La automatización de la gestión de proyectos es, sin duda, una de las transformaciones más productivas que cualquier empresa puede aplicar. Sin embargo, con demasiada frecuencia, termina siendo una ocurrencia tardía.

La cuestión es que los gestores de proyectos son profesionales altamente cualificados . A pesar de esto, probablemente pasan más tiempo en tareas administrativas repetitivas que cualquier otra persona en su empresa.
En otras palabras, es básicamente el candidato ideal para la automatización.

Hoy, vamos a comprobar exactamente cómo funciona esto en la práctica. Exploraremos las tareas específicas de gestión de proyectos que puedes automatizar, cómo hacerlo, qué herramientas utilizar y los beneficios que puedes esperar.

¿Qué es la automatización de la gestión de proyectos?

Como su nombre indica, la automatización de la gestión de proyectos significa utilizar herramientas digitales para eliminar la necesidad de trabajo administrativo manual dentro de los procesos de gestión de proyectos.

Como veremos en breve, estas tareas pueden ser tan básicas como la entrada de datos, el intercambio de información, los flujos de trabajo de aprobación, la asignación de recursos o la elaboración de informes de proyectos.

En última instancia, el objetivo es mejorar la eficiencia de los proyectos, sin comprometer la precisión, la visibilidad u otras cuestiones clave.

De este modo, los gestores de proyectos pueden dedicarse a tareas más productivas, como la gestión de clientes, la estructuración del trabajo y la entrega de proyectos.
Veremos cómo se ve esto en la práctica de manera más completa un poco más adelante. Por ahora, lo importante es que la automatización de la gestión de proyectos puede basarse en una serie de técnicas, desde la funcionalidad integrada en las herramientas existentes hasta soluciones totalmente personalizadas.

¿Por qué automatizar la gestión de proyectos?

Profundicemos en por qué este es un tema tan importante para las empresas modernas.
Hay algunos factores en juego que han aumentado el impulso de la automatización de la gestión de proyectos. Por un lado, esto se relaciona con la prisa por mejorar la eficiencia dentro de los procesos internos en general.

Por lo tanto, frente a los difíciles vientos en contra de la economía, la automatización es un arma clave en nuestra lucha por maximizar la rentabilidad.

Además de esto, la propia gestión de proyectos debe responder a los cambios fundamentales en la forma en que las empresas operan a diario, a través de la explosión de la digitalización, la creciente complejidad en las cadenas de suministro globales e incluso el aumento de las fuerzas de trabajo remotas.

Y luego está el tema de los cambios tecnológicos. En resumen, la automatización de la gestión de proyectos nunca ha sido más accesible para equipos de todos los tamaños.

Con el auge del desarrollo low-code, las plataformas SaaS y las herramientas de automatización dedicadas, nunca ha sido tan fácil ni más rentable automatizar los procesos internos.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Primero, sin embargo, vale la pena pensar más concretamente en las tareas específicas que podemos automatizar dentro de los proyectos.
Por supuesto, la forma en que se estructuran los proyectos variará de una empresa a otra. A pesar de esto, hay muchas similitudes en los componentes básicos de la entrega y administración de proyectos.

Estas son algunas de las tareas que se automatizan con más frecuencia.

Entrada de datos

La entrada de datos es uno de los sumideros de tiempo más generalizados que existen. También es uno de los tipos de trabajo administrativo más evitables. Básicamente, la entrada de datos significa tomar información de una fuente existente e ingresarla en un sistema digital en un formato definido.
Puede ser una herramienta CRUD, una base de datos o incluso una simple hoja de cálculo.
En este caso, la automatización puede funcionar de diferentes maneras, pero el objetivo final es eliminar la necesidad de introducir datos manualmente.
Podríamos centrarnos en flujos de datos específicos y conocidos, o podríamos utilizar soluciones más avanzadas para crear una forma más sistemática de que nuestros datos se muevan de manera eficiente a través de los nodos relevantes.

Análisis

El análisis de datos dentro de los equipos de proyecto suele estar bastante regularizado y, por lo tanto, es altamente automatizable. Normalmente, nos ocupamos del análisis básico de cuestiones como los costes del proyecto, el uso de recursos, las tasas de incidentes y los plazos de entrega.

La mayoría de los equipos de proyecto dependen de herramientas ineficientes, principalmente hojas de cálculo, para esto.

