La gestión de proyectos es habilidad, estrategia y dedicación. Tanto para los recién llegados como para los veteranos en el campo, siempre hay oportunidad para la mejora y la optimización. Claves para mejorar la gestión de proyectos Comprenda cómo se conectan varios esfuerzos: La primera clave es identificar cómo se conectan entre sí los diversos proyectos y cómo esta red se integra en los objetivos más amplios de la empresa. La alineación estratégica es esencial, conducirá a un programa o cartera de proyectos integrados y exitosos. Invierta en las herramientas adecuadas para respaldar sus procesos: En esta etapa, considere invertir en herramientas que le permitan planificar, rastrear y administrar todos los aspectos de su proyecto de principio a fin. Aprovechar una herramienta que ofrezca visibilidad en tiempo real del progreso puede marcar la diferencia entre un proyecto convencional y uno extraordinario. Perfeccione la admisión y priorización de proyectos: Asegurarse de que el equipo esté dedicando esfuerzos a las tareas correctas comienza con procesos definidos para la admisión y priorización de proyectos. La adopción de herramientas que simplifiquen la creación de formularios de admisión y faciliten la recopilación de información esencial es un paso crucial para evaluar y priorizar cada solicitud. Cree un modelo de mejora continua: Aprender de los éxitos y desafíos pasados, aplicar lecciones aprendidas y motivar al equipo a practicar la mejora continua en sus tareas individuales es la esencia de un proyecto que evoluciona constantemente. Además, la búsqueda del conocimiento mediante la actualización constante es una práctica clave. Mejore sus habilidades de gestión de recursos: A medida que los proyectos crecen en tamaño y complejidad, la gestión de recursos se vuelve una habilidad crítica. Obtenga información sobre la gestión y utilización de la capacidad, cómo pronosticar las necesidades de contratación y cómo dotar de personal a los proyectos para maximizar la eficiencia. Las herramientas y el software de gestión de proyectos ayudan a los equipos a gestionar de forma más eficaz las tareas, los plazos, el presupuesto y los recursos del proyecto. También hacen que la organización, la programación, el seguimiento y la elaboración de informes de proyectos sean más eficientes, al tiempo que mejoran la colaboración entre los miembros del equipo. Beneficios del software de gestión de proyectos Mejora de la planificación: La mayoría de los programas de gestión de proyectos te permiten crear cronogramas de proyectos, planificar presupuestos, asignar tareas a los miembros del equipo, y realizar actualizaciones en tiempo real, en una plataforma a la que todos pueden acceder a la vez. La planificación del proyecto es mucho más fácil cuando se tiene toda esta información organizada en una ubicación central, en lugar de en un plan de proyecto estático, que presenta problemas de control de versiones. Mayor visibilidad y rendición de cuentas: El software de gestión de proyectos proporciona una única fuente en tiempo real del progreso del proyecto, incluidas las responsabilidades de los miembros del equipo y el estado de las tareas individuales. Este nivel de visibilidad mantiene a los miembros del equipo responsables y garantiza que el trabajo se realice a tiempo y dentro del presupuesto. Aumento de la productividad: Puede utilizar el software de gestión de proyectos para crear flujos de trabajo que agilicen los procesos y automaticen el trabajo repetitivo. Por ejemplo, puede configurar alertas automáticas para notificar a los miembros del equipo cuando las tareas se completen o necesiten revisión, lo que reduce el tiempo dedicado a los correos electrónicos y las reuniones. Mejor colaboración: En la fuerza laboral distribuida de hoy en día, el software de gestión de proyectos desempeña un papel muy importante para ayudar a los equipos a colaborar desde cualquier lugar en el que trabajen. Proporcione a los miembros del equipo los permisos adecuados para que todos puedan colaborar en tiempo real. Perfeccionamiento de la toma de decisiones: La mayoría de los programas de gestión de proyectos incluyen funciones de generación de informes, que muestran datos en tiempo real para mantenerte notificado sobre el progreso, los riesgos o los retrasos del proyecto. Utilice esta información para tomar decisiones empresariales mejor informadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Elige el software de gestión de proyectos adecuado para ti El mejor software de gestión de proyectos es aquel que tu equipo realmente utilizará. Para iniciar el proceso de selección, tómese el tiempo necesario para considerar sus necesidades, la complejidad del proyecto, el presupuesto, los requisitos de seguridad, las herramientas actuales y el tamaño de su equipo u organización. Además, debe identificar lo que desea lograr con una solución de software. Algunos resultados deseados incluyen la capacidad de:
Una vez que conozca sus necesidades y los resultados deseados, considere los siguientes factores: Tipo de proyectos que gestionas: Algunas herramientas se adaptan a determinados departamentos o sectores, como el creativo o el de TI. Metodología de gestión de proyectos implementada: Si ha seleccionado una metodología de gestión de proyectos a seguir, necesitará un sistema que se ajuste al marco. Además, algunas soluciones cuentan con herramientas integradas, como diagramas de Gantt o tableros Kanban, que pueden respaldar su metodología. Número de personas que necesitan acceso: Determine cuántas personas necesitarán acceso al programa y el nivel de permisos que necesitan. Es decir, los miembros del equipo deberán editar los datos, mientras que es posible que las partes interesadas externas solo necesiten verlos. Documentación: Identifique si necesitará almacenar documentación en esta herramienta y cómo lo hará, y qué tipos de archivos debe acomodar la herramienta. Presupuesto: Elabore un presupuesto financiero y de tiempo que su empresa esté dispuesta a invertir en un nuevo software de gestión de proyectos. Desde la alineación estratégica hasta la elección de un software para la gestión de proyectos, cada aspecto es clave. Al adoptar estas prácticas, no solo dirige proyectos, sino que crea un camino hacia el éxito sostenible.
Fuente: Smartsheet Deja una respuesta. |
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