¿Qué es la planificación organizacional en la gestión de proyectos?

​Si está buscando iniciar o hacer crecer un negocio (o simplemente mantener un negocio rentable), necesita un plan de negocios. 
Pero no todos los planes son iguales. Si necesita definir su negocio y sus objetivos, debe utilizar la planificación organizacional.
Esa planificación proporciona un camino claro a seguir. Cuando organizas los distintos departamentos de tu empresa, todo el mundo sabe cuál es su función y las tareas y procesos necesarios para alcanzar tus objetivos empresariales.

¿Qué es la planificación organizacional?
La planificación organizacional es la forma en que los propietarios de negocios organizan las operaciones diarias de una empresa. Esto puede variar desde cosas simples, como la razón de ser de las empresas, hasta consideraciones más complejas, como establecer metas para lograr un objetivo específico. Utiliza el plan organizativo como marco para crear tareas que, cuando se ejecuten, permitirán a la empresa alcanzar su objetivo.

La planificación organizacional se utiliza a menudo para mejorar el negocio general de una empresa, pero una empresa puede dirigirlo hacia su fuerza laboral, finanzas o productos. Por lo tanto, existen varios tipos de objetivos de planificación organizacional; desde el desarrollo de la fuerza laboral y la planificación financiera hasta los productos, servicios y la planificación de la expansión.

¿Por qué es importante la planificación organizacional?

No hace falta decir que cuanto mejor organice su empresa, mejor será su rendimiento. La planificación organizacional es importante porque permite a las empresas desarrollar una planificación eficaz y alcanzar sus objetivos establecidos.

Tener un plan organizacional también es útil porque una empresa preparada responde mejor a los cambios en el lugar de trabajo. Además, la planificación organizacional aclara los roles, responsabilidades y expectativas de todos en la empresa. Esto ayuda a la gerencia a asegurarse de que están cumpliendo con los puntos de referencia determinados.

Debido a que la planificación organizacional crea una estructura en la que las relaciones entre los equipos y los gerentes están claramente definidas, también puede revelar dónde hay deficiencias, problemas o responsabilidades. A continuación, la empresa puede resolver estas limitaciones de bloqueo.

Procesos típicos de planificación organizacional

Estas fases de la planificación organizacional se definen en estos cuatro procesos:

1. Planificación Estratégica: Esta es la visión general de la empresa. Aquí, usted define los objetivos de la empresa. Los objetivos deben estar alineados con la misión, la visión y los valores generales de la empresa. Este proceso involucra a la alta gerencia, aunque puedes incluir a los empleados en la discusión.
2. Planificación táctica: A continuación, la discusión se centra en cómo implementar el plan desarrollado. Se trata de objetivos más a corto plazo, normalmente de no más de un año de duración. Aquí es donde los mandos intermedios toman la pelota, en términos de creación de planes y campañas de marketing.
3. Planificación Operativa: Ahora hemos llegado a las operaciones diarias necesarias para ejecutar el plan táctico. Aquí es donde se establecen los horarios de trabajo, las políticas, las normas y los reglamentos para los empleados. También se asignan tareas específicas y se crea un protocolo para realizar un seguimiento del trabajo.
4. Planes de contingencia: Es importante tener uno o dos planes de respaldo en caso de eventos imprevistos o problemas que hagan que el plan original sea imposible. Dedique tiempo a pensar en los posibles riesgos y respuestas. Los eventos incluyen desastres naturales, mal funcionamiento del software o la salida de un ejecutivo de nivel C de la empresa.

Cómo hacer un plan organizacional

Las cuatro fases del proceso de planificación organizacional crean un marco, pero hay diferentes pasos al hacer un plan organizacional:

1. Comience con las metas y objetivos de la empresa: ¿Dónde quieres estar a corto y largo plazo?
   Luego, reúna un equipo para liderar la ejecución, el seguimiento y el progreso del plan.
2. Cree un gráfico que ilustre la estructura organizativa del plan: Compártelo con toda la empresa y mantenlos informados sobre el progreso a medida que alcanzas los hitos establecidos a largo y corto plazo.
3. Definir las metas y objetivos de la empresa: Haga esta una lista detallada para ayudar a todos a comprender las metas y objetivos, así como su papel en la realización de ellos.
4. Crea una lista de tareas con roles para todos los miembros de tu equipo: Asígnales tareas y asegúrate de que el equipo entiende lo que se espera de ellos.
5. Revise dónde se encuentra actualmente la empresa: ¿Qué procesos están en marcha en este momento? Revisar esto permite al equipo ver lo que deben hacer para alcanzar los objetivos de crecimiento de la empresa.
6. Toma lo que has recopilado y ponlo en un documento: Utilícelo para realizar un seguimiento del progreso cuando ejecute el plan de la organización.

Cómo comunicar tu plan organizacional al equipo

Una vez que hayas creado un plan organizativo, debes comunicarlo al equipo. Este es un paso crucial. Si implementas un plan sin que todos lo entiendan, es posible que tengas problemas que podrían descarrilar todo el plan.
Una forma de hacer que todos estén en la misma página es convocar una reunión de toda la empresa. Tenga una agenda apretada que detalle el plan de la organización y obtenga comentarios de los asistentes. También puede crear una hoja y distribuirla antes o durante la reunión.
Si su empresa tiene un software de gestión de proyectos, puede incluir a toda la empresa en el plan organizativo, asignar tareas y comunicarse a través de la herramienta si tienen alguna pregunta. Luego, cuando implemente el plan de la organización, puede realizar un seguimiento del progreso y asegurarse de que todos permanezcan en comunicación.

William Malsam | 10 de septiembre de 2021