El control del tiempo es una ventaja competitiva crucial en la gestión de proyectos. Saber administrar eficazmente el tiempo es esencial para el éxito de cualquier iniciativa. Es importante que todos los gerentes, directores, planners y schedulers de proyectos, desarrollen sus habilidades, y conozcan las técnicas y herramientas adecuadas para conseguirlo. A continuación, se presentan elementos clave para una gestión efectiva del tiempo en la dirección de proyectos. 1. Planificación detallada Una planificación detallada es fundamental para garantizar la efectividad en la gestión del tiempo. Definir actividades, estimar duraciones y crear un cronograma preciso son pasos esenciales. La consideración de escenarios, por ejemplo, permite una planificación más robusta a través de la estimaciones pesimistas, optimistas y probables. 2. Registros validados, herramientas y técnicas La planificación entrega información relevante sobre los hitos, entregables y actividades clave del proyecto con duraciones estimadas. Esta información se puede desglosar en tareas manejables y actividades registradas en una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) que permitirá posteriormente generar el diagrama de Gantt del cronograma del proyecto, para visualizar la secuencia de tareas en el tiempo Emplear herramientas como diagramas de Gantt, software de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet, junto con técnicas como la descomposición y el juicio de expertos, facilita la gestión de agendas y calendarios de manera eficiente. 3. Ruta crítica La ruta crítica es un concepto central en la gestión de proyectos que determina la duración mínima del proyecto y la secuencia de actividades que lo definen. Si una actividad de la ruta crítica se retrasa, el proyecto se prolongará en la misma medida, a menos que otra actividad de la ruta crítica se pueda completar antes de lo previsto. Conocer la ruta crítica es vital para identificar las actividades que impactan directamente en la duración total del proyecto. Además, la ruta crítica ayuda a visualizar el proyecto, gestionar plazos, comparar progresos planificados y reales, y gestionar recursos. Las herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Project y Smartsheet permiten identificar adecuadamente la ruta crítica gracias a sus funcionalidades avanzadas de programación y seguimiento de proyectos. Estas herramientas facilitan la importación de datos desde otras fuentes y ofrecen plantillas prediseñadas para una configuración rápida. Una buena gestión del cronograma permitirá posteriormente que la gestión de tiempo y costo se integren de manera sofisticada para dar lugar a herramientas más complejas como la Gestión del Valor Ganado (EVM). Finalmente, te brindamos algunas recomendaciones para perfeccionar las habilidades de gestión del tiempo. Como Mantener actualizaciones profesionales en el campo. El Project Management Institute (PMI) transformó el concepto de la gestión del tiempo por el de Gestión del Cronograma del Proyecto (Project Schedule Management) y actualmente, fomenta y ofrece a los profesionales, la posibilidad de obtener la certificación como especialistas en la gestión del cronograma (PMI-SP®). Del mismo modo, implementar las técnicas y herramientas apropiadas, como configuración de objetivos SMART del proyecto (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) y sus actividades, permitirá a los equipos del proyecto comprender la relevancia y los plazos de acción para el proyecto desde la planificación. Entender las prioridades (usando herramientas como la Matriz Eisenhower), permite a los gestores y miembros del proyecto ser organizados y capaces de identificar las tareas importantes y las que pueden ser delegadas o gestionadas posteriormente sin afectar al proyecto. Desarrollar una rutina con espacios de tiempo definidos, permitirá evitar la multitarea, las distracciones y el tiempo muerto. 4/4/2024 Madurez de la PMOProject Management Institute (PMI), la principal autoridad mundial en gestión de proyectos, y la firma global de servicios profesionales, PwC, se han unido para abordar el estado actual de la madurez de la oficina de gestión de proyectos (PMO) a través de la creación de un índice de madurez de PMO a medida. Si bien la puntuación del índice de madurez global muestra que todavía hay un largo camino por recorrer para las PMO en su viaje de madurez, ha identificado una cohorte de 230 PMO, denominada el "10 por ciento superior" en este informe, que son líderes en todas las dimensiones del índice. El 10 por ciento superior está cumpliendo con múltiples aspectos en cinco dimensiones clave de la madurez de la PMO: gobernanza, integración y alineación, procesos, tecnología y datos, y personas. Esto permite que el 10 por ciento superior tenga una mayor influencia e impacto en su organización y, en última instancia, ofrezca resultados de proyectos más exitosos. Esto