Sharepoint / Teams / OneDrive. Analisis de usabilidad

Sharepoint, Teams y OneDrive comparten algunas funcionalidades que puedan presentar una confusión a la hora de elegir utilizar alguna de estas soluciones (o varias de ellas). 
EL objetivo de este estudio es presentarle los productos para que pueda evaluar su usabilidad, entendiendo sus funcionalidades y encontrando beneficios para sus requerimientos.
 
Qué es Sharepoint 
 
Sharepoint es un producto que contiene una serie de herramientas basadas en la web y destinadas a construir soluciones empresariales de:

• Comunicación
• Colaboración
• Gestión de una empresa.

 
Sharepoint se caracteriza por ser altamente configurable y estar integrado con las múltiples herramientas que incluye Microsoft Office 365. Se trata de una auténtica “navaja suiza” a la hora de implementar soluciones que necesiten de colaboración y productividad. 
 
Ventajas de usar Sharepoint 
Las distintas herramientas que incluye Sharepoint permite crear distintas soluciones en un entorno empresarial, entre las que podemos destacar: 

• Aplicaciones de colaboración. 
• Motor de workflow (flujo de trabajo). 
• Almacenamiento de datos. 
• Aplicación de business intelligence. 
• Soluciones de intranet y extranet. 
• Plataformas de desarrollo. 
• Gestor de contenido empresarial ECM y contenido web CSM. 
• Administrador de portales (por ejemplo, portal de empleado). 

Sharepoint ofrece una variedad de aplicaciones según la necesidad de cada proyecto, como listas y tareas.
 
Es interactivo, fácil de usar y es ideal para múltiples usuarios, siendo capaz de manejar una enorme cantidad de información almacenada. 
 
 
Qué es Teams 
 
Microsoft Teams es una herramienta profesional destinada a la comunicación instantánea entre dos personas o entre grupos.
 
Todos los participantes tienen acceso a proyectos de trabajo comunes para que estén informados de los mismos. 
 
Teams es la solución ideal para incluir la conversación instantánea integrada en un entorno empresarial que trabaje con Office 365, proporcionando la interacción y seguridad necesaria para ello. 
 
La solución Teams consigue que el chat se convierta en una herramienta más dentro de la comunicación de un equipo de trabajo, aportando todas sus ventajas y fomentando que la comunicación entre los miembros del equipo sea más frecuente y fluida. 
 
Ventajas de usar Teams 
Con Microsoft Teams una empresa dispondrá de una potente herramienta de comunicación y colaboración entre sus trabajadores, destacando: 

• Chat empresarial. Se trata de chats grupales o para dos personas que tienen acceso a todos los recursos del equipo de trabajo. 
• Accesos a documentos de Office 365. Teams se integra con la suite Office 365, pudiendo compartir los equipos de trabajo y documentos de las distintas herramientas de office de forma rápida y sencilla. 
• Videollamadas integradas en dispositivos móviles. Además, estas llamadas pueden ser compartidas con otros miembros del equipo de trabajo, creando grupos de llamadas (configurando mensajes de audio, imagen o de texto para avisar de llamada compartida). 
• Integración con aplicaciones externas como paneles Power BI o Sharepoint pages. 
• La posibilidad de integrarse con aplicaciones externas para ampliar las capacidades del equipo de trabajo son una gran ventaja de Teams. Como con Smartsheet.
• Mejora las reuniones. Utilizando Teams para las reuniones de trabajo todo es mucho más sencillo. Desde que se crea la reunión se puede empezar a chatear con los integrantes de la misma sobre el orden del día, compartir y revisar documentos, tomar notas y compartirlas, generar listas de tareas pendientes, etc. Al terminar la reunión se creará una pestaña con todo lo acontecido, por lo que, si alguien no pudo acudir o se incorporó tarde a la reunión, puede repasar todo lo sucedido las veces que desee. 
• Reduce el volumen de correos electrónicos. Una consecuencia del uso de Teams como herramienta de comunicación de los equipos de trabajo de la empresa, es la disminución del volumen de correos electrónicos.

