del presupuesto siempre es una tarea difícil. Para monitorear y controlar los costos de manera efectiva, se implementa un Proceso de administración de costos para identificar los costos del proyecto (es decir, los gastos) y registrar la tasa de consumo del presupuesto del proyecto.
• Realizar Gestión de Calidad. Para asegurar que el proyecto produzca entregables que cumplan con los requisitos del cliente, es necesario utilizar un Proceso de Gestión de Calidad formal. Este proceso involucra actividades de Garantía y Control de Calidad como se especifica en el Plan de Calidad para administrar el nivel de calidad de un proyecto.
• Realizar la Gestión de Riesgos. Si bien la gestión del tiempo, el costo y la calidad puede ser un trabajo de tiempo completo, otro proceso clave dentro de la gestión de proyectos es la mitigación del riesgo del proyecto. Para realizar la gestión de riesgos en un proyecto, debe monitorear y controlar los riesgos del proyecto tomando las medidas necesarias para prevenir riesgos y minimizar el impacto en el proyecto en caso de que ocurran esos riesgos.
• Realizar Gestión de Incidencias. Durante el ciclo de vida del proyecto, a menudo surgen problemas imprevistos que afectan la capacidad del proyecto para cumplir con los objetivos establecidos. La clave del éxito es contar con un proceso para revisar y resolver problemas antes de que tengan un impacto severo en el proyecto.
• Realizar la Gestión de Compras. Los proyectos a menudo requieren bienes y servicios externos a proveedores para ayudarles a cumplir los objetivos marcados. En estas situaciones, se implementa un Proceso de Gestión de Adquisiciones para monitorear y controlar el desempeño de los proveedores del proyecto.
• Realizar Gestión de Aceptaciones. Puede entregar un conjunto de entregables de primera clase, pero a menos que el cliente acepte que sus entregables cumplen con sus requisitos, el éxito del proyecto se verá comprometido. Para obtener la aprobación del cliente de cada entregable, se deben realizar Revisiones de Aceptación como parte de un Proceso de Gestión de Aceptación.
• Realizar la Gestión de Comunicaciones. Todos los miembros del equipo deben estar informados regularmente sobre el progreso del proyecto. Al completar las actividades de comunicación enumeradas en el Plan de comunicaciones, se asegurará de que cada parte interesada dentro del proyecto reciba la información correcta, en el momento adecuado.
-Realizar revisión de fase. Con todos sus entregables aprobados por el cliente, está casi listo para cerrar el proyecto. Pero primero, se lleva a cabo una revisión de fase para garantizar que todas las actividades requeridas en la fase de ejecución se hayan completado y que el proyecto esté listo para pasar a la fase de cierre.

D) Cierre del proyecto Puede parecer fácil, pero cerrar un proyecto implica más de lo que parece. El cierre del proyecto implica la entrega de los entregables finales al cliente, la entrega de la documentación del proyecto a la empresa, la rescisión de los contratos con los proveedores, la liberación de los recursos del proyecto y la comunicación del cierre del proyecto a todas las partes interesadas. El último paso restante es una revisión posterior a la implementación para identificar el nivel de éxito del proyecto y anotar las lecciones aprendidas para proyectos futuros. Los pasos involucrados en la fase de Cierre se describen en:
 
- Realizar el Cierre del Proyecto
- Revisar la finalización del proyecto
 
-Realizar el cierre del proyecto: El primer paso que se toma al cerrar un proyecto es crear un Informe de cierre del proyecto. Es extremadamente importante que enumere todas las actividades necesarias para cerrar el proyecto dentro del informe de cierre del proyecto, para garantizar que el cierre del proyecto sea fluido y eficiente. Una vez que el informe ha sido creado y aprobado por el Promotor del Proyecto, se realizan las actividades de cierre establecidas en el informe. A continuación, el proyecto se cierra oficialmente.
-Revisar la finalización del proyecto: Entre uno y tres meses después de que se haya cerrado el proyecto y el negocio haya comenzado a experimentar los beneficios que brinda el proyecto, es importante realizar una Revisión posterior a la implementación (PIR). Esta revisión le permite a la empresa identificar el nivel de éxito del proyecto y enumerar las lecciones aprendidas para proyectos futuros.