se destaca en su respuesta a la pandemia de COVID-19, donde el 10 por ciento superior pudo respaldar el fuerte giro que tomaron sus organizaciones al acelerar nuevas formas de trabajar y expandir rápidamente las funciones de gestión de riesgos. Este informe muestra los atributos clave de las PMO del 10 por ciento superior y los pasos que se pueden seguir para unirse a ellas. La oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) tiene un papel vital que desempeñar a medida que el mundo avanza hacia una era pospandémica. A menudo malinterpretado como un departamento confinado a la gobernanza y el cumplimiento, estamos viendo que las PMO van más allá de la ejecución táctica de proyectos y realizan una gama más amplia de actividades que impulsan el valor estratégico para sus organizaciones. Estas PMO evolucionadas adoptan nuevas tecnologías, se centran en la cultura de equipo y ayudan a convertir a los gestores de proyectos en embajadores de la creación de valor. También tienen una mayor presencia en la sala de juntas al trabajar con la alta dirección para alinear los proyectos de manera efectiva con la estrategia de la organización y centrarse en los resultados clave que realmente importan a la organización. Para evaluar el estado actual de la madurez de las PMO y comprender lo que podemos aprender de las PMO más avanzadas, PMI y PwC han creado un Índice Global de Madurez de PMO, el primero de su tipo. Utilizando los resultados de una encuesta mundial realizada a más de 4000 profesionales de la gestión de proyectos, de los cuales más de 2500 trabajan en una PMO, un perfil de las PMO de mayor rendimiento, el "10 por ciento superior", revela lo que tienen en común y cómo crean beneficios a largo plazo para sus organizaciones. El índice de madurez PMI y PWC En nuestra encuesta global, se preguntó a los profesionales de gestión de proyectos que trabajan dentro de una PMO con qué frecuencia su PMO realizaba una serie de actividades relacionadas con la creación de valor. Cuanto más frecuente sea la actividad, mayor será la madurez de la PMO. Medimos los niveles de actividad en función de 23 elementos específicos de madurez de la PMO en las siguientes cinco dimensiones: Gobernanza:
Integración y alineación:
Procesos:
Tecnología y Datos:
Gente:
El 10 por ciento más rico (véase la Figura 1) se encuentra repartido por todo el mundo, con una concentración ligeramente mayor en el sur de Asia. Una gran proporción del 10 por ciento superior se encuentra en el sector tecnológico, lo cual no es sorprendente dado que el sector está a la vanguardia en lo que respecta al cambio y la transformación empresarial. La otra mitad se distribuye en una variedad de industrias, con una prevalencia ligeramente mayor en los sectores de servicios financieros, construcción y telecomunicaciones. La mayoría del 10 por ciento superior son oficinas de gobierno a nivel corporativo, como una PMO empresarial (ePMO). Un enfoque centralizado en toda la organización brinda a estas PMO la oportunidad de respaldar la gobernanza, las mejores prácticas y la alineación de proyectos/programas entre departamentos y funciones, lo que garantiza que los proyectos se lleven a cabo para el beneficio general de la organización. El 10 por ciento superior también tiene una representación impresionante en el nivel de C-suite, lo que mejora aún más su amplio punto de vista y comprensión de los proyectos en toda la organización. Esta información, que tiene un valor incalculable para la asignación eficaz de recursos y la alineación de los proyectos, es una pieza del rompecabezas que falta para la mayoría de las PMO a nivel mundial. La puntuación del índice global Nuestro análisis revela que la madurez global de las PMO se sitúa en una media de 61,4 sobre una puntuación máxima de 100 (véase la Figura 2). Esta puntuación enfatiza que la mayoría de las PMO aún están a mitad de camino en su viaje de madurez y aún no han alcanzado un punto en el que estén cumpliendo de manera consistente en las cinco dimensiones. En comparación, la puntuación de madurez entre el 10 por ciento superior es de 94,9, lo que indica que están implementando una serie de actividades en todas las métricas dentro de cada dimensión casi todo el tiempo. El 10 por ciento superior está impulsando el alcance de la PMO más allá de la buena gobernanza, que abarca las actividades más "típicas" de una PMO, en áreas como el desarrollo del talento, la adopción de tecnología y la influencia estratégica. Nuestros datos sugieren que las dimensiones del índice se refuerzan entre sí: rara vez las PMO sobresalen en una dimensión y fracasan en otra; por lo tanto, una PMO que busca acelerar su viaje de madurez debe considerar cómo invierte sus recursos en las cinco dimensiones. Figura 2: Puntuación del índice de madurez de PMO: el 10 por ciento superior frente al global Fuente PMI
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