 
 
Qué es OneDrive 
 
OneDrive es principalmente la solución de almacenamiento personal en la nube.
OneDrive se encuentra completamente integrado con Office 365.
 
Ventajas de usar OneDrive 
Las principales ventajas de utilizar el almacenamiento en la nube de OneDrive en la empresa son: 

• Integración total con Word, Excel, Powerpoint, Onenote, en definitiva, con Office 365. 
• Sincronización automatizada con múltiples dispositivos (ordenadores y dispositivos móviles). 
• Acceso fácil y rápido a los archivos almacenados. 
• Permite compartir archivos para el trabajo en grupo. 

 
  
Sharepoint, Teams y OneDrive: Cuándo usarlos 
 
Las tres soluciones de Microsoft comparten algunas cosas en común, pero no son excluyentes, por lo que es viable su utilización conjunta en el entorno IT de una empresa. 

1. Sharepoint está más enfocada al trabajo colaborativo y a crear entornos de trabajo dentro de la empresa donde compartir información, proyectos, etc. 
2. Teams, por su parte, se centra más en el área de la comunicación directa con su mensajería o chats instantáneos, creando espacios de trabajo asociados. 
3. OneDrive está integrado en Office 365 y Windows 10, siendo su principal función el almacenamiento de todo tipo de archivos de los usuarios (texto, vídeo, imágenes, incluso copias de seguridad) en la nube. 

 
 
Cuando utilizar Sharepoint 
 
Cuando se necesite crear un sistema de colaboración profesional dentro de una empresa Sharepoint es la opción adecuada. El control de seguridad de Sharepoint se adapta a cada entorno de la empresa dentro de un marco de política y permite integrar otras aplicaciones a medida que sea necesario. 
 
Sharepoint es ideal para compartir archivos dentro del entorno de trabajo, dando acceso según perfiles de usuario. Cada perfil de usuario tendrá asignado una serie de permisos que le permitirá acceder a determinados archivos. 

• En una intranet corporativa es necesario disponer de un portal para el empleado que incluya elementos interactivos y que no se trate meramente de un portal informativo. Con Sharepoint se ofrece la posibilidad de configurar un portal del empleado personalizable, dependiendo del departamento o área de especialización, incluyendo funcionalidades interactivas como blogs, mensajes instantáneos, méritos, actualización de formación, y todo aquello que pueda ser de utilidad o interesante para los trabajadores. 

 

• Otro de los usos más comunes de Sharepoint es como plataforma avanzada para aplicaciones de Business Intelligence, utilizando los servicios Performance Point, Excel Services y servicios de conectividad empresarial. 

 

• Sharepoint como gestor de contenido ECM ofrece herramientas para administrar y organizar todo el contenido de la empresa a lo largo de su ciclo de vida (desde que se crea hasta que se archiva). Todo el contenido de la empresa se almacenará en un repositorio central con opciones de búsqueda avanzadas para que los usuarios puedan encontrar la información de forma sencilla y rápida.

 

• Además, el contenido multimedia puede ser compartido con opciones de reproducción directa. La administración de todos estos registros de acceso a la información estará protegida dentro de los márgenes y normativas legales, utilizando el entorno de Sharepoint. 

 

• Con Sharepoint también es posible gestionar el contenido web de la empresa, usando herramientas sencillas para generar y publicar en la web, con una estructura y diseño coherente en todos los sitios. Esta edición de contenidos puede utilizarse para publicar tanto en la web como en intranet o extranet, reduciendo los costos de implementación. 

 
 
Cuándo utilizar Teams 
 
Teams es ideal para fomentar la comunicación de los grupos de trabajo, evitando por ejemplo, tener que buscar en numerosos correos electrónicos. Con Teams se pueden crear equipos o grupos de trabajo que dispongan de un chat común donde hablar en tiempo real de los distintos aspectos de un proyecto, asignando herramientas y documentos al mismo.
 