Para la automatización, el desafío aquí no es tanto el análisis en sí, sino tener los datos correctos en el lugar correcto. Con esto en su lugar, el análisis se convierte en una simple cuestión de aplicar reglas definidas y funciones de transformación a nuestros datos.

Informes y actualizaciones de estadoDesde un punto de vista técnico, los informes y las actualizaciones de estado de los proyectos implican esencialmente la presentación de datos, ya sea en su forma bruta o siguiendo transformaciones, agregaciones, cálculos o análisis definidos.

Luego, está el elemento adicional de notificar a las partes interesadas que los datos recién visualizados están disponibles.

En la mayoría de los casos, esto significa crear paneles para mostrar el estado de los diferentes objetivos del proyecto en tiempo real, además de usar automatizaciones para hacer ping a los usuarios, ya sea a intervalos fijos o cuando hay un cambio sustancial que requiere su atención.

Tareas financieras

Los gestores de proyectos también son responsables de una serie de tareas financieras, como la facturación a los clientes, el seguimiento de los presupuestos, el mantenimiento del cumplimiento y mucho más.

Este es un caso de uso particularmente importante para la automatización de la gestión de proyectos, ya que los riesgos asociados con errores e imprecisiones aquí son comparativamente altos. Además, los datos en cuestión son casi en su totalidad numéricos y, por lo tanto, fácilmente computables.

Solicitudes de aprobación

Existen innumerables tareas de gestión de proyectos que se pueden expresar básicamente como solicitudes de aprobación. Esto incluye cualquier escenario en el que los empleados necesiten la aprobación de un colega responsable para realizar una acción o acceder a un recurso.

Una vez más, el único desafío particular aquí es tener los datos correctos disponibles.

Los flujos de trabajo de aprobación implican la aplicación de una lógica empresarial definida para responder a una solicitud. Por ejemplo, podríamos aprobar automáticamente un envío de gastos que se encuentre por debajo de un valor de umbral determinado.
Programación y asignación de recursosLos gestores de proyectos también son responsables de decidir qué recursos dedicar a los diferentes trabajos. A menudo, esto significa asignar tareas a miembros de nuestro equipo de entrega de proyectos, como creativos, desarrolladores, agentes de servicio u otros colegas.

Cuando ya conocemos la disponibilidad de cada miembro del equipo y los requisitos de la tarea en cuestión, esto es relativamente sencillo.
Por ejemplo, asignar un cambio de código al desarrollador que tiene un hueco en su programación a continuación.

Comunicaciones
Por último, tenemos las tareas de comunicación. Estos pueden ser muy variados, por lo que vale la pena pensarlos en términos un poco más genéricos. Por un lado, tenemos las comunicaciones externas, por ejemplo, con clientes, proveedores y otras partes interesadas.

Por otro lado, tenemos comunicaciones internas, incluso con nuestro equipo de entrega y otros colegas involucrados en el proyecto.

Podemos utilizar una variedad de correo electrónico, mensajería instantánea y otras técnicas de automatización de comunicaciones para reducir la necesidad de reuniones u otros tipos de contacto manual dentro de los proyectos.

Herramientas de automatización para gestores de proyectos

Antes de que podamos pensar más específicamente en cómo automatizar las cargas de trabajo de gestión de proyectos, debemos comprender los tipos de herramientas que tenemos a nuestra disposición.

Una cosa que vale la pena reconocer es que las soluciones de automatización pueden ser creadas por desarrolladores internos u otros colegas del equipo de TI. Pero, con la misma frecuencia, el trabajo es automatizado por los propios gestores de proyectos, u otros miembros no técnicos del equipo.

Esto se debe a un cambio fundamental en la forma en que los equipos construyen herramientas para gestionar los procesos internos. Atrás quedaron los días en que la automatización era el dominio exclusivo de empresas masivas con recursos de desarrollo ilimitados.

De hecho, una gran proporción de las soluciones de automatización de la gestión de proyectos se construyen sin escribir una sola línea de código.

Estas son las clases más comunes de herramientas que se utilizan para crear automatizaciones:

• Herramientas de automatización: plataformas diseñadas específicamente para la automatización del flujo de trabajo, como Zapier.
• Gestión de API: herramientas que nos permiten configurar y administrar puntos finales de API para la automatización.
• Plataformas SaaS: funcionalidad de automatización nativa dentro de las plataformas SaaS existentes.
• Desarrollo tradicional: soluciones personalizadas codificadas.
• Desarrollo low-code: plataformas, que nos permiten desarrollar soluciones personalizadas con un mínimo de código manual.
• Herramientas de automatización de datos: soluciones para centralizar, transformar, gestionar y transferir datos con automatización.
• Herramientas de oficina: hojas de cálculo, procesadores de texto y otras herramientas de oficina comunes del día a día.