Al trabajar con Teams en un proyecto se dispone de toda la información y la comunicación centralizada, algo que facilita mucho el trabajo en grupo y el seguimiento de las distintas fases y acciones de un proyecto. 
 
Teams incluye muchas herramientas que facilitan a los miembros de un grupo de trabajo sus labores dentro de un proyecto. Los usuarios de un equipo pueden unirse a reuniones, iniciar conversaciones privadas con cualquier miembro, agregar anotaciones, compartir documentos y todo dentro de la misma plataforma. Todo esto, fomenta una colaboración más flexible, más rápida y mucho más frecuente que con otros métodos tradicionales. 
Podemos concluir que Teams es ideal para utilizar en pequeños equipos de trabajo e incluso para lo colaboración entre distintos grupos. 
 
 
Cuándo utilizar OneDrive 
 
OneDrive es ideal para guardar todo el trabajo que realicen los usuarios en Office 365. Con las ventajas que proporciona el almacenamiento en la nube (acceso seguro, desde cualquier lugar y a cualquier hora) se podrá compartir con otras personas aquellos archivos que el usuario propietario desee, proporcionando los permisos adecuados. 
 
Normalmente, OneDrive se utiliza como espacio de trabajo individual, compartiendo puntualmente algunos archivos de forma personalizada.
 

 
Diferencias de uso
 
A pesar de que Sharepoint y Teams disponen de capacidad de almacenamiento en la nube, el primero se utiliza para almacenamiento de archivos de uso general por toda la empresa, pudiendo configurarse el acceso por perfiles de usuario.
 
Por su parte, el almacenamiento de Teams es más utilizado para necesidades puntuales en los distintos proyectos de los equipos de trabajo. 
 
OneDrive es el “disco” del usuario, pudiendo también poder compartirse, según necesidades y permisos que la organización controla. Sin embargo, es el usuario quien comparte por necesidades particulares, no empresariales.
 

 
¿Se pueden utilizar las tres opciones al mismo tiempo? 
 
Es posible combinar las tres soluciones de Microsoft para crear una plataforma de colaboración personalizada, que defina una forma de trabajar única adaptada a las necesidades TI de la empresa.
Utilizando como base Sharepoint para crear una estructura sólida de colaboración, se pueden agregar grupos de trabajo con Teams que integren chats, páginas de Sharepoint y compartan documentos almacenados por los distintos miembros en sus cuentas de OneDrive. 
 
El uso de OneDrive y Teams es muy sencillo y habitual ya que ambas herramientas están integradas dentro del entorno de Office 365. En un equipo de trabajo creado en Teams se puede compartir fácilmente documentos almacenados en OneDrive por cualquiera de los miembros de ese equipo. 
 
Microsoft dispone de tres herramientas poderosas para afrontar un trabajo colaborativo dentro de un entorno empresarial. Dependiendo de las necesidades de cada empresa, el uso de unas y otras alternativas puede variar. 
 
La posibilidad de usar las tres soluciones integradas creando una plataforma completa de trabajo colaborativo dentro del entorno empresarial, convierte a estas soluciones de Microsoft en una gran opción, tanto para pequeñas y medianas empresas como para grandes corporaciones. 
 
Sharepoint es una herramienta más potente y flexible que Teams y OneDrive, que tienen unos objetivos más definidos. Sharepoint facilita la creación de una estructura robusta de colaboración y trabajo empresarial que puede ser complementada, con las ventajas que ofrece Teams para el trabajo en equipo, y con OneDrive con su integración en Office 365. Es decir, Sharepoint es para la empresa, Teams para los equipos de trabajo de la empresa y OneDrive para los usuarios de la empresa.
 
 
 
INNOVAXIONES / TECNOSFERA - Febrero 2020