La decisión sobre cuál de estos es el adecuado para usted depende de la naturaleza de las tareas que desea automatizar, el tiempo y los recursos que tiene disponibles, sus habilidades técnicas y una variedad de otros factores.

Beneficios de la automatización de la gestión de proyectos

También es importante comprender el caso de negocio de la automatización de la gestión de proyectos antes de sumergirnos en cómo implementarla. Esto significa identificar los beneficios subyacentes, así como algunos de los desafíos y riesgos clave que tendremos que tener en cuenta.

Empecemos por los aspectos positivos.
La automatización de la gestión de proyectos se utiliza para lograr:

• Reducción de costos: al eliminar las tareas administrativas serviles, podemos reducir los costos de mano de obra asociados.
• Aumento de los ingresos, tanto a través de la liberación de nuestro equipo para trabajar en tareas más productivas como al aumento del volumen de trabajo que podemos llevar a cabo.
• Precisión mejorada: reducción del riesgo de error humano.
• Visibilidad: nos da una mayor supervisión sobre el estado de los proyectos.
• Plazos de entrega: eliminación de posibles obstáculos y aceleración de las entregas de proyectos.
• Satisfacción del cliente: mejora de la comunicación, los tiempos de respuesta y los resultados del proyecto.
• Escalabilidad: aumentar nuestra capacidad para asumir nuevos proyectos.

Por ejemplo, incluso las mejoras simples en la forma en que gestionamos el intercambio regular de información relacionada con los proyectos pueden producir no solo mejores resultados por menos, sino también mejorar las experiencias de todas las partes interesadas involucradas en el proceso.

Desafíos y riesgos

Pero nada de esto quiere decir que la automatización de la gestión de proyectos sea un camino de rosas. Al igual que cualquier otro proyecto de transformación, inevitablemente nos enfrentaremos a nuevos desafíos, riesgos y compensaciones que deben tenerse en cuenta.

Para tomar una decisión bien informada, es vital tener una imagen realista de en qué te estás metiendo.

Estos son los principales problemas con los que probablemente te encuentres:

• Costos: debemos equilibrar los beneficios potenciales de la automatización con el costo de crear soluciones.
• Discreción humana: muchas tareas de gestión de proyectos son más efectivas con la intervención y el juicio humanos directos.
• Resistencia al cambio: algunos colegas pueden dudar en adoptar nuevas formas de trabajo.
• Dependencias: es común proponerse automatizar una tarea, solo para darse cuenta de que hacerlo requerirá otras intervenciones.
• Soporte y mantenimiento: tendremos que tener en cuenta el trabajo que implica mantener nuestras automatizaciones funcionales.
• Problemas del lado del proveedor: ciertos tipos de automatización pueden exponernos a nuevos riesgos, como el aumento de los precios por parte de los proveedores o el fin del soporte para las herramientas de las que dependemos.
• Seguridad: no queremos abrir nuevos vectores de ataque ni exponernos a riesgos innecesarios a través de la automatización.
• Problemas subyacentes del proceso: es importante que no automaticemos flujos de trabajo que son inherentemente problemáticos.

Una vez más, no es que ninguno de estos problemas haga que la automatización sea inviable. Más bien, debemos ser realistas sobre las herramientas que elegimos y los recursos que dedicamos a automatizar tareas específicas para garantizar el retorno óptimo de la inversión.

Cómo automatizar la gestión de proyectos en 5 pasos
A continuación, necesitamos un marco para implementar realmente la automatización de la gestión de proyectos. La automatización no es algo que hacemos por capricho. Más bien, requiere una estrategia coherente para lograr valor a largo plazo.

Una vez que hemos decidido las tareas específicas a las que dirigirnos, podemos aplicar un proceso repetible para planificar, ejecutar y gestionar soluciones de automatización.

Estos son los cinco pasos que puedes seguir para automatizar los procesos de gestión de proyectos.

1. Identificar los objetivos de automatización

En primer lugar, tenemos que determinar exactamente lo que queremos conseguir. Cuando tenemos objetivos medibles y explícitos, mejoramos en gran medida nuestra capacidad de ofrecer resultados a través de la automatización de la gestión de proyectos.

Esto comienza con la identificación de los problemas específicos que queremos abordar, ya sea que estén totalmente relacionados con las finanzas o si también nos preocupan problemas relacionados con la seguridad, la precisión o la visibilidad interna, por ejemplo.

Con esto en su lugar, podemos comenzar a definir objetivos más específicos. Lo importante es que sean medibles y estén limitados en el tiempo.

En otras palabras, necesitamos puntos de referencia claros que queremos alcanzar, junto con el marco de tiempo en el que esperamos alcanzarlos.

2. Elige tus herramientas

A continuación, podemos comenzar a sopesar los pros y los contras de las diferentes herramientas para los flujos de automatización de edificios. Esencialmente, esto se reduce a su cálculo específico de costo/beneficio, en lugar de ser algo sobre lo que podamos generalizar.

También tendremos que equilibrar esto con las realidades de su pila de software existente, sus habilidades técnicas y la rapidez con la que necesita poner en marcha una solución, entre otras cuestiones.

Por ejemplo, si tuvieras un presupuesto infinito, probablemente optarías por una solución totalmente personalizada. Si tuviéramos fondos muy limitados, probablemente comprometeríamos algún grado de personalización y optaríamos por la funcionalidad de automatización dentro de las herramientas listas para usar.

3. Auditar los procesos existentes

Una vez que sepamos qué herramientas tendremos a nuestra disposición, podemos comenzar a investigar qué es lo que dentro de nuestros procesos nos está impidiendo lograr los resultados que nos gustaría.

La forma más fácil de hacerlo es identificar los puntos débiles concretos. Es decir, los elementos específicos dentro de un proceso determinado que conducen a retrasos, costos excesivos, errores u otras oportunidades de mejora.

El objetivo aquí es descubrir los cambios granulares que queremos realizar, incluido el uso de la automatización, para implementar mejoras que nos ayuden a lograr las mejoras deseadas.

4. Implementar flujos de trabajo digitales

A continuación, podemos comenzar la implementación, utilizando la combinación de herramientas que hayamos determinado que es la más apropiada para nuestros requisitos. Si bien el aspecto de esto variará de un caso a otro, todavía hay varios problemas con los que inevitablemente tendremos que lidiar.

Una de ellas es probar adecuadamente nuestras soluciones, en todos los escenarios, entradas, interacciones y casos extremos posibles, para asegurarnos de que funcionan como esperamos.

También tendremos que tener en cuenta nuestro proceso de implementación y despliegue, especialmente en lo que respecta a garantizar la continuidad cuando cambiemos a nuestros nuevos procesos automatizados de gestión de proyectos.

5. Seguimiento y optimización

Por último, tenemos el seguimiento y la optimización. La supervisión tiene que ver con cómo nos aseguramos de que nuestras soluciones continúen funcionando como se espera. Por ejemplo, buscar errores, interrupciones del servicio, violaciones de seguridad u otros problemas.

El objetivo final es mantener nuestras herramientas de automatización de gestión de proyectos en línea.
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La optimización significa garantizar que nuestras soluciones funcionen de la manera más eficaz posible. La idea aquí es buscar nuevas oportunidades de mejora dentro de nuestros flujos de trabajo, incluso a través de nuevas automatizaciones.

La Gestión Organizacional de Proyectos (OPM) estudia cómo se gestionan los proyectos dentro de las organizaciones. Se centra en cómo se planifican, implementan, supervisan y controlan los proyectos para alcanzar sus objetivos. Esto se hace examinando el proceso de gestión de proyectos desde una perspectiva organizacional. La OPM se ha vuelto cada vez más importante para las organizaciones a medida que se esfuerzan por ser más eficientes y competitivas. Proporciona un enfoque estructurado para gestionar todo tipo de proyectos, desde los pequeños hasta los grandes. 

El Modelo de implementación (OPM INX), el Modelo de Madurez OPM de Innovaxiones, es un marco para mejorar el funcionamiento de su organización. Le ayuda a identificar el rendimiento de sus procesos empresariales y, a continuación, le proporciona una guía paso a paso para mejorarlos. 

El modelo se basa en la idea de madurez del proceso. Un proceso se considera maduro cuando ha sido diseñado, implementado y optimizado para que pueda aplicarse de manera consistente según lo previsto por su creador. Este artículo tiene como objetivo explorar la necesidad de OPM en las organizaciones e investigar cómo se puede aplicar. 

¿Qué es la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM)?

La gestión de proyectos organizacionales (OPM) es un método de gestión de proyectos utilizado para ayudar a mejorar la eficiencia general de una organización. Se puede utilizar en cualquier negocio, desde startups a pequeña escala hasta grandes empresas multinacionales. 

La OPM describe cómo los diferentes departamentos trabajan juntos para completar los proyectos. El objetivo principal de este proceso es garantizar que cada departamento tenga todos los recursos que necesita para completar su parte del proyecto sin tener demasiadas interrupciones o malentendidos en el camino. La gestión de proyectos organizacionales también ayuda a garantizar que no haya conflictos entre los departamentos con respecto a las funciones y responsabilidades. Además, el Modelo de Madurez Organizacional de PMI es un marco que ayuda a las organizaciones a desarrollar y mejorar sus prácticas de gestión de proyectos. 

El modelo se basa en cuatro dimensiones: liderazgo, planificación estratégica, estructura organizacional y madurez de procesos. El modelo le ayuda a evaluar en qué punto del desarrollo se encuentra su organización y proporciona una hoja de ruta sobre cómo llegar allí. Ahora que ya sabes qué es la gestión de organizaciones, veamos algunos de sus aspectos significativos. Para completarlo, consulte la estructura organizativa en el pdf de gestión de proyectos. 

¿Quién debe ser responsable de la gestión de proyectos organizacionales?

La gestión de la organización de proyectos tiene que ver con el proceso, no con las personas. Se trata de saber lo que debe suceder y luego hacerlo de una manera que maximice la eficiencia y la productividad. Por lo tanto, si su empresa va a tener éxito en hacerse un lugar entre las organizaciones profesionales de gestión de proyectos, todos deben saber cómo hacerlo. 

Para que este modelo funcione, todos los miembros del equipo deben comprender la importancia de poder gestionar sus proyectos de manera eficaz. Deben saber cómo planificar cada etapa de ejecución, establecer hitos y plazos, y cumplir con sus compromisos. También deben comprender cómo sus acciones afectan a otras áreas de su organización o equipo, para no terminar obstaculizando el progreso al cometer errores como olvidar información esencial o no comunicarse de manera eficaz con otras personas involucradas en el proyecto.

¿Por qué es importante la OPM?

La gestión de proyectos organizacionales (OPM) es el arte de equilibrar las necesidades de un proyecto con las necesidades de su organización y sus partes interesadas.
No se trata solo de hacer las cosas. Se trata de hacerlas de una manera que tenga sentido para todos los involucrados. 

OPM Modelo:
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Necesidad de OPM en las organizaciones
La creciente complejidad de las organizaciones ha dado lugar a la necesidad de OPM . Así es como puede beneficiarse-  

1. Maximiza la eficiencia de costos: Las organizaciones que utilizan OPM pueden reducir mejor sus costos, lo cual es crucial para mantenerse competitivas en el mercado actual. El uso de OPM también puede ayudar a las organizaciones a reducir el desperdicio y mejorar la productividad general. 

2. Mejora la seguridad de los datos: Las organizaciones necesitan proteger sus datos para que no se filtren o pirateen, lo que puede tener consecuencias potencialmente desastrosas para la organización, y la OPM puede ayudar a proteger dichos datos.  

3. Aumenta la satisfacción de los empleados: La satisfacción de los empleados es crucial para cualquier organizacion porque conduce a empleados mas productivos.  

Ventajas de la Gestión Organizacional de Proyectos

El uso de OPM para gestionar sus proyectos tiene muchas ventajas:

1. Eficiencia mejorada: PMI OPM INX le permite utilizar mejor sus recursos sin perder tiempo en actividades o pasos innecesarios. 

2. Mayor control sobre los recursos: Como resultado de una mayor eficiencia, tendrá más tiempo y recursos disponibles para otras tareas como el aseguramiento de la calidad. 

3. Mayor colaboración entre departamentos: Esto conduce a una mejor comunicación entre empleados que normalmente no interactúan, lo que resulta en un mejor intercambio de ideas.  

4. Mejor compromiso de los empleados: Cuando los empleados se sienten valorados como miembros del equipo y se les da la oportunidad de contribuir, es más probable que se comprometan en el trabajo. 


8 formas de mejorar el PM organizacional

La gestion de proyectos organizativos se puede mejorar de las siguientes maneras- 

1. Ten claros tus objetivos
Cuando se tiene un objetivo claro, es más fácil saber qué pasos se necesitan para lograrlo. También ayuda a otras personas de su organización a comprender lo que está tratando de lograr y por qué es importante, manteniendo así la transparencia. 

2. Organízate
Ser organizado es una de las cosas más importantes que puedes hacer como Gerente de Proyectos Organizacionales. Puedes gestionar mejor tu equipo, tus proyectos y tu tiempo. Además, te ayuda a concentrarte en lo que es más importante para ti y a sobresalir en el logro de lo mismo. 

3. Mantenga una lista de tareas pendientes
Mantener una lista de tareas pendientes te ayuda a realizar un seguimiento de todas las diferentes cosas que necesitas hacer, y te permite verificar tus prioridades en un momento dado. 

4. Crear un plan de proyecto
Pero cuando tienes un plan de proyecto sólido, descubrirás que tu equipo será más productivo porque entenderá cuál es su papel en el esquema general de las cosas y cómo encajan en el panorama general. También sabrán lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar de los demás, lo que significa menos confusión y más eficiencia. 

5. Establezca una fecha límite para cada tarea
Cuando tienes demasiadas tareas, rápidamente te sientes abrumado y pierdes la noción de lo que hay que hacer y cuándo. Establecer plazos te ayuda a evitar este problema al motivarte a priorizar tus tareas y asegurarte de que todo se haga de manera oportuna. 

6. Cree una lista de tareas para asignarle tareas a usted mismo o a otros
Le permite mantenerse organizado y al tanto de sus plazos fácilmente. Tener un sistema organizado para realizar un seguimiento de todas las tareas que deben completarse es crucial para cualquier gerente de proyecto. 

7. Utiliza el mejor software de gestión de proyectos
Muchas empresas han utilizado software gratuito de gestión de proyectos y han pagado un alto precio. Se encontraron con un producto defectuoso que no satisfacía sus necesidades y no se podía personalizar para hacerlo. Si bien puede parecer la ruta más rentable, optar por un software deficiente puede costarle tiempo y dinero a largo plazo. Invierta en software fiable y aprovéchelo al máximo.  

8. Seguimiento  
Hacer un seguimiento de lo que has hecho es crucial para la gestión de proyectos de la organización. Les ayuda a expresar sus ideas de mejora y, al mismo tiempo, a mantenerte informado. 

Cómo implementar con éxito la gestión de proyectos organizacionales

La implementación exitosa de la gestión de proyectos organizacionales requiere una comprensión clara de los objetivos, el alcance y las limitaciones del proyecto. 

Paso 1: El primer paso es definir estos elementos en detalle. Esto se puede hacer a través de un proceso formalizado o reuniones informales entre las partes interesadas clave.  

Paso 2: Una vez que se han definido estos elementos, es esencial crear un plan sobre cómo se implementarán. Este plan debe incluir lo siguiente- 

• Cómo se medirá cada elemento 
• ¿Quién se encargará de medirlo?  
• Cuándo esa persona o equipo informará de sus resultados a los demás implicados. 

Paso 3: Luego, debe asegurarse de que todas las partes interesadas sepan lo que deben hacer para que las cosas funcionen sin problemas. También puede ser útil que haya reuniones periódicas entre las partes interesadas para que todos se mantengan informados sobre el progreso hacia el logro de objetivos o el logro de hitos en el camino. 

El caso de negocio para la mejora de la OPM

El caso de negocio para la mejora de la OPM en las organizaciones profesionales de gestión de proyectos es complejo. Implica varios factores, incluido el costo de implementación, el costo de no mejorar y el tiempo que lleva mejorar. 

El primer paso para comprender el caso de negocio para la mejora de OPM es comprender lo que está tratando de mejorar. Cuando se trata de OPM, hay dos partes de este proceso: administrar su operación actual y mejorar su operación con el tiempo. En esta última parte es donde centraremos nuestra atención porque es uno de los pasos más críticos para crear un modelo de negocio exitoso. 

Entonces, ¿cómo puede mejorar su operación actual?  

La respuesta es simple: medir su rendimiento con respecto a los objetivos o estándares establecidos y luego hacer cambios basados en esas mediciones. 

Reflexiones finales
Es importante tener en cuenta que la gestión de proyectos organizacionales no es una solución única ni un enfoque único para todos. En cambio, es un proceso sistemático que organiza los esfuerzos de todos los miembros de una organización para lograr los resultados deseados. La OPM ha evolucionado desde sus inicios hasta convertirse en un campo de gestión de proyectos organizacionales creativo e innovador que se puede aplicar de manera efectiva a diferentes industrias. No se puede menospreciar la importancia de este campo, ya que se centra en los aspectos prácticos de la gestión de proyectos para mejorar el rendimiento de las empresas. 

Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Qué son los ejemplos de gestión organizacional de proyectos?
La organización del proyecto es un método para dividir todo el proyecto en partes más pequeñas, cada una con su gerente, quien supervisa al equipo que trabaja en esa parte. Este enfoque puede ser útil cuando varios equipos trabajan en diferentes partes de un proyecto más grande. 

2. ¿Por qué es fundamental tener estructuras organizativas en los proyectos?
Es fundamental tener estructuras organizativas en los proyectos porque da una visión clara del proyecto y sus componentes, lo que ayuda al equipo del proyecto a centrarse en lo que necesita hacer. 

3. ¿Cómo puede la OPM ayudar a mi organización?
OPM ayuda a su organización al proporcionarle una plataforma que le permite obtener una vista panorámica de sus datos, lo que lo ayudará a tomar decisiones más informadas sobre cómo avanzar. 

4. ¿Cómo funciona la OPM?
La gestión de proyectos organizacionales funciona mediante la creación de una base de datos de todos los proyectos de la organización, junto con su alcance, presupuesto, cronograma y otros detalles relevantes. Esta base de datos puede ser accedida por todos los miembros del equipo que trabajan en ese proyecto. 

5. ¿Cómo conecta OPM la estrategia con los resultados?
El proceso de OPM comienza con la identificación de los elementos más críticos de su organización y luego asigna a cada elemento un peso adecuado. A continuación, estos pesos se utilizan para calcular el valor total de cada elemento, lo que le ayuda a determinar si está logrando o no sus objetivos. 

Después de determinar los valores de cada elemento, el siguiente paso es asignarles prioridades en función de su importancia relativa.

Alineación de la estrategia: la clave del éxito empresarial

La alineación de la estrategia se refiere al proceso de garantizar que todos los aspectos de una empresa, desde sus metas y objetivos hasta sus operaciones diarias, estén alineados con su estrategia general.

Cuando su empresa opera alineada con su estrategia, está mejor posicionado para lograr sus objetivos estratégicos. Sin embargo, alinear su organización puede ser un proceso desafiante, especialmente para organizaciones que son complejas y tienen múltiples partes móviles.
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Paso 1: Define tus objetivos de negocio
El primer paso para lograr la alineación estratégica es definir los objetivos de su negocio. Para hacer esto, usted o el equipo de liderazgo deben articular los objetivos aspiracionales hacia los que debe trabajar su empresa. Para definir estos objetivos, puede realizar un análisis FODA o explorar la visión y/o misión de su organización.
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Paso 2: Determinar los desafíos
Cada objetivo tendrá sus desafíos. Comprender esos desafíos es fundamental para aumentar la probabilidad de alcanzar con éxito los objetivos que darán vida a su visión estratégica. Tenga en cuenta que determinar sus desafíos también puede incluir identificar sus oportunidades.
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Paso 3: Esboza los objetivos de tu negocio
Establezca objetivos para ayudar a determinar si está superando sus desafíos y alcanzando sus metas. Dependiendo de lo complejos que sean tus objetivos y desafíos, es posible que debas establecer una serie de objetivos para cada meta. Los objetivos que establezcas deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.
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Paso 4: Elabora una estrategia para lograr tus objetivos
Una vez que hayas definido tus objetivos, el siguiente paso es plantearte cómo alcanzarlos. Esto implica analizar las capacidades de su organización. Este enfoque se denomina planificación basada en capacidades y es una técnica poderosa utilizada por arquitectos empresariales de todo el mundo para garantizar que cualquier empresa tenga la combinación de capacidades adecuada para lograr su visión estratégica.
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Paso 5: Alinear las operaciones de la empresa con su estrategia
Para alinear las operaciones diarias con la estrategia empresarial general, una organización debe comenzar comunicando claramente los objetivos estratégicos a todos los niveles de la organización. Esto implica asegurarse de que los empleados comprendan la visión más amplia, los objetivos y los resultados deseados.
Es crucial establecer un marco que conecte los objetivos estratégicos con actividades operativas específicas, como el establecimiento de metas departamentales y KPI que contribuyan directamente a los objetivos estratégicos.
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Paso 6: Supervisar y ajustar la estrategia del negocio
Se debe llevar a cabo un seguimiento y un examen periódicos de los progresos para hacer un seguimiento de la alineación y realizar los ajustes necesarios. Para supervisar su progreso, necesitará sistemas de informes sólidos que se aprovechen regularmente.
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Paso 7: Comunicar la estrategia de la empresa a todas las partes interesadas
Asegúrese de que todas las partes interesadas comprendan los objetivos de la empresa y la estrategia general para alcanzarlos. Nunca des por sentado que todo el mundo está en la misma página.
Además, fomentar una cultura de colaboración, comunicación y empoderamiento en toda la organización puede ayudar a los empleados a comprender cómo sus roles y tareas individuales contribuyen a los objetivos estratégicos más amplios, promoviendo un sentido de propiedad y compromiso con el proceso de alineación.
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Paso 8: Revisar y perfeccionar la estrategia de la empresa con regularidad
Una estrategia nunca está realmente terminada y desempolvada. La planificación estratégica es un proceso continuo; Deberá ser ágil e innovador si desea seguir satisfaciendo las necesidades cambiantes de la empresa y sus partes interesadas.
La alineación de la estrategia es una de las cosas más críticas y difíciles de lograr para cualquier organización. Garantizar la alineación para dar vida a su visión estratégica es un desafío común que enfrentan muchas organizaciones en todo el mundo.

Errores comunes de alineación de estrategias
La alineación de la estrategia es un componente crítico del éxito empresarial, pero no está exenta de desafíos. Para evitar errores comunes, tenga en cuenta lo siguiente:
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- Falta de objetivos claros: Sin objetivos claros, es difícil alinear tu estrategia con tu negocio. Asegúrate de que tus objetivos estén bien definidos y alineados con tu visión y misión general.
- No involucrar a todas las partes interesadas: Involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de alineación de la estrategia es esencial para garantizar la aceptación y el apoyo. Asegúrate de que todos entiendan su papel en el logro de cada objetivo.
- Ignorar los cambios del mercado: El entorno empresarial cambia constantemente, por lo que es importante monitorear regularmente las tendencias del mercado y ajustar su estrategia según sea necesario. Si no se responde a los cambios del mercado, se pueden perder oportunidades y disminuir la competitividad.
- No asignar recursos de manera efectiva: Para lograr sus objetivos, es importante asignar los recursos con cuidado. Aquí es donde la planificación basada en capacidades puede tener un gran impacto, ya que le ayuda a centrarse en las áreas correctas para asignar recursos.
- Falta de comunicación y supervisión regulares: La comunicación y la supervisión periódicas son fundamentales para garantizar que la estrategia esté alineada con el negocio. Asegúrese de que todos estén en la misma página y que el progreso se revise y perfeccione regularmente.
- No revisar y refinar la estrategia: La estrategia debe revisarse y perfeccionarse regularmente para garantizar que permanezca alineada con el negocio y responda a los cambios en el mercado.
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Preguntas frecuentes sobre la alineación de la estrategia‍
¿Cómo se alinea una estrategia?
Alinear una estrategia implica varios pasos:

1. Definir objetivos claros para el negocio
2. Articule sus desafíos para lograr estos objetivos
3. Esbozar los objetivos utilizados para medir el logro de esas metas
4. Analice cuál es la mejor manera de lograr estos objetivos
5. Alinear las operaciones con la estrategia
6. Supervisar el progreso
7. Comunicar la estrategia a las partes interesadas
8. Revisar y perfeccionar periódicamente la estrategia

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¿Qué significa alineamiento estratégico? 
La alineación estratégica se refiere al proceso de alinear la estrategia de una empresa con sus objetivos, visión y/o misión general. Garantiza que todos los aspectos del negocio trabajen juntos hacia los mismos objetivos y ayuda a minimizar los conflictos y las redundancias. La alineación estratégica es esencial para que las empresas logren el éxito a largo plazo y se mantengan competitivas en un entorno empresarial que cambia rápidamente.
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¿Por qué es importante el alineamiento estratégico?
La alineación estratégica es importante para garantizar que todos los aspectos de su negocio trabajen hacia los mismos objetivos. Cuando su organización está alineada con su visión estratégica, podrá reducir el desperdicio, aumentar la eficiencia y moverse con agilidad en un entorno empresarial en constante cambio, al tiempo que da vida a su visión estratégica. Lograr la alineación estratégica es un proceso desafiante y continuo. 
Fuente:  Chuen